Les opérations de recettes et de dépenses effectuées par le directeur et l'agent comptable sont suivies dans une comptabilité aménagée de manière à faire apparaître distinctement celles relatives :

1°) à chaque gestion technique des risques ;

2°) à la gestion des opérations administratives ;

3°) à la gestion de l'action sociale ;

4°) à la gestion des établissements et oeuvres.

Pour chaque organisation autonome, la liste des gestions techniques est soumise à l'approbation du ministre chargé de la sécurité sociale.

Les opérations d'administration, l'action sociale, les établissements et oeuvres donnent lieu à l'établissement d'états annuels de prévisions de recettes et de dépenses. Les états annuels de prévisions afférents aux opérations d'administration sont établis en fonction de la dotation affectée à ces opérations selon la réglementation en vigueur.

Les encaissements effectués en exécution des obligations constatées par un contrat, une convention ou un titre de propriété dont l'agent comptable assure la conservation, par application de l'article D. 253-28, donnent lieu annuellement à la délivrance par le directeur d'ordres de recettes de régularisation soit individuels, soit collectifs.

Les encaissements de recettes non liquidées par la caisse font l'objet d'ordres de recette collectifs journaliers.

Les recettes de toute nature, à l'exception de celles visées aux articles D. 623-9-1 à D. 623-9-4, se rattachent à l'exercice au cours duquel elles ont été liquidées.

Au début de chaque exercice, le directeur dispose d'un délai de dix jours pour procéder à l'émission des ordres de recettes correspondant aux droits acquis au cours de l'exercice précédent.

Les cotisations, majorations de retard et pénalités se rattachent à l'exercice au cours duquel les droits des organismes de recouvrement ont été acquis. Au début de chaque exercice, le directeur dispose d'un délai d'un mois pour constater les droits acquis sur cotisations, majorations de retard et pénalités au cours de l'exercice précédent.

Les cotisations qui se rattachent à un exercice mais dont les justificatifs n'ont pas été produits au cours de cet exercice sont comptabilisées à la clôture de l'exercice en produits à recevoir. L'évaluation forfaitaire de ces produits est justifiée par un état établi par les organismes de recouvrement valant pièce justificative à la comptabilisation de ces produits à recevoir.

Dès lors que le recouvrement sur le cotisant de tout ou partie de la créance des organismes de recouvrement apparaît incertain, cette créance doit être considérée comme douteuse et transférée au compte correspondant ouvert à cet effet au plan comptable des organismes de sécurité sociale.

Une provision pour dépréciation doit être constituée par les organismes de recouvrement dès lors que le recouvrement de la créance s'avère incertain. Le montant de cette provision est évalué en fonction de la situation particulière des débiteurs de cotisations. Ce montant peut être calculé à partir d'une estimation forfaitaire sous réserve que la méthode retenue permette une approximation suffisante retenant comme référence des créances et des situations de même nature dont les risques de non-recouvrement sont identiques.

La comptabilisation des provisions est justifiée par un état fixant le montant des provisions arrêté suivant les principes de calcul visés à l'alinéa précédent.

Une instruction conjointe du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale détermine les règles générales relatives aux principes comptables visés aux articles D. 623-9-1 à D. 623-9-4.

Une instruction de la caisse nationale fixe les modalités pratiques de mise en oeuvre des dispositions contenues dans les articles visés à l'alinéa précédent. Cette instruction précise notamment les principes retenus pour le calcul des provisions. Les méthodes de contrôle, mises en oeuvre par la caisse nationale, des opérations de régularisations sont également décrites dans cette instruction.

Les dépenses de toute nature ainsi que les dépenses des gestions administratives et financières, à l'exception de celles visées aux articles D. 623-10-1 à D. 623-10-3, se rattachent à l'exercice au cours duquel elles ont été liquidées et ordonnancées.

Au début de chaque exercice, le directeur dispose d'un délai de dix jours pour procéder à l'émission des ordres de dépenses correspondant aux services faits au cours de l'exercice précédent.

Les dépenses relatives aux gestions techniques qui ont fait l'objet d'un service fait ou d'une ouverture de droits au cours d'un exercice sont comptabilisées au titre de cet exercice. Au début de chaque exercice, le directeur dispose d'un délai d'un mois pour constater les opérations ayant fait l'objet d'un service fait ou d'une ouverture de droits au cours de l'exercice précédent.

Dès lors qu'il est constaté des dettes, nettement précisées quant à leur objet, mais dont l'incertitude porte soit sur le montant, en l'absence de pièce justificative fixant de manière définitive celui-ci, soit sur l'échéance, des charges à payer sont comptabilisées. La comptabilisation des charges à payer est justifiée par un état fixant le montant de ces charges.

Des provisions pour risques et charges sont constituées dès lors que des événements survenus ou en cours, nettement précisés quant à leur objet, mais dont la réalisation est incertaine, sont susceptibles de se produire et que le montant des risques et charges ne peut être évalué avec exactitude.

Le montant de ces provisions peut être apprécié à l'aide de méthodes forfaitaires ou statistiques. Leur évaluation doit se référer à des données historiques précises. La comptabilisation des provisions est justifiée par un état fixant le montant des provisions arrêté suivant les principes définis à l'alinéa précédent.

Une instruction conjointe du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale détermine les règles générales relatives aux principes comptables fixés aux articles D. 623-10-1 à D. 623-10-3.

Une instruction de la caisse nationale fixe les modalités pratiques de mise en oeuvre des dispositions des articles D. 623-10-1 à D. 623-10-3. Cette instruction précise notamment les principes retenus pour le calcul des provisions et des charges à payer. Les méthodes de contrôle, mises en oeuvre par la caisse nationale, des opérations de régularisations sont également décrites dans cette instruction.

En ce qui concerne les opérations d'administration, l'action sociale, les établissements et oeuvres, les imputations de dépenses reconnues erronées pendant le cours d'un exercice sont rectifiées dans les écritures de l'agent comptable au moyen de certificats de réimputation délivrés par le directeur.

L'agent comptable est chargé de la comptabilité générale. Il en est responsable et, à ce titre, il peut vérifier l'exactitude des comptes individuels dont la tenue incombe aux services techniques. L'agent comptable est également chargé de la comptabilité auxiliaire des comptes cotisants.

L'agent comptable tient la comptabilité analytique d'exploitation lorsque celle-ci est prévue par la réglementation.

Il peut également être chargé de la comptabilité matières. Dans le cas où il n'est pas chargé de la comptabilité matières, celle-ci est néanmoins tenue sous sa surveillance.

Le matériel et le mobilier font l'objet d'un inventaire détenu à la fois par le directeur et par l'agent comptable. Cet inventaire ne doit pas comprendre les fournitures consommables.

Il doit être périodiquement vérifié pour constater les destructions par usure ou par toute autre cause. Le directeur est responsable du mobilier et du matériel. Les destructions ou sorties de matériel doivent faire l'objet de pièces justificatives remises par le directeur à l'agent comptable pour permettre la mise à jour de l'inventaire détenu par ce dernier.

Les caisses d'assurance vieillesse des travailleurs non salariés sont tenues, d'une part, de contracter une assurance contre les détournements ou vols d'espèces, soit dans les locaux de la caisse, soit en cours de transport, et, d'autre part, de prendre matériellement les mesures de sécurité qui s'imposent à l'occasion de la manipulation des espèces et de la garde des valeurs.

L'agent comptable peut, sous sa responsabilité, se faire suppléer, pour tout ou partie de ses attributions, par un délégué muni d'une procuration régulière et agréé par le conseil d'administration.

Il peut également charger certains agents du maniement des fonds ou de l'exécution de certaines opérations, et notamment des vérifications. Les délégations données à ces agents doivent être approuvées par le directeur et préciser la nature des opérations qu'elles concernent et leur montant maximum.

Le délégué de l'agent comptable, les caissiers ou agents ayant obtenu délégation de l'agent comptable, dans les conditions du présent article, sont astreints à la constitution d'un cautionnement dont le montant minimum est fixé par l'arrêté prévu à l'article D. 623-13.

En cas de vacance d'emploi par suite de décès, démission, licenciement ou pour toute autre cause, le conseil d'administration, sur proposition du directeur, procède à la désignation d'un agent comptable intérimaire.

En cas d'urgence, le président du conseil d'administration peut procéder, sur proposition du directeur, à cette désignation, qui doit être ratifiée par le conseil d'administration dans sa prochaine séance.

L'agent comptable intérimaire est installé dans les conditions de l'article D. 253-12.

La durée de cet intérim ne peut excéder six mois, sauf renouvellement d'égale durée dans les mêmes conditions.

Le contrôle du conseil d'administration sur l'agent comptable s'exerce notamment par l'intermédiaire d'une commission de contrôle désignée suivant les modalités prévues par la réglementation spéciale à chacune des organisations.

Cette commission comprend au moins trois membres. En aucun cas, les agents de la caisse ne peuvent en faire partie.

La commission de contrôle est tenue de procéder, au moins une fois par an , à une vérification de caisse et de comptabilité effectuée à l'improviste. Son rapport concernant les opérations effectuées au cours de l'année écoulée et la situation de l'organisme en fin d'année présentée au conseil d'administration doivent être annexés au bilan.

L'agent comptable est, en outre, soumis aux vérifications prévues par les lois et règlements en vigueur.

Il est tenu de présenter sa comptabilité à toute réquisition des agents de contrôle dûment habilités par la caisse nationale intéressée.

S'il refuse, soit à la commission de contrôle prévue à l'article précédent, soit à un vérificateur dûment habilité, de présenter sa comptabilité ou d'établir l'inventaire des fonds et valeurs, il est immédiatement suspendu de ses fonctions par le ministre chargé de la sécurité sociale ou le ministre chargé du budget, ou leur représentant territorial dans les conditions prévues, selon le cas, par l'article R. 123-52 ou par l'article R. 641-10.

La même mesure est prise contre lui s'il est constaté une irrégularité d'une nature telle que sa fidélité puisse être mise en doute.

L'agent comptable est, dans les conditions définies ci-après, personnellement et pécuniairement responsable :

1°) de l'encaissement régulier des ordres de recette qui lui sont remis par le directeur ;

2°) de l'encaissement, à leur échéance, des créances constatées par un contrat, une convention ou un titre de propriété dont il assure la conservation par application de l'article D. 253-28 ;

3°) de l'exécution des dépenses qu'il est tenu de faire ;

4°) de la garde et de la conservation des fonds et valeurs ;

5°) de la position des comptes de disponibilités courantes qu'il surveille et dont il ordonne les mouvements ;

6°) de la justification de ses opérations comptables, ainsi que de l'exacte concordance entre les résultats de ses opérations et de la position de ses comptes de disponibilités.

Dans le cas de recettes techniques liquidées par la caisse, l'agent comptable peut procéder à des vérifications. La responsabilité pécuniaire de l'agent comptable est mise en cause si, au 1er janvier de chaque année, il n'a pas soumis au directeur la liste des créances non recouvrées à cette date.

En ce qui concerne les autres créances, qu'il s'agisse de celles prises en charge au vu d'un ordre de recette ou de celles constatées par les titres de propriété ou les titres de créance conservés par l'agent comptable, la responsabilité pécuniaire de ce dernier est mise en cause si, le 15 de chaque mois, il n'a pas soumis au directeur la liste des créances non recouvrées le premier jour de ce mois, qui sont arrivées à échéance au cours du mois précédant le mois écoulé.

La prise en charge de l'ordre de recette est datée et signée par l'agent comptable ou son délégué.

L'agent comptable ou son délégué certifie avoir effectué la vérification dans les conditions prévues à l'article D. 623-19 par l'apposition de son visa sur l'ordre de recette.

La responsabilité pécuniaire de l'agent comptable est mise en cause si, lors du paiement, il n'a pas porté sur les pièces justificatives une mention constatant le paiement.

Sauf en ce qui concerne les prestations légales, le contrôle de la validité de la créance a pour objet de vérifier, conformément à l'acte d'engagement, les droits des bénéficiaires ou la réalité soit des fournitures livrées, soit des services accomplis par le créancier, et l'exactitude des calculs de liquidation établis par le directeur.

En ce qui concerne les prestations sociales, l'agent comptable peut procéder à des vérifications consistant à contrôler l'exactitude matérielle des calculs, à constater l'existence des justifications produites et leur conformité, quant à leur nombre et à leur nature, à la réglementation en vigueur ou aux décisions prises.

L'agent comptable ou son délégué certifie avoir effectué la vérification dans les conditions définies par les articles D. 613-28 et D. 623-22 par l'apposition de son visa sur l'ordre de dépense.

La comptabilité générale est tenue en partie double. Elle est aménagée de manière à dégager les opérations mentionnées à l'article D. 623-6.

Elle doit enregistrer au jour le jour les variations des éléments d'actif et de passif de l'organisme.

Elle est centralisée une fois par mois, avec établissement de balances trimestrielles.

Les comptes annuels sont établis par l'agent comptable et visés par le directeur ; ils sont présentés au conseil d'administration, accompagnés du rapport mentionné à l'article D. 623-16.

Le directeur remet chaque année au conseil d'administration un rapport sur le fonctionnement administratif et financier de l'organisme.

La gestion des opérations administratives supporte toutes les dépenses suivantes dont la liste est limitative, à l'exclusion des dépenses de même nature qui incombent à d'autres gestions par application des dispositions réglementaires ou d'instructions spéciales.

1°) au titre du fonctionnement proprement dit :

a. les frais de personnel qui comprennent les traitements et salaires, les vacations et honoraires, les indemnités représentatives de frais, les indemnités diverses, les charges connexes aux traitements et salaires, les charges de sécurité sociale et autres charges sociales et, le cas échéant, les dépenses qui, après autorisation de l'autorité de tutelle, peuvent être engagées au titre des oeuvres sociales en faveur du personnel ;

b. les impôts et taxes ;

c. les frais de travaux, fournitures et services extérieurs qui comprennent les frais concernant respectivement les loyers et charges locatives, l'entretien et les réparations, les travaux et façons exécutés à l'extérieur, y compris la rémunération de services faits pour le compte de la caisse par d'autres organismes, le petit outillage, les fournitures faites à la caisse, la documentation technique, les honoraires ne faisant pas partie des frais de personnel ni des frais de fonctionnement du conseil d'administration et des commissions, les primes d'assurances, les frais d'expertises pour achat de terrains ou d'immeubles administratifs et les frais d'établissement de plans ou de projets divers de construction ou d'aménagement d'immeubles administratifs, lorsque les projets d'acquisition, de construction ou d'aménagement ne sont pas suivis de réalisation ;

d. les frais de transports ;

e. les frais divers de gestion, les frais relatifs aux informations et publications, aux fournitures de bureaux, à la documentation générale, les frais de postes et télécommunications, les frais de paiement des prestations, les cotisations à divers groupements lorsque l'adhésion des caisses auxdits groupements est imposée ou autorisée ;

f. les frais de justice ou de contentieux, y compris ceux concernant le recouvrement des cotisations et des majorations de retard ;

g. les frais de fonctionnement de l'assemblée générale et du conseil d'administration et des commissions (y compris les indemnités, les frais de transports et de déplacements) ;

h. l'amortissement des immeubles administratifs, des frais d'établissement, des travaux d'aménagement, d'installation, d'agencement desdits immeubles ;

i. éventuellement, l'amortissement du mobilier et du matériel ;

j. les pertes exceptionnelles concernant la gestion des opérations administratives ;

k. l'apurement des déficits antérieurs ;

2°) au titre des opérations en capital et sous réserve de la réglementation propre à chacune des organisations :

a. les acquisitions d'immobilisations, de mobilier et de matériel d'exploitation amortissables par nature ;

b. les prêts et avances ;

c. les remboursements d'emprunts ;

d. les achats de valeurs.

Le conseil d'administration ne peut délivrer de quitus à l'agent comptable qu'après approbation des comptes annuels afférents aux exercices pendant lesquels il était en fonctions, y compris l'exercice au cours duquel il a cessé ses fonctions.

D'autre part, le conseil d'administration ne peut délivrer un certificat de quitus au délégué de l'agent comptable ou aux caissiers et agents ayant obtenu délégation de l'agent comptable dans les conditions fixées par l'article D. 253-13 qu'après avoir recueilli l'avis favorable de l'agent comptable.

Les avances de fonds mises à la disposition des caisses secondaires ne peuvent dépasser le montant moyen des paiements d'une quinzaine. Elles ne peuvent être complétées ou renouvelées qu'au fur et à mesure des justifications fournies.

L'agent comptable peut, dans les conditions de l'article D. 613-33, faire ouvrir des comptes de disponibilités à ses délégués des caisses secondaires pour l'exécution, sous la signature des agents habilités à cet effet, de retraits de fonds, de paiements ou de virements.

L'autorité administrative désignée à l'article L. 623-2 est le responsable du service mentionné à l'article R. 155-1.

Les dispositions de la présente section sont applicables aux caisses nationales, aux caisses, unions de caisses et sections de caisses des organisations autonomes des professions libérales.

Sont applicables aux organismes mentionnés à l'article D. 623-2 les articles D. 253-5, D. 253-9 à D. 253-11, l'article D. 253-12 à l'exception du membre de phrase commençant par " en présence " et se terminant par " l'organisme " qui est remplacé par le membre de phrase suivant : " en présence du conseil d'administration, du directeur de l'organisme et d'un représentant de la caisse nationale ", l'article D. 253-13, l'article D. 253-15 à l'exception du membre de phrase commençant par " auprès " et se terminant par " D. 253-1 ", l'article D. 253-16 à l'exception du membre de phrase commençant par " conformément " et se terminant par " R. 243-21 " et à l'exception de la troisième phrase du premier alinéa, les articles D. 253-18, D. 253-20 à D. 253-28, D. 253-30, D. 253-42 à D. 253-48, l'article D. 253-49 à l'exception des deux premiers alinéas, les articles D. 253-50, D. 253-51, D. 253-53, D. 253-54, D. 253-56, D. 253-58, D. 253-59, D. 253-62, D. 253-63, D. 253-68 à D. 253-73 et D. 253-75 à D. 253-83.

Sont applicables aux organismes mentionnés à l'article D. 623-2 les articles D. 611-7, D. 611-11, D. 611-12, D. 611-17, D. 611-20, D. 611-22, D. 611-23, D. 611-27 à D. 611-31 et D. 611-35.

Les organismes appliquent les dispositions de l'article D. 114-4-4.