L'agent comptable est l'agent de direction, chef des services de la comptabilité. Il est placé sous l'autorité administrative du directeur. Il est chargé, dans les conditions prévues aux articles suivants, du recouvrement des recettes et du paiement des dépenses.

Il a seul qualité pour opérer tout maniement de fonds et valeurs. Il est responsable de leur conservation. Il est également responsable de la sincérité des écritures.

L'agent comptable tient sa comptabilité à la disposition du directeur et lui fournit, sur demande, tout renseignement dont ce dernier peut avoir besoin.

L'agent comptable est chargé de la comptabilité générale, et notamment de la tenue des comptes individuels des cotisants, qui sont des sous-comptes de la comptabilité générale.

L'agent comptable tient la comptabilité analytique d'exploitation lorsque celle-ci est prévue par les instructions mentionnées à l'article D. 254-4.

Il peut également être chargé de la comptabilité matières, dans les conditions prévues par les instructions en vigueur.

Dans le cas où il n'est pas chargé de la comptabilité matières, celle-ci est néanmoins tenue sous sa surveillance.

L'installation de l'agent comptable dans ses fonctions ainsi que la remise de service sont constatées par un procès-verbal dressé par le directeur en présence des intéressés, du directeur régional des affaires sanitaires et sociales ou de son représentant et du trésorier-payeur général du département ou de son représentant.

Le procès-verbal doit relater, en particulier, les explications du comptable sortant et, s'il y a lieu, les réserves du comptable entrant.

Avant son installation, l'agent comptable doit fournir en garantie de sa gestion un cautionnement dont le montant minimum est fixé dans le cadre d'un arrêté du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale.

L'agent comptable peut, sous sa responsabilité, se faire suppléer, pour tout ou partie de ses attributions, par un fondé de pouvoir muni d'une procuration régulière et agréé par le conseil d'administration.

Il peut charger certains agents de l'exécution de certaines opérations et notamment des vérifications. Il peut également charger un centre agréé par arrêté du ministre chargé de la sécurité sociale et du ministre chargé du budget des opérations d'encaissement de certains moyens de paiement. Les délégations données à ces agents doivent être approuvées par le directeur et préciser la nature des opérations qu'elles concernent et leur montant maximum ; celles données aux centres agréés doivent faire l'objet d'une convention, approuvée par le directeur de l'organisme de sécurité sociale, entre l'agent comptable et le centre agréé précisant les conditions dans lesquelles la délégation s'exécute selon le modèle d'une convention type définie par les ministres chargés de la sécurité sociale et du budget.

Le fondé de pouvoir, les caissiers agents ou centres agréés ayant obtenu délégation de l'agent comptable, dans les conditions du présent article, sont astreints à la constitution d'un cautionnement dont le minimum est fixé par l'arrêté prévu à l'article D. 253-34.

Les recettes de toute nature, à l'exception de celles visées aux articles D. 253-17-1 à D. 253-17-4, se rattachent à l'exercice au cours duquel elles ont été liquidées.

Au début de chaque exercice, le directeur dispose d'un délai de dix jours pour procéder à l'émission des ordres de recettes correspondant aux droits acquis au cours de l'exercice précédent.

Les cotisations, majorations de retard et pénalités se rattachent à l'exercice au cours duquel les droits des organismes de recouvrement visés à l'article D. 253-1 ont été acquis. Au début de chaque exercice le directeur dispose d'un délai de deux mois pour constater les droits acquis sur cotisations, majorations de retard et pénalités au cours de l'exercice précédent.

Pour les organismes autres que ceux mentionnés ci-dessus, au début de chaque exercice le directeur dispose d'un délai d'un mois pour constater les droits acquis sur cotisations, majorations de retard et pénalités au cours de l'exercice précédent.

Les cotisations qui se rattachent à un exercice mais dont les justificatifs n'ont pas été produits au cours de cet exercice sont comptabilisées à la clôture de l'exercice en produits à recevoir. L'évaluation forfaitaire de ces produits est justifiée par un état établi par les organismes de recouvrement valant pièce justificative à la comptabilisation de ces produits à recevoir.

Dès lors que le recouvrement sur le cotisant de tout ou partie de la créance des organismes de recouvrement apparaît incertain, cette créance doit être considérée comme douteuse et transférée au compte correspondant ouvert à cet effet au plan comptable des organismes de sécurité sociale.

Une provision pour dépréciation doit être constituée par les organismes de recouvrement dès lors que le recouvrement de la créance s'avère incertain. Le montant de cette provision est évalué en fonction de la situation particulière des débiteurs de cotisations. Ce montant peut être calculé à partir d'une estimation forfaitaire sous réserve que la méthode retenue permette une approximation suffisante retenant comme référence des créances et des situations de même nature dont les risques de non-recouvrement sont identiques.

La comptabilisation des provisions est justifiée par un état fixant le montant des provisions arrêté suivant les principes de calcul visés à l'alinéa précédent.

Lorsque la créance devient irrécouvrable, il est fait application par les organismes de recouvrement des dispositions de l'article D. 243-2.

Une instruction conjointe du ministre chargé du budget et du ministre chargé de la sécurité sociale détermine les règles générales relatives aux principes comptables visés aux articles D. 253-17-1 à D. 253-17-4.

Une instruction de l'Agence centrale des organismes de sécurité sociale fixe les modalités pratiques de mise en oeuvre, par les organismes de recouvrement visés à l'article D. 253-1, des dispositions contenues dans les articles visés à l'alinéa précédent. Cette instruction précise notamment les principes retenus pour le calcul des provisions. Les méthodes de contrôle, mises en oeuvre par l'ACOSS, des opérations de régularisation sont également décrites dans cette instruction.

Sauf autorisation du commissaire de la République de région, le titulaire d'un poste comptable ne peut, dans les locaux de l'organisme, remplir les fonctions de caissier, de trésorier ou de comptable d'une institution non soumise au contrôle du commissaire de la République de région.

Au cas de vacance d'emploi par suite de décès, démission, licenciement ou retrait d'agrément, ou pour toute autre cause, le conseil d'administration procède à la désignation d'un agent comptable intérimaire, après avis conforme du commissaire de la République de région et du trésorier-payeur général.

L'agent comptable intérimaire est installé dans les conditions de l'article D. 253-34.

L'agent comptable est responsable de ses actes devant le conseil d'administration, ainsi que devant les autorités qui l'ont agréé. Toutefois, le conseil d'administration ne peut prononcer aucune sanction à son encontre s'il est établi que les règlements, les instructions ou ordres auxquels l'agent comptable a refusé ou négligé d'obéir étaient de nature à engager sa responsabilité personnelle et pécuniaire telle qu'elle est définie à la sous-section 2.

Le contrôle du conseil d'administration sur l'agent comptable s'exerce notamment par l'intermédiaire d'une commission de contrôle. Cette commission comprend au moins quatre membres. Dans la limite de la moitié de ses membres, elle peut comprendre des personnes étrangères à la caisse. En aucun cas, les agents de la caisse ou d'autres organismes de sécurité sociale ne peuvent en faire partie.

La commission de contrôle est tenue de procéder, au moins une fois par an, à la vérification de caisse et de comptabilité effectuée à l'improviste. Elle présente au conseil d'administration un rapport concernant les opérations effectuées au cours de l'année écoulée et la situation de l'organisme en fin d'année. Ce rapport doit être annexé au bilan.

L'agent comptable est, en outre, soumis aux vérifications prévues par les lois et règlements en vigueur.

L'agent comptable qui refuse, soit à la commission de contrôle prévue à l'article D. 253-39, soit à un vérificateur dûment habilité de présenter sa comptabilité ou d'établir l'inventaire des fonds et valeurs est immédiatement suspendu de ses fonctions dans les conditions prévues par l'article R. 123-52.

La même mesure est prise contre lui s'il est constaté une irrégularité de nature telle que sa fidélité puisse être mise en doute.