En application du II de l'article 1 du décret du 19 avril 2017 susvisé, il est établi une procédure de recueil des signalements émis par les lanceurs d'alerte, membres du personnel ou par les collaborateurs extérieurs et occasionnels du ministère de la justice.

Au ministère de la justice, le collège de déontologie mis en place par l'arrêté du 29 octobre 2019 susvisé se voit confier les missions de référent alerte.

Cette procédure est commune à l'ensemble des services placés sous l'autorité du ministère de la justice et aux établissements placés sous sa tutelle.

Elle ne s'applique pas aux magistrats de l'ordre judiciaire ni aux personnes en activité au sein de l'inspection générale de la justice chargées de réaliser ses missions et désignées par le terme " membre de l'inspection " dans l'arrêté relatif à la création d'un référent déontologue à l'inspection générale de la justice.

Cette procédure est indépendante de l'obligation prévue à l'article 40 du code de procédure pénale.

I. - L'alerte est le fait pour une personne physique de révéler ou signaler des faits :

- survenus dans le champ professionnel ;
- de manière désintéressée et de bonne foi ;
- susceptibles d'être qualifiés de crime ou délit, de violation grave et manifeste d'un engagement international régulièrement ratifié ou approuvé par la France, d'un acte unilatéral d'une organisation internationale pris sur le fondement d'un tel engagement, de la loi ou du règlement, ou d'une menace ou d'un préjudice graves pour l'intérêt général ;
- dont elle a eu personnellement connaissance.

II. - En vertu du second alinéa de l'article 6 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée, ne peuvent donner lieu à une alerte les faits, informations ou documents, quels que soient leur forme ou leur support, couverts par le secret de la défense nationale, le secret médical ou le secret des relations entre un avocat et son client.

Le signalement d'une alerte est porté à la connaissance du président du collège de déontologie ou du supérieur hiérarchique ou de l'autorité d'emploi de l'agent. L'autorité hiérarchique ou l'autorité d'emploi transmet la saisine, sous réserve de l'accord de l'auteur, au président du collège, qui devient alors le destinataire de ce signalement au sens du présent arrêté.

Les membres du personnel ou les collaborateurs extérieurs et occasionnels du ministère de la justice peuvent saisir le président du collège de déontologie ou la personne mentionnée à l'article 6 par courrier, sous double enveloppe confidentielle ou par voie dématérialisée garantissant la confidentialité des échanges.

Dans le cas d'une saisine par courrier, la première enveloppe -dite enveloppe extérieure - doit porter le nom de la personne destinataire du signalement avec la mention " Confidentiel ".

La deuxième enveloppe - dite enveloppe intérieure - doit comporter les mentions suivantes :

- lors du premier échange, la mention " signalement d'une alerte au titre de la loi du 9 décembre 2016 " et sa date de transmission ;

- pour les autres échanges, le numéro de dossier communiqué.

Tous les échanges ultérieurs avec le collège de déontologie s'effectuent dans les mêmes conditions.

L'auteur du signalement s'identifie et doit fournir, conformément aux dispositions de l'article 5 du décret du 19 avril 2017, les informations ou documents dont il dispose, susceptibles de justifier son signalement. Il doit également indiquer les circonstances dans lesquelles il a eu personnellement connaissance du ou des faits ainsi que des dommages éventuels.
Le traitement des signalements anonymes n'est pas assuré.

Le président du collège de déontologie, avec le concours du secrétariat et des membres du collège, est chargé de la réception, de l'examen de la recevabilité et du traitement des signalements, ainsi que des relations avec l'auteur du signalement et les autres personnes concernées.

Le secrétariat du collège de déontologie envoie un accusé de réception du signalement dans les meilleurs délais à l'auteur du signalement.
Cet accusé de réception indique les garanties de confidentialité dont il bénéficie, les modalités de communication avec le collège de déontologie ainsi que le délai raisonnable et prévisible nécessaire à l'examen de la recevabilité de son signalement.
Le délai tient nécessairement compte des informations ou documents fournis lors de l'envoi du signalement. Le président du collège de déontologie peut solliciter des éléments complémentaires.

La procédure de recueil du signalement émis par le lanceur d'alerte comprend trois phases :

- la phase d'examen de recevabilité du signalement : cette phase doit permettre la vérification du respect du périmètre de l'alerte, de la bonne foi de l'auteur du signalement, de sa connaissance personnelle et directe des faits et du caractère désintéressé de sa démarche conformément à l'article 5 du présent arrêté ;
- la phase de vérification de la véracité des faits. Cette phase peut comporter des échanges avec l'auteur du signalement ;
- la phase de traitement : transmission aux autorités compétentes ou clôture de la procédure.

L'auteur du signalement est informé régulièrement et tout au long de la procédure des suites données à son alerte ainsi que des délais prévisibles du traitement qui ne sauraient excéder trois mois.

I.- Lors de la réception du signalement, le président du collège de déontologie peut désigner un rapporteur, parmi les membres du collège de déontologie, chargé de l'examen de la recevabilité et du traitement du signalement, ainsi que des relations avec l'auteur des faits signalés et les autres personnes concernées.
II. - Tous les moyens doivent être mis à la disposition du président du collège de déontologie ou du rapporteur désigné afin de permettre l'examen de la recevabilité de l'alerte. A sa demande, les services du ministère lui apportent leur concours.
III. - En cas de nécessité de communiquer avec des tiers, notamment pour effectuer des vérifications ou traiter l'alerte, toutes les précautions sont prises pour restreindre l'accès aux informations aux seules personnes qui doivent en connaître. Les tiers sont informés de la nécessité de respecter les règles de confidentialité.

Le président du collège de déontologie ou le rapporteur désigné procède à l'examen de la recevabilité de l'alerte. A cet effet, il vérifie au regard des précisions apportées par l'auteur dans le cadre de l'alerte et des pièces produites à son appui :

- la vraisemblance des faits ou actes signalés ;
- que les faits et actes en cause sont susceptibles de relever des cas cités à l'article 5 du présent arrêté ;
- que l'auteur a eu personnellement connaissance des faits ou actes en cause ;
- que les actes ne relèvent pas manifestement des situations mentionnées à l'article 5 du présent arrêté.

Lorsque le signalement est recevable, le président du collège de déontologie informe son auteur de la recevabilité de l'alerte, des suites qui y seront données et des délais prévisibles de traitement.
L'irrecevabilité du signalement d'une alerte doit être motivée, et portée à la connaissance de son auteur. Elle conduit à la clôture de l'alerte.

A défaut de réponse sur la recevabilité de l'alerte dans le délai communiqué à l'auteur du signalement, ce dernier peut adresser directement son signalement au procureur de la république ou à une autorité administrative en raison de ses compétences et des pouvoirs d'investigation et de décision dont elle dispose dans le domaine visé par le signalement.
A défaut de traitement par ces autorités dans un délai de trois mois, le signalement peut être rendu public.

Lorsque le signalement recevable nécessite la mise en œuvre de mesures, le président du collège de déontologie saisit l'administration ou l'autorité compétente pour qu'il soit mis fin aux actes, menaces ou préjudices signalés.
Pour ce faire, il peut saisir :

- le supérieur hiérarchique de l'agent concerné, afin que celui-ci puisse, soit prendre les mesures nécessaires afin de mettre fin aux actes ou enjoindre le ou les agents concernés de faire cesser cette situation dans un délai qu'il détermine, soit mettre en œuvre une procédure disciplinaire lorsque les faits signalés sont passibles d'une sanction disciplinaire.
- l'autorité judiciaire en application de l'article 40 du code de procédure pénale, lorsque les faits le justifient.

Le président du collège de déontologie rend une recommandation sur le signalement dont il est saisi de manière indépendante et impartiale.
Il l'adresse aux coordonnateurs des signalements désignés au sein des directions du ministère de la justice en indiquant le délai dans lequel ils sont tenus de justifier des suites données à ses recommandations.

I. - Si aucune suite n'est donnée au signalement, les données relatives à ce signalement sont conservées deux mois après la clôture des opérations de traitement du signalement puis détruites. Les personnes concernées en sont informées.
II. - Lorsqu'une procédure disciplinaire ou des poursuites juridictionnelles sont engagées à l'encontre de la personne mise en cause ou de l'auteur d'un signalement abusif, les éléments du dossier relatifs au signalement sont conservés jusqu'au terme de la procédure ou des poursuites, dans des conditions garantissant le respect de la confidentialité.
III. - Les données relatives à un signalement non recevable ou à un signalement n'entrant pas dans le champ du dispositif sont détruites sans délai.

La stricte confidentialité de l'identité de l'auteur du signalement, des personnes visées par le signalement et des informations recueillies par l'ensemble des destinataires du signalement doit être garantie.
Les garanties de confidentialité s'imposent à toutes les personnes chargées de la gestion du signalement. Les informations détenues par ces personnes sont limitées à ce qui est strictement nécessaire aux besoins de vérification ou de traitement du signalement.
Il ne peut être divulgué d'éléments de nature à identifier l'auteur du signalement, sauf à l'autorité judiciaire, et uniquement avec le consentement de celui-ci.
Toute personne divulguant ces données confidentielles engage sa responsabilité pénale en application de l'article 9 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée.

Les signalements sont retracés dans un registre dans des conditions garantissant la confidentialité des informations.

Seules les informations suivantes peuvent être mentionnées au registre :

- ouverture du dossier de signalement avec indication de la date d'envoi par l'auteur du signalement et de sa date de réception ;
- identité, fonctions, lieu d'exercice et coordonnées de l'auteur du signalement ;
- identité, fonctions et coordonnées de la ou des personnes faisant l'objet du signalement ;
- identité, fonctions et coordonnées de la ou des personnes intervenant dans la réception, l'examen de la recevabilité et le traitement du signalement ;
- le cas échéant, identité, fonctions et coordonnées du supérieur hiérarchique direct ou indirect de l'auteur ayant transmis le signalement ;
- faits, actes, menaces ou préjudices signalés ;
- éléments recueillis dans le cadre de l'examen de la recevabilité et du traitement du signalement ;
- compte rendu des opérations de recevabilité et du traitement du signalement ;
- date, nature et contenu des échanges avec l'auteur du signalement ;
- date, nature et contenu des échanges avec la ou des personnes faisant l'objet du signalement ;
- contact avec les tiers ;
- suites données au signalement ;
- date de clôture du dossier de signalement à l'issue de l'ensemble des opérations de recevabilité et de traitement du signalement ;
- date de suppression des éléments du dossier de signalement selon les modalités prévues à l'article 18 du présent arrêté.

Les faits et éléments recueillis sont limités aux domaines concernés par le signalement. Les formulations utilisées pour décrire la nature des faits, actes, menaces ou préjudices signalés font apparaître leur caractère présumé.

Les informations contenues dans le registre ne sont accessibles qu'aux membres du collège de déontologie et à son secrétariat pour les domaines qui les concernent.
Ceux-ci sont destinataires de tout ou partie des informations mentionnées à l'article 18 du présent arrêté à raison de leurs attributions ‎respectives et dans la limite du besoin d'en connaître.
Lorsque le dispositif d'alerte mis en œuvre prend la forme d'un traitement automatisé de données à caractère personnel, il fait l'objet d'un engagement de conformité relatif aux obligations de sécurité et de confidentialité dans les conditions prévues par la loi du 20 juin 2018 susvisée.

Dans les conditions de l'article 11 de la loi du 13 juillet 1983 susvisé, l'agent public victime bénéficie de mesures d'accompagnement, de protection et de soutien.
L'agent public peut bénéficier de la protection fonctionnelle à la fois en qualité de victime mais également en qualité d'agent visé par le signalement.
L'auteur du signalement bénéficie également d'une protection du fait du signalement effectué contre les mesures discriminatoires directes ou indirectes, les mesures individuelles défavorables et les mesures ou sanctions entraînant la perte d'emploi.

Les destinataires d'un signalement saisissent le procureur de la République sur le fondement de l'article 40 du code de procédure pénale lorsque l'auteur du signalement relate ou témoigne de faits ou d'actes de mauvaise foi, avec l'intention de nuire ou avec la connaissance au moins partielle de l'inexactitude des faits rendus publics ou diffusés.
Sans préjudice du dernier alinéa de l'article 6 ter A de la loi du 13 juillet 1983 susvisée, l'auteur d'un signalement abusif engage sa responsabilité civile sur le fondement de l'article 1240 du code civil et sa responsabilité pénale sur le fondement de l'article 226-10 du code pénal en cas de dénonciation calomnieuse.
L'action publique est indépendante des éventuelles poursuites disciplinaires engagées par les autorités compétentes à l'encontre de l'auteur d'un signalement abusif.

Les dispositions prévues par la loi du 9 décembre 2016 et par le décret du 19 avril 2017 susvisés et par le présent arrêté sont publiées dans une section distincte identifiable et accessible des sites internet et intranet des services et établissements placés sous l'autorité du ministère de la justice. Les coordonnées du collège de déontologie doivent y être clairement indiquées.

La secrétaire générale du ministère de la justice est chargée de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.