Le présent arrêté fixe les conditions et les modalités de règlement des frais de déplacement temporaire des agents, des membres des cabinets ministériels et des collaborateurs occasionnels du ministère des affaires étrangères.
Il concerne les déplacements temporaires en France métropolitaine, en outre-mer et à l'étranger.
Dans les conditions définies ci-après, la politique des voyages du ministère des affaires étrangères est régie par deux principes fondamentaux :

- le recours aux services du voyagiste est obligatoire ;
- l'optimisation du coût du transport est prioritaire.

Pour l'application du présent arrêté, Paris, ses communes limitrophes et la commune de La Courneuve sont considérées comme constituant une seule et même commune.

Les transports par la voie ferroviaire s'effectuent en 2nde classe.
Le recours à la 1re classe peut toutefois être autorisé par l'autorité qui ordonne le déplacement, lorsque l'intérêt du service le justifie ou lorsque les conditions tarifaires le justifient. Dans ce cas, le recours à la 1re classe devra être dûment justifié.

Les transports par la voie aérienne s'effectuent dans la classe la plus économique.
Pour les missions en France métropolitaine, l'usage de la voie aérienne peut être autorisé par l'autorité qui ordonne le déplacement, lorsque l'intérêt du service ou les conditions tarifaires le justifient.
Pour les missions en France métropolitaine, en outre-mer ou à l'étranger, la prise en charge du voyage sur la base du tarif de la classe immédiatement supérieure à la classe économique peut être autorisée par l'autorité qui ordonne le déplacement, lorsque la durée du vol (escale non comprise) est égale ou supérieure à 7 heures et que la durée de la mission est inférieure ou égale à 7 jours.
La prise en charge des voyages s'effectue sur la base du tarif de la classe immédiatement supérieure à la classe économique, quelle que soit la durée du vol, pour les ministres et les secrétaires d'Etat, les membres des délégations ministérielles, le secrétaire général du ministère, les parlementaires en mission, les membres de la délégation française à l'Assemblée générale des Nations Unies, les directeurs de cabinet, les directeurs, l'inspecteur général et les inspecteurs des affaires étrangères, les représentants spéciaux, les fédérateurs des familles à l'export, le chef du protocole, les officiers de sécurité accompagnant un membre du gouvernement, les courriers de cabinet et toute autre personne nommément désignée par le ministre des affaires étrangères pour en bénéficier.

Dans les cas où elle est autorisée par l'autorité qui ordonne le déplacement, l'utilisation par l'agent de son véhicule personnel pour sa propre convenance en application de l'article 10 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 susvisé donne lieu à une indemnisation soit sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux, soit sur celle des indemnités kilométriques prévues à l'article 1er de l'arrêté du 3 juillet 2006 susvisé.

Lorsqu'un agent souhaite bénéficier d'un autre moyen de transport que celui choisi par son chef de service, les frais de transport supplémentaires restent à sa charge.

Les dispositions suivantes s'appliquent pour le calcul des indemnités :
I. - Pour les missions en France métropolitaine :

- pour tenir compte du délai nécessaire pour rejoindre le lieu de transport (gare) et pour en revenir, un délai forfaitaire d'une heure est pris en compte dans la durée de la mission avant l'heure de départ et une heure après l'heure de retour. Ce délai est porté à une heure trente en cas d'utilisation de l'avion ou du bateau ;
- au départ de l'étranger ou de l'outre-mer, la mission commence à l'heure d'arrivée dans la localité, le port ou l'aéroport de destination et se termine à l'heure de départ de ce même lieu pour le retour ;
- pour les missions d'une durée supérieure à un mois, un abattement de 50 % du taux de remboursement forfaitaire des frais d'hébergement est appliqué à compter du 1er jour de la mission ;
- l'agent qui suit une formation dispensée à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative mais dont la localisation ne permet pas l'accès à un restaurant administratif, peut prétendre au versement de l'indemnité de repas.

II. - Pour les missions à l'étranger ou en outre-mer :

- la mission commence à l'heure d'arrivée dans la localité, le port ou l'aéroport de destination et se termine à l'heure de départ de ce même lieu pour le retour.

Pour les missions en France métropolitaine :
I. - L'agent qui se déplace pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et hors de sa résidence familiale à l'occasion d'une mission perçoit des indemnités forfaitaires selon les modalités suivantes :
a) Une indemnité de repas est versée à l'agent s'il est en mission pendant la totalité de la période comprise entre 12 heures et 14 heures ou entre 19 heures et 21 heures ;
b) Une indemnité d'hébergement est versée à l'agent lorsqu'il est en mission dans tout ou partie de la fraction de temps comprise entre minuit et 5 heures du matin, sur présentation des pièces justificatives de paiement de l'hébergement.
Le montant forfaitaire de cette indemnité est fixé par l'article 1er de l'arrêté du 3 juillet 2006 modifié fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.
II. - L'indemnité de mission est réduite de 50 % lorsque l'agent a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou d'être hébergé dans une structure dépendant de l'administration moyennant participation.
III. - Aucune indemnité n'est due si l'agent est hébergé gratuitement ou si les repas lui sont fournis gratuitement ou si ces frais d'hébergement et de repas sont directement pris en charge par l'administration.

Pour les missions à l'étranger ou en outre-mer :
I. - L'agent perçoit des indemnités calculées forfaitairement selon les modalités suivantes :
a) Une indemnité de repas est versée à l'agent s'il est en mission pendant la totalité de la période comprise entre 12 heures et 14 heures ou entre 19 heures et 21 heures. Le montant forfaitaire de cette indemnité est égal à 17,5 % du montant de l'indemnité journalière de mission ;
b) Une indemnité d'hébergement est versée à l'agent lorsqu'il est en mission dans tout ou partie de la fraction de temps comprise entre minuit et 5 heures du matin, sur présentation des pièces justificatives de paiement de l'hébergement. Le montant forfaitaire de cette indemnité est égal à 65 % du montant de l'indemnité journalière de mission.
Pour l'outre-mer, le montant de l'indemnité forfaitaire de mission est fixé par l'article 1er de l'arrêté du 3 juillet 2006 modifié fixant les taux des indemnités de mission prévues à l'article 3 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 modifié fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.
Par dérogation à l'article 3 de l'arrêté du 3 juillet 2006 susvisé, l'agent en poste à l'étranger effectuant un déplacement de service à l'intérieur du pays de sa résidence administrative perçoit 100 % du taux des indemnités journalières.
II. - Toute escale égale ou supérieure à 7 heures ouvre droit à une indemnité de repas ou de nuitée en fonction des plages horaires définies au présent article.
III. - Le temps passé à bord des bateaux, avions ou trains peut donner lieu au versement d'indemnités de repas si le prix du billet ne comprend pas la prestation. Par assimilation, tout agent placé en mission ou tournée effectuant un déplacement en véhicule de service ou personnel (autorisé) pourra percevoir l'indemnité de repas dès lors que son déplacement inclura les plages horaires des repas, indépendamment des heures d'arrivée et de départ du lieu de la mission. Le remboursement est effectué sur présentation du justificatif de dépense. Le montant est égal à l'indemnité de repas applicable pour le pays dans lequel le déplacement est effectué.
IV. - Aucune indemnité n'est due si l'agent est hébergé gratuitement ou si les repas lui sont fournis gratuitement ou si ces frais d'hébergement et de repas sont directement pris en charge par l'administration.

Pour les missions en France métropolitaine, les membres des délégations ministérielles et les agents nommément désignés par le ministre peuvent être remboursés des frais d'hébergement réellement engagés, sur production des pièces justificatives. Pour l'application de ce dispositif, l'ordre de mission autorisant le déplacement devra comporter la mention « hébergement aux frais réels ».
Pour les missions en outre-mer ou à l'étranger :

- le remboursement des frais d'hébergement hôtelier (chambre et petit déjeuner) réellement engagés peut être autorisé par l'autorité ordonnant la mission, sur production des pièces justificatives, lorsque le choix de l'hôtel s'impose à l'administration ou à l'agent lui-même dans le cas de colloques ou de séminaires internationaux ou dans le cas d'événements particuliers où l'agent a l'obligation de séjourner dans un hôtel précis pour des raisons sécuritaires. Dans ces deux cas, l'obligation de séjourner dans un hôtel précis devra être dûment justifiée ;
- les ministres et les membres des délégations ministérielles, le secrétaire général et les inspecteurs peuvent prétendre, dans la limite des sommes effectivement engagées, au remboursement de leur hébergement aux frais réels.

Dans ces deux cas, l'ordre de mission autorisant le déplacement devra comporter la mention « hébergement aux frais réels ».
Pour les missions à l'étranger :

- le ministre, les ministres délégués et les secrétaires d'Etat se déplaçant dans le cadre d'une mission peuvent percevoir des indemnités pour frais de représentation et de fonctionnement. Ils sont tenus de justifier de l'utilisation des crédits mis à leur disposition ;
- les chefs de délégation à des conférences ou à des négociations internationales, sous réserve de l'accord de l'ordonnateur de la mission, peuvent prétendre, sur présentation de justificatifs, au remboursement aux frais réels de déjeuners ou dîners de travail offerts dans le cadre de leur mission à des personnalités extérieures.

Les inspecteurs du ministère des affaires étrangères perçoivent une indemnité forfaitaire fixée à 8 % du montant total des indemnités journalières de mission potentielles telles que définies à l'article 7 du présent arrêté au titre de la prise en charge de leurs frais de représentation et de fonctionnement dans le cadre de leur mission.

A condition que l'agent en fasse la demande préalablement à tout déplacement et sous réserve de l'accord de l'autorité compétente, il lui est versé une avance de 75 % du montant de l'indemnité susceptible de lui être attribuée, sur ses frais de déplacements en France métropolitaine, en outre-mer et à l'étranger dans les conditions prévues à l'article 3-2 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 susvisé.

Les frais suivants peuvent donner lieu à remboursement sur présentation des pièces justificatives de dépenses :
a) Les frais de transport en commun sur le lieu de la mission, ainsi que ceux engagés par l'agent au départ et au retour de la mission entre sa résidence et la gare ou l'aéroport (et inversement) ;
b) Les frais de taxi, de véhicule de tourisme avec chauffeur ou de covoiturage engagés en cas d'absence de transport en commun, ou par nécessité de service ;
Dans ce cas, l'obligation de recours à ces services devra être dûment justifiée.
c) Les frais de parc de stationnement, dans la limite de 72 heures, si l'agent a utilisé son véhicule personnel en cas d'absence de transport en commun ;
d) Sous réserve de l'accord préalable de l'autorité qui ordonne la mission, les frais de location de véhicule exposés par l'agent en l'absence de tout autre moyen de transport adapté, en cas de déplacement itinérant dans une zone géographique restreinte ou par nécessité de service ;
e) Les frais liés à la délivrance d'un passeport et d'un visa ;
f) Les frais de vaccinations et de traitements médicaux prophylactiques obligatoires ou recommandés par l'Institut Pasteur, les taxes d'aéroport et autres taxes et impôts touchant les voyageurs.
Les frais pour excédents de bagage liés au fonctionnement des services (valise accompagnée, matériel technique du service de sécurité diplomatique et du centre de crise, paquetage des agents de sécurité en mission de renfort) peuvent donner lieu à une avance de 100 % sur présentation d'un document estimatif du service ordonnateur de la mission. L'estimation est calculée sur la base du tarif au kilo pratiqué par la compagnie aérienne empruntée. Son montant est ajusté le cas échéant sur présentation du justificatif lors de la liquidation de l'état de frais.
Les excédents de bagage afférents au transport de matériel ou de documents administratifs pour des raisons de service, autres que ceux prévus par l'alinéa précédent peuvent donner lieu à remboursement sur présentation des pièces justificatives, sous réserve de l'accord préalable de l'autorité administrative.

En application de l'article 6 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 susvisé, les frais de transport exposés pour se présenter à un concours, une sélection ou un examen professionnel peuvent être pris en charge dans la limite d'un billet aller-retour par année budgétaire.

Les dispositions du présent arrêté sont applicables pendant une durée de cinq ans à compter de sa date d'entrée en vigueur.

Le directeur général de l'administration et de la modernisation du ministère des affaires étrangères est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.