Il est créé au ministère de la défense, à la direction générale de l'armement, un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé « Gestion des stages », mis en œuvre par la direction des ressources humaines et dont la finalité est la gestion des stages, des stagiaires, des formateurs, des employeurs et des financeurs.

Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont celles relatives :
― à l'identité (du stagiaire [nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, sexe, photographie, adresse personnelle], du stagiaire étranger [nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, sexe, adresse personnelle du pays de provenance et adresse en France, numéro de téléphone personnel (facultatif), pièce d'identité (type, numéro et dates), numéro et dates de validité du passeport, photographie], du formateur [nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, sexe, photographie, adresse personnelle], de l'employeur et du financeur [nom et prénom du contact]) ;
― à la situation familiale du stagiaire (situation matrimoniale, nombre d'enfants et année de naissance, nom et prénom du conjoint, personne à prévenir en cas d'urgence [nom, prénom, numéro de téléphone, lien de parenté]) ;
― à la situation militaire du stagiaire étranger (libéré, sursitaire, exempté, en activité, service en cours, pas de service militaire requis, grade, arme) ;
― à la formation, aux diplômes et aux distinctions du stagiaire (diplômes et distinctions honorifiques [certificats et attestations], langue maternelle et langues étrangères pratiquées, formation professionnelle) ;
― à la vie professionnelle (du stagiaire [affectation, adresse professionnelle, numéro de téléphone et de fax professionnels, courriel, statut, grade, catégorie, fonction], du formateur [affectation, numéro de téléphone et de fax professionnels, adresse professionnelle, courriel, statut, grade, catégorie, fonction, numéro URSAFF], de l'employeur et du financeur [fonction dans l'entreprise, adresse professionnelle, numéro téléphone et de fax professionnels, courriel, raison sociale, type de société, nombre de salariés, numéro SIRET, type de convention, adresse de facturation]) ;
― à la situation économique et financière (du formateur [banque et numéro de compte, nombre d'heures effectuées, montant des indemnités, si salarié : taux de charge, si vacataire : TVA, potentiel annuel], de l'employeur et du financeur [numéro de compte et identification de l'organisme teneur de compte]) ;
― à l'utilisation des médias et moyens de communication (du stagiaire et du formateur [identifiant du compte informatique, identifiant du compte internet, qualité]) ;
― au stage (intitulé du stage, dates de début et de fin, programme, références [numéro de nomenclature, session], coût du stage, type de financement, type de convention, date de convocation, dates d'arrivée et de départ, type de cursus, école, présence/absences/maladies, interruption de stage, notes obtenues, admissibilité [oui/non], membres du jury de soutenance [nom et prénom], diplôme obtenu [oui/non], rang de classement, attestation de stage, langues maternelle et étrangère[s], évaluation du stage et du formateur, formateur [salarié/vacataire {défense ou hors défense}, date de début et de fin de contrat, coût horaire]) ;
― à l'hébergement et à la restauration (hôtel [nom et adresse], dates de réservation de la chambre, coût de l'hébergement, dates, heure et type de repas [petit déjeuner, déjeuner, dîner], coût de la restauration et solde du compte).
La durée de conservation des données à caractère personnel ainsi enregistrées est de dix ans, à l'exception des données relatives à l'utilisation des médias et moyens de communication et celles relatives à l'hébergement et la restauration qui sont conservées un an après le départ de l'intéressé.

Les destinataires des données à caractère personnel enregistrées sont, en fonction de leurs attributions respectives et du besoin d'en connaître :
― le service administratif des organismes de formation ;
― les enseignants et équipe pédagogique ;
― les employeurs ;
― les financeurs ;
― les banques ;
― le personnel de sécurité de l'établissement ;
― le service de paie ;
― l'organisme de restauration ;
― l'organisme d'hébergement.

Le droit d'opposition prévu à l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne peut être invoqué dans le cadre de ce traitement.

Les droits d'accès et de rectification prévus aux articles 39 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 susvisée s'exercent auprès du service de formation des établissements ayant mis en œuvre le traitement.

Le directeur des ressources humaines de la délégation générale pour l'armement est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.