L'entretien professionnel est conduit par le supérieur hiérarchique direct de l'agent. Lors de la fixation de la date de l'entretien, au moins huit jours à l'avance, le supérieur hiérarchique transmet à l'agent la fiche d'entretien professionnel servant de base au compte-rendu pour lui permettre de remplir au préalable les rubriques pertinentes.
La fiche d'entretien professionnel est accompagnée de la fiche de poste de l'agent.