Les membres de la commission consultative paritaire sont désignés pour une période de quatre ans. Leur mandat peut être renouvelé.
Lors du renouvellement de la commission, les nouveaux membres entrent en fonctions à la date à laquelle prend fin le mandat des membres auxquels ils succèdent.
La durée du mandat peut être exceptionnellement réduite ou prorogée, dans l'intérêt du service par arrêté des ministres chargés de la santé et des affaires sociales, pris après avis du Conseil supérieur de la fonction publique hospitalière. Ces réduction ou prorogation ne peuvent excéder une durée d'un an.

La commission consultative paritaire élabore son règlement intérieur.

Le secrétariat de la commission consultative paritaire est assuré par l'établissement qui en assure la gestion.
Un représentant du personnel est désigné par la commission en son sein, lors de chaque séance, pour exercer les fonctions de secrétaire adjoint.

Le secrétaire établit un procès-verbal de chaque séance.
Il est signé par le président, le secrétaire et le secrétaire adjoint et transmis dans le délai d'un mois aux membres de la commission.

La commission consultative paritaire se réunit sur convocation de son président :

a) Soit à son initiative ;

b) Soit à la demande écrite du tiers de ses membres titulaires.

Dans ce dernier cas, le président convoque la commission consultative paritaire dans le délai d'un mois. La convocation est accompagnée de l'ordre du jour de la séance.

La commission consultative paritaire se réunit au moins deux fois par an.

L'ordre du jour des séances de la commission consultative paritaire doit être adressé aux membres de la commission par tout moyen, notamment par voie électronique pour les représentants disposant d'un matériel électronique individuel au moins quinze jours avant la séance. Ce délai peut être ramené à dix jours en cas d'urgence.

Si les membres disposent d'un matériel électronique individuel fourni par l'employeur, en cas d'urgence ou en cas de circonstances particulières et, dans ce dernier cas, sauf opposition de la majorité des membres représentants du personnel et à l'exception des commissions qui se réunissent en matière disciplinaire, le président de la commission peut décider qu'une réunion des commissions consultatives paritaires sera organisée par conférence audiovisuelle, ou à défaut téléphonique, sous réserve qu'il soit techniquement en mesure de veiller, tout au long de la séance, au respect des règles posées en début de celle-ci, afin que :

1° N'assistent que les personnes habilitées à l'être. Le dispositif doit permettre l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ;

2° Chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats.

3° Le cas échéant, lorsque le vote a lieu à bulletin secret à la demande de l'un des membres titulaires de la commission, le secret du vote soit garanti par tout moyen.

Les modalités de réunion, d'enregistrement et de conservation des débats ou des échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par la commission sont fixées par le règlement intérieur ou, à défaut, par la commission, en premier point de l'ordre du jour de la réunion. Dans ce dernier cas, un compte rendu écrit détaille les règles déterminées applicables pour la tenue de la réunion.

L'ordre du jour est fixé par le président au vu des propositions des directeurs d'établissement.

Il comprend, le cas échéant, les questions relevant de la compétence de la commission dont l'examen a été demandé dans le cadre du b de l'article 35, ainsi que celles dont l'examen a été demandé directement par l'agent intéressé.

La commission consultative paritaire émet son avis à la majorité des suffrages exprimés, sauf lorsqu'elle siège en matière disciplinaire. Dans ce dernier cas, son avis est requis à la majorité des membres présents.
S'il est procédé à un vote, celui-ci a lieu à main levée, ou, à la demande d'au moins un tiers des membres présents, à bulletin secret.
En cas de partage égal des voix, l'avis est réputé avoir été donné ou la proposition formulée.
Lorsque l'autorité investie du pouvoir de nomination prend une décision différente de l'avis ou de la proposition émis par la commission, elle informe dans le délai d'un mois la commission des motifs qui l'ont conduite à ne pas suivre cet avis ou cette proposition.

Les séances de la commission consultative paritaire ne sont pas publiques.

Les membres suppléants peuvent assister aux séances de la commission consultative paritaire sans pouvoir prendre part aux débats. Sous réserve des dispositions de l'article 41, les membres suppléants ne peuvent siéger avec voix délibérative que lorsqu'ils remplacent les membres titulaires. Sous réserve des règles définies à l'article 40, chaque suppléant peut remplacer tout membre titulaire élu sur la même liste.

Le président de la commission peut convoquer des personnes qualifiées à la demande de l'administration ou à la demande des représentants du personnel afin qu'ils soient entendus sur un point inscrit à l'ordre du jour.

Les personnes qualifiées ne peuvent assister qu'à la partie des débats, à l'exclusion du vote, relative aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée.

Un agent contractuel ne peut siéger lorsque la commission doit émettre un avis le concernant à titre individuel.

Lorsqu'un représentant du personnel titulaire ne peut siéger, sans qu'il s'agisse d'un cas d'empêchement définitif, il est remplacé par un suppléant de la même liste. Lorsque ni le titulaire ni le suppléant ne peuvent siéger, il n'y a pas lieu de pourvoir à leur remplacement. La composition est alors réduite aux seuls membres habilités à siéger. La représentation de l'administration est réduite dans les mêmes proportions dans les seuls cas où l'empêchement résulte de l'application de dispositions réglementaires.
En cas d'impossibilité de réunir une commission consultative paritaire régulièrement composée, il est fait appel à la commission consultative paritaire d'un autre département désignée par le directeur général de l'agence régionale de santé.

Lorsqu'un représentant de l'administration ne peut siéger, sans qu'il s'agisse d'un empêchement définitif, il est remplacé par un suppléant. A défaut, la commission siège valablement sans qu'il y ait lieu de réduire le nombre de représentants du personnel.

Lorsqu'un représentant du personnel, membre titulaire ou suppléant d'une commission consultative paritaire change d'établissement, ou est nommé fonctionnaire stagiaire ou titulaire, il continue de siéger pour la commission au titre de laquelle il a été élu, s'il demeure en fonctions dans l'un des établissements mentionnés à l'article L. 5 du code de la fonction publique au sein du même département.

Les représentants de l'administration, membres titulaires ou suppléants de la commission consultative paritaire qui, pour quelque cause que ce soit, viennent à cesser définitivement les fonctions en raison desquelles ils ont été nommés, ou qui ne réunissent plus les conditions exigées par le présent arrêté, sont remplacés. Le mandat de leurs successeurs expire lors du renouvellement de la commission consultative paritaire.

Le remplacement définitif des représentants du personnel en cours de mandat est assuré dans les conditions suivantes :

1° Lorsqu'un représentant titulaire n'exerce plus ses fonctions dans l'un des établissements situés dans le département, pour quelque cause que ce soit, il est remplacé par le premier suppléant pris dans l'ordre de la liste au titre de laquelle il a été élu jusqu'au renouvellement de la commission.

Le suppléant est remplacé par le premier candidat non élu restant de la même liste.

Lorsqu'un représentant du personnel bénéficie d'un congé pour maternité ou pour adoption, il est remplacé temporairement par une personne désignée selon les modalités prévues aux premier et deuxième alinéas du présent 1°.

Lorsqu'une liste se trouve dans l'impossibilité de pourvoir, dans les conditions prévues aux alinéas précédents, aux sièges de membres titulaires ou de membres suppléants auxquels elle a droit l'organisation syndicale ayant présenté la liste désigne son représentant parmi les agents contractuels relevant de la commission, éligibles au moment où se fait la désignation, pour la durée du mandat restant à courir ;

2° Lorsqu'un représentant titulaire du personnel est frappé d'une des causes d'inéligibilité prévues à l'article 7, il est remplacé selon les règles fixées au 1° ci-dessus ;

3° Lorsqu'un représentant suppléant se trouve dans l'impossibilité d'exercer ses fonctions dans le département, il est remplacé dans les conditions définies au deuxième alinéa du 1° ci-dessus.

Toutes facilités sont données aux membres de la commission consultative paritaire par les administrations pour leur permettre d'exercer leurs attributions. Des locaux sont mis à leur disposition par l'établissement gestionnaire.
Le président de la commission veille à ce que ses membres reçoivent communication de toutes pièces et documents nécessaires à l'accomplissement de leur mission deux semaines au moins avant la date de la réunion.
Dans un délai de dix jours précédant la réunion, ils ont accès, sur leur demande, aux dossiers individuels des agents dont la situation est examinée en commission.
Les membres de la commission consultative paritaire sont soumis à l'obligation de discrétion professionnelle en ce qui concerne tous les faits et documents dont ils ont eu connaissance en cette qualité.
Une autorisation d'absence est accordée, dans les conditions prévues à l'article 15 du décret du 19 mars 1986 susvisé, aux représentants du personnel, titulaires et suppléants, pour leur permettre de participer aux réunions.

La commission consultative paritaire ne délibère valablement qu'à condition d'observer les règles de constitution et de fonctionnement édictées par le décret du 6 février 1991 susvisé et par le présent arrêté.

En outre, les trois quarts au moins de ses membres ayant voix délibérative sont présents à l'ouverture de la séance. Lorsque ce quorum n'est pas atteint, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de huit jours aux membres de la commission, qui siège alors valablement quel que soit le nombre de membres présents ayant voix délibérative.

Un membre quittant la séance est remplacé de plein droit par un suppléant. A défaut, il peut donner délégation à un autre membre de la commission pour voter en son nom. Un membre ne peut recevoir qu'une seule délégation de vote.

Après avis du Conseil supérieur de la fonction publique hospitalière, une commission peut être dissoute par arrêté motivé des ministres chargés de la santé et des affaires sociales. Il est alors procédé, dans le délai de trois mois, à de nouvelles élections.

Les membres de la commission consultative paritaire ne perçoivent aucune indemnité pour l'accomplissement de leur mandat. Ils sont toutefois indemnisés de leurs frais de déplacement et de séjour dans les conditions fixées par la réglementation en vigueur.