Les formateurs des personnels et les responsables de formation sont affectés dans les services déconcentrés de l'administration pénitentiaire ou à l'Ecole nationale d'administration pénitentiaire.
Ils sont placés sous l'autorité hiérarchique et fonctionnelle du chef du service interrégional chargé de la formation ou du directeur de l'Ecole nationale d'administration pénitentiaire.
L'arrêté d'affectation mentionne les fonctions exercées.
Pour l'exercice de ses missions de formation, le chef de l'unité recrutement, formation, qualification est responsable de l'emploi des pôles qui lui sont rattachés. A cette fin, il définit les missions de ces services, détermine les conditions d'accomplissement de ces missions et les modalités d'organisation qui en résultent sous l'autorité du directeur interrégional des services pénitentiaires.

Les formateurs des personnels habilités à exercer font l'objet tous les deux ans d'une évaluation pédagogique par le responsable de formation. Les responsables de formation habilités à exercer sont évalués tous les deux ans par le chef de l'unité recrutement, formation et qualification ou le directeur de l'Ecole nationale d'administration pénitentiaire.

Au terme de deux évaluations pédagogiques successives insuffisantes, le directeur interrégional des services pénitentiaires ayant autorité sur le formateur ou le responsable de formation peut proposer au directeur de l'administration pénitentiaire, sur rapport du chef de l'unité recrutement, formation, qualification, le retrait de l'habilitation pédagogique.
Le directeur de l'Ecole nationale d'administration pénitentiaire ayant autorité sur le formateur ou le responsable de formation peut aux termes de deux évaluations pédagogiques successives insuffisantes, rédiger un rapport et proposer au directeur de l'administration pénitentiaire le retrait de l'habilitation pédagogique.

S'il envisage de retirer l'habilitation, le directeur de l'administration pénitentiaire en informe le formateur ou le responsable de formation en le prévenant qu'il peut, dans un délai de quinze jours, prendre connaissance de son dossier.

La décision définitive de retrait est prise par le directeur de l'administration pénitentiaire après avis de la commission administrative paritaire compétente.

Les formateurs des personnels et les responsables de formation sont tenus dans l'exercice de leurs fonctions à une obligation minimale de formation continue de deux semaines par an. Ils peuvent également, sur initiative de l'agent ou décision de l'administration, effectuer chaque année une à trois semaines de stage d'expertise et d'accompagnement dans une structure pénitentiaire différente de leur affectation ou à l'école dans un souci d'amélioration des pratiques professionnelles.
Chaque année, le directeur interrégional des services pénitentiaires ou le directeur de l'Ecole nationale d'administration pénitentiaire le cas échéant est tenu de vérifier que les formateurs des personnels ou les responsables de formation sous son autorité satisfont à leurs obligations en matière de formation continue. En cas de manquement, il en est tenu compte dans l'évaluation pédagogique.

L'exercice des fonctions de formateur ou de responsable de formation prend fin soit à la demande de l'agent soit en cas de retrait de l'habilitation pédagogique.
Lorsque l'agent demande à mettre fin à ses fonctions de formateur ou de responsable de formation, le retrait de l'habilitation est de droit et l'agent s'engage sauf exception à prendre un poste vacant issu de la commission administrative paritaire.
En cas de retrait de l'habilitation pédagogique, le formateur ou le responsable de formation peut sur sa demande être affecté, sans changement de résidence administrative, sur un autre emploi correspondant à son grade d'appartenance y compris en surnombre jusqu'à la commission administrative paritaire compétente suivante.