Le dossier individuel de l'agent (DIA) sur support électronique concerne les agents affectés, gérés ou rémunérés par le ministère de la culture dans le cadre du système d'information des ressources humaines (RenoiRH).
La gestion des dossiers individuels des agents sur support électronique, au sens de l'article R. 137-3 du code général de la fonction publique, est réalisé via l'application « Gestion de l'archivage et du stockage unifiés du dossier individuel agent » (GAUdDI), intégrée au système d'information des ressources humaines RenoiRH prévu par le décret du 19 juin 2019 susvisé.

La liste des documents faisant l'objet d'une dématérialisation du dossier individuel des agents sur support électronique, en référence à la nomenclature cadre annexée à l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé, figure en annexe du présent arrêté.

Les agents publics mentionnés au premier alinéa de l'article 1^er sont informés de la dématérialisation de leur dossier individuel.

Les documents intéressant la situation de l'agent et constitués sous une forme papier avant la date de mise en œuvre du dossier individuel de l'agent sur support électronique ou qui seraient fournis ou constitués sous forme papier après cette date, sont conservés au format papier jusqu'à leur numérisation éventuelle et leur versement dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique, dans des conditions et sous des formes garantissant leur reproduction à l'identique et leur conservation pérenne.
Les documents sous une forme papier mentionnés à l'alinéa précédent peuvent faire l'objet d'une numérisation, puis le cas échéant d'une destruction sous le contrôle scientifique et technique de l'administration des archives. A défaut, ils demeurent sous forme papier.
Une durée de conservation pour la gestion courante est fixée pour chaque type de document conformément aux dispositions de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé :

• au terme de sa conservation en gestion courante, chaque document fait l'objet d'un archivage intermédiaire ou d'une destruction, conformément à la nomenclature annexée à l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé ;
• l'archivage intermédiaire prend fin à l'issue de la durée d'utilité administrative du document fixée aux quatre-vingts ans de l'agent ;
• au terme de leur durée d'utilité administrative, les documents et données attachées aux documents stockés dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique font l'objet d'un versement aux Archives nationales, ou sont éliminés sous le contrôle scientifique et technique de la mission des archives du ministère de la culture.

Le service en charge de la gestion du système d'information des ressources humaines au sein du ministère de la culture délivre des habilitations, dans les conditions prévues par l'article R. 137-12 du code général de la fonction publique :
1° Aux agents chargés de la gestion des dossiers individuels des agents sur support électronique ;
2° Le cas échéant, à des tiers, notamment aux représentants du personnel, lorsque leur accès au dossier de l'agent est prévu par une disposition législative ou réglementaire.
Ces habilitations sont retirées selon les mêmes modalités dès lors que les bénéficiaires ne remplissent plus les conditions d'accès au dossier individuel des agents sur support électronique. Le contenu des habilitations permet la consultation et la réalisation d'opérations sur des documents dans GaudDI. Cette description des habilitations comprend notamment leurs limites dans le temps et les listes des opérations de consultation et de gestion autorisées.

L'agent accède par l'intermédiaire de GaudDI à tout document classé dans son dossier individuel sur support électronique pendant la durée maximale de conservation prévue par l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé. Pour les dossiers individuels conservés sous format papier, les modalités de consultation restent inchangées.
Les agents sont tenus informés des modalités pratiques de consultation des documents, quel que soit leur support, d'obtention d'une copie et de l'exercice des droits mentionnés dans la loi du 6 janvier 1978 susvisée. Ces modalités pratiques leur sont précisées par l'autorité de gestion des agents du ministère de la culture. Ils peuvent lui adresser toute demande de rectification, de retrait ou d'ajout d'un document soit lors de la consultation soit ultérieurement. Les observations des agents sont, sur leur demande, consignées en annexe au document concerné.

Les tiers, notamment les représentants des personnels, sont informés des modalités de consultation des documents du dossier individuel de l'agent, dans les limites de leurs attributions légales ou réglementaires, qu'ils soient contenus dans le dossier individuel de l'agent sur support électronique ou demeurés sur format papier, notamment à travers les dispositions prévues à cet effet par la décision mentionnée à l'article 2 de l'arrêté du 21 décembre 2012 susvisé.

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.