Créé le 1 mai 2007 · En vigueur depuis le 1 janvier 2023
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Gestion des dépenses de personnel dans les collectivités territoriales
Rubrique 2 – Dépenses de personnel (1) (2)
(1) Lorsqu'elles sont accompagnées d'un certificat administratif par lequel l'ordonnateur atteste de la signature du contrat, peuvent être transmises au comptable public sans la signature des personnes habilitées à y procéder, les pièces justificatives dématérialisées ayant un caractère contractuel prévues à la rubrique 2 du présent décret.
(2) Les contrats de la présente rubrique signés électroniquement transmis en pièces justificatives sont accompagnés d'un certificat administratif attestant la présence des signatures des parties au contrat.
21. Dépenses de personnel des collectivités territoriales, de leurs groupements, de leurs établissements publics et de leurs services d'hébergement de personnes âgées gérés en régie directe (3) (4)
(3) A l'exclusion des personnels des établissements publics sociaux et médicaux sociaux et des établissements publics de santé.
(4) La (les) pièce(s) justificative(s) prévue(s) par le statut ou les textes spécifiques à une catégorie d'établissement public local remplace(nt) ou complète(nt), le cas échéant, les pièces visées dans la présente sous-rubrique 21.
210. Rémunération du personnel
2101. Premier paiement
1. Acte d'engagement mentionnant :
- la référence à la délibération créant l'emploi ou à la délibération autorisant l'engagement pour les agents des services publics industriels et commerciaux, les contrats aidés, les contrats d'apprentissage ou les vacataires ;
- l'identité de l'agent, la date de sa nomination, et, le cas échéant, la durée de l'engagement ;
- les modalités de recrutement (5), les conditions d'emploi (temps complet, non-complet, partiel et la quotité de temps de travail) ;
- le grade, l'échelon, l'indice brut de traitement ou le taux horaire ou les modalités de la rémunération de l'agent.
2. En cas de changement de comptable assignataire (ex : mutation, détachement, etc), certificat de cessation de paiement.
3. Cas particulier de la reprise d'activité (6) : contrat dont l'agent disposait antérieurement à la reprise d'activité et délibération portant reprise de l'activité.
4. Pièces exigées pour les paiements ultérieurs.
(5) Exemple : entrée dans la fonction publique, mutation, détachement, etc.
(6) Il s'agit de la mise en œuvre de l'article L. 1224-3 du code du travail, pour la période qui précède soit le nouveau contrat de l'agent, soit son licenciement.
2102. Paiements ultérieurs
21021. Pièces générales
1. Etat nominatif décompté individuel (notamment bulletin de paye) ou collectif énonçant, le cas échéant, les mentions suivantes pour chaque agent :
- le grade, l'échelon, l'indice majoré, l'indication du temps de travail, le taux horaire ou le taux de la vacation (horaire ou autre critère) ;
- la période ouvrant droit à rémunération et le nombre d'heures effectives ;
- le traitement brut mensuel ;
- l'indemnité de résidence ;
- le supplément familial de traitement ;
- la NBI ;
- chaque prime ou indemnité de manière individualisée ;
- complément de traitement indiciaire (CTI) pour les personnels non médicaux ne relevant pas de la fonction publique hospitalière (EHPAD des CCAS ou des CIAS) ;
- les heures supplémentaires ;
- les indemnités d'astreintes ou de permanences ;
- le montant des rémunérations soumis aux précomptes, les taux applicables et les montants des précomptes ;
- l'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source prévue au 1° du 2 de l'article 204 A du code général des impôts ;
- le traitement net mensuel ;
- la somme nette à payer.
2. Etat récapitulatif global par chapitre et article d'imputation budgétaire.
3. Décision de l'autorité investie du pouvoir de nomination portant modification de la situation administrative de l'intéressé, entraînant une modification de sa rémunération ou de sa situation administrative avec indication de la date d'effet ou avenant au contrat de recrutement comportant les mêmes énonciations.
21022. Pièces particulières (7)
(7) Ces pièces doivent être produites, en tant que de besoin, et à chaque changement des droits de l'agent.
210221. Supplément familial de traitement
Etat liquidatif précisant tous les éléments ayant conduit à la détermination des droits, notamment :
1. Nombre d'enfants à charge.
2. En cas de séparation :
- le nombre d'enfants pris en compte pour le calcul du SFT à répartir ;
- nombre d'enfants à charge de l'agent et/ou du ou des ex-conjoint(s) issus de chaque nouvelle union,
- le cas échéant (8), nombre d'enfants à charge et le traitement indiciaire brut et la NBI (9) de chaque ancien conjoint,
- le cas échéant, le ou les ex-conjoint(s) bénéficiaire(s) du versement et le montant à verser.
(8) Exercice du droit d'option pour les anciens couples de fonctionnaire ou pour le versement du SFT à l'ancien conjoint non-fonctionnaire.
(9) Pour les anciens couples de fonctionnaires.
210222. Nouvelle bonification indiciaire
Décision de l'autorité investie du pouvoir de nomination fixant le nombre de points attribué à l'agent.
210223. Primes et indemnités (10)
1. Décision de l'assemblée délibérante fixant la nature, les conditions d'attribution et le taux moyen des indemnités.
2. Décision de l'autorité investie du pouvoir de nomination (11) fixant le taux applicable à chaque agent.
(10) Au sens de l'article 88 de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique territoriale.
(11) Les montants individuels attribués aux agents contractuels peuvent figurer dans leur contrat d'engagement.
210224. Indemnités horaires pour travaux supplémentaires (10)
1. Délibération fixant la liste des emplois dont les missions impliquent la réalisation effective d'heures supplémentaires.
2. Etat liquidatif précisant pour chaque agent, par mois et par taux d'indemnisation le nombre d'heures effectuées (12).
3. Le cas échéant, décision justifiant le dépassement du contingent mensuel autorisé.
(12) Cette pièce peut prendre la forme d'états automatisés, elle n'est pas exigée lorsque ses indications figurent dans l'état nominatif décompté individuel ou collectif visé au 1 de la rubrique 21021.
210225. Astreintes et permanences
1. Délibération déterminant les cas dans lesquels il est possible de recourir à des astreintes ou à des permanences, la liste des emplois concernés (13), les modalités de leur organisation et, le cas échéant, montant des crédits budgétaires alloués à cet effet (14).
2. Le cas échéant, état des crédits alloués aux astreintes ou permanences consommés (14).
3. Etat liquidatif, précisant l'emploi de l'agent, la période d'astreinte ou de permanence, le taux applicable et, le cas échéant, le nombre d'heures d'intervention réalisées pendant la période d'astreinte.
(13) Y compris les emplois d'encadrement de la filière technique relevant des astreintes de décision.
(14) Lorsque l'assemblée délibérante confie le choix du mode de dédommagement des astreintes ou des permanences à l'exécutif.
210226. Primes et accessoires au salaire des personnels des établissements publics industriels et commerciaux
Convention, accord collectif de travail, convention de branche ou accord professionnel visés au contrat de travail, mentionnant la prime (15) ;
ou
Mention de la prime au contrat de travail (15) ;
ou
Décision du conseil d'administration.
(15) Lorsque les conventions, accords collectifs de travail, conventions de branche, accords professionnels ou contrats de travail ne définissent pas les modalités de liquidation des primes et accessoires au salaire, une décision du conseil d'administration doit en préciser les modalités.
211. Avantages accessoires
2111. Frais de représentation (16)
1. Délibération précisant le montant plafond et la nature des frais pris en charge ou le montant forfaitaire alloué à l'agent.
2. Lorsque l'indemnité n'est pas versée sous une forme forfaitaire :
- factures ;
- état de consommation des crédits.
(16) L'organe délibérant peut :
- soit instaurer le versement d'une somme forfaitaire non subordonnée à la production de justificatifs des frais exposés ;
- soit instituer une dotation permettant la prise en charge directe des frais par la collectivité elle-même ou le remboursement, le cas échéant sous forme forfaitaire, des dépenses de représentation exposées et dûment justifiées.
2112. Remboursements opérés au titre des avantages en nature (17)
1. Délibération précisant la liste des emplois concernés, la nature des avantages et leurs conditions d'attribution.
2. Décision de l'autorité détentrice du pouvoir exécutif précisant le nom des bénéficiaires.
3. Factures acquittées.
(17) Les dépenses réglées directement par la collectivité à des prestataires relèvent de la rubrique 4.
2113. Prestations d'action sociale à caractère pécuniaire (17)
1. Délibération précisant les conditions d'attribution des prestations.
2. Décision de l'autorité détentrice du pouvoir exécutif précisant les bénéficiaires.
3. Le cas échéant, pièces exigées par les décisions visées au 1 et 2.
2114. Participation au financement de la protection sociale complémentaire
1. Délibération(s) fixant les risques couverts par la participation, les modalités, le montant unitaire applicable à tous les agents non modulés, les conditions de modulation unitaire individuelle de la participation, et le mode de versement de la participation.
2. Le cas échéant, la convention de participation, ou le contrat collectif ou de groupe (18) et le bulletin d'adhésion signé par l'employeur qui peut l'accompagner (18).
3. Etat liquidatif établi par organisme de protection sociale complémentaire, faisant apparaître, par agent, le montant unitaire de la participation applicable à l'agent. Lorsque ce montant est modulé, l'état mentionne les éléments justifiant la modulation de la participation. L'état présente la somme des montants unitaires de la participation.
(18) Lorsque la convention s'accompagne d'une opération collective facultative souscrite par l'employeur (Cf. Art. 31 du décret n° 2011-1474 du 8 novembre 2011 relatif à la participation des collectivités territoriales et de leurs établissements publics au financement de la protection sociale complémentaire de leurs agents). Ce contrat peut régler les modalités de paiement par la collectivité.
212. Charges sociales, impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération
2121. Cas général
Décompte indiquant notamment l'assiette, le taux et le montant des charges à payer
ou
Etat de proposition de rectification suite à un contrôle (URSSAF, Pôle emploi, administration fiscale)
ou
Pour le remboursement à un agent d'un trop prélevé :
- décision précisant l'objet du remboursement ;
- décompte.
2122. Prélèvement à la source
Décompte global précisant :
- la période de versement,
- le montant total des prélèvements effectués au titre de la période ;
- le cas échéant, les montants des régularisations positives et négatives ;
- le montant total des sommes mises en paiement.
213. Indemnisation de la perte d'emploi
2131. Indemnités de licenciement
1. Décision de licenciement.
2. Justification de la durée de l'emploi.
3. Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits.
4. Décompte des droits.
2132. Indemnité de rupture conventionnelle
21321. Agents de droit privé
1. Convention de rupture conventionnelle.
2. Décision d'homologation de l'autorité administrative ou attestation de l'ordonnateur certifiant l'absence de rejet de la demande d'homologation dans le délai de 15 jours mentionné au 2e alinéa de l'article L. 1237-14 du code du travail.
3. Le cas échéant, délibération autorisant la convention de rupture (si les statuts de l'organisme le prévoient).
21322. Agents de droit public
1. Convention de rupture fixant le montant de l'indemnité de rupture conventionnelle et la date de cessation définitive des fonctions du fonctionnaire concerné ou la date de fin de contrat arrêtée par l'autorité investie du pouvoir de nomination ou son représentant, signée des deux parties.
2. Décompte déterminant le montant attribué à l'agent bénéficiaire de la rupture, dans le cas où les éléments liés à la liquidation ne sont pas présents dans la convention de rupture conventionnelle.
2133. Indemnisation des agents involontairement privés d'emploi
21331. Avance sur indemnisation
1. Décision d'ouverture des droits autorisant le versement de l'avance dans l'attente des calculs des droits définitifs.
2. Etat liquidatif du montant de l'avance.
21332. Indemnisation
213321. Premier paiement
1. Décision d'ouverture de droits précisant la durée maximale d'indemnisation.
2. Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits.
3. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs.
213322. Paiements ultérieurs
Etat de liquidation.
2134. Indemnités compensatrices de congés non pris
Décompte certifié, détaillant le nombre de jours de congés dus et non pris du fait de l'autorité territoriale, en raison notamment de la définition du calendrier des congés annuels, liquidant l'indemnité compensatrice qui en résulte.
2135. Rémunération versée dans le cadre d'un congé spécial
21351. Premier paiement
1. Arrêté d'admission en congé spécial précisant la période, ainsi que les éléments de liquidation de la rémunération
ou
Arrêté modifiant les conditions de rémunération fixées initialement dans l'arrêté d'admission.
2. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs.
21352. Paiements ultérieurs
Etat mensuel de liquidation du revenu de remplacement.
214. Capital décès
1. Décision de l'exécutif précisant le ou les bénéficiaires du capital décès, ainsi que le montant à verser pour chacun d'eux.
2. Etat de liquidation et le cas échéant précisant la répartition du capital décès.
3. Le cas échéant, certificat de non-imposition si des enfants ou des ascendants sont bénéficiaires.
215. Rémunérations d'agents d'autres collectivités publiques
2151. Rémunérations publiques accessoires versées aux agents des services déconcentrés de l'Etat ou de ses établissements publics (art. 97 de la loi du 2 mars 1982)
21511. Premier paiement
1. Le cas échéant :
Délibération relative à l'octroi de l'indemnité indiquant le ou les bénéficiaires fixant le montant ou les modalités de calcul et faisant référence à l'arrêté interministériel de portée générale,
ou
Arrêté individuel du représentant de l'Etat dans le département ou dans la région fixant le montant de l'indemnité et ses conditions d'attribution.
2. Le cas échéant, décompte.
21512. Autres paiements
Pièce prévue au 2 de la rubrique 21511.
2152. Complément communal à l'indemnité représentative de logement
Liste nominative notifiée par le préfet précisant le montant du complément communal.
2153. Versement d'indemnités à d'autres agents publics
21531. Premier paiement
1. Délibération fixant le principe du recours à un fonctionnaire recruté pour exercer une activité publique accessoire, précisant les modalités de l'indemnité allouée,
2. Le cas échéant, arrêté d'engagement (19),
3. Pièce exigée pour les paiements ultérieurs.
(19) L'arrêté n'est à produire que dans les cas où la délibération n'a pas désigné l'intéressé.
21532. Paiements ultérieurs
Décompte.
2154. Mise à disposition de personnel par une autre collectivité publique
21541. Remboursement des rémunérations
1. Délibération autorisant la conclusion de la convention.
2. Convention de mise à disposition.
3. Etats liquidatifs.
21542. Complément de rémunération versé à l'agent mis à disposition
1. Mention dans la convention précisant la nature et le montant du complément.
2. Le cas échéant, délibération précisant la nature, les conditions d'attribution et le taux moyen, si l'indemnité complémentaire relève du régime indemnitaire institué dans la collectivité.
3. Si la convention ne le précise pas, arrêté fixant le taux individuel de l'indemnité complémentaire.
2155. indemnité de maniement de fonds des régisseurs
1. Délibération fixant le taux de l'indemnité de maniement de fonds susceptible d'être allouée aux régisseurs.
2. Arrêté fixant le montant de l'indemnité (20).
(20) Cet arrêté peut consister en l'acte de nomination du régisseur.
216. Rémunérations d'intervenants extérieurs et des assistants familiaux et maternels
2161. Gratifications
21611. Premier paiement
1. Décision (21) prévoyant les conditions dans lesquelles les stagiaires peuvent recevoir des gratifications.
2. Pièces prévues pour les paiements ultérieurs.
21612. Paiements ultérieurs
Etat liquidatif.
(21) La décision est soit une délibération, soit l'ensemble constitué par la délibération approuvant la convention de stage et la convention de stage dès lors que cette dernière précise les conditions d'octroi de gratifications.
2162. Intervention de professionnels de santé extérieurs à l'établissement rattaché à un centre communal ou intercommunal d'action sociale
1. Convention avec le professionnel de santé précisant sa position, sa fonction et les modalités de sa rémunération.
2. Décompte.
2163. Indemnité des commissaires enquêteurs
Ordonnance du président du tribunal administratif ou arrêté préfectoral fixant le montant de l'indemnité (vacations et remboursement des frais),
ou
Ordonnance du président du tribunal administratif fixant le montant de la provision.
2164. Assistants familiaux et maternels
21641. Premier paiement
1. Pièce prévue au 1 de la rubrique 2101.
2. Pièces exigées pour les paiements ultérieurs.
21642. Paiements ultérieurs
1. Le cas échéant, état précisant, pour chaque enfant accueilli :
- le nom et prénom de l'enfant ;
- la durée de l'accueil ;
- le caractère continu ou intermittent de l'accueil ;
- le cas, échéant, la majoration horaire applicable en cas de sujétions exceptionnelles.
2. Délibération précisant la nature, le montant et les conditions d'attribution des allocations versées dans le cadre du projet individualisé pour l'enfant.
3. Délibération ou mention au contrat précisant la nature, le montant et les conditions d'attribution des indemnités et fournitures versées.
4. Pièces prévues au 1 de la rubrique 21021.
5. Le cas échéant, si la pièce prévue au 4 ne permet pas d'établir la liquidation d'une allocation ou d'une indemnité, décompte.
217. Indemnités et remboursements de frais relatifs aux déplacements et changement de résidence (22)
(22) Cette rubrique ne concerne que le remboursement de frais aux agents. Les frais réglés directement par la collectivité à un prestataire relèvent de la rubrique 4.
2171. Prise en charge des frais de déplacement
21711. Pièces générales
1. Etat de frais (voir annexe A).
2. Pour les frais d'hébergement, selon le cas :
- délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement pour la métropole,
ou
- délibération fixant les taux du remboursement des indemnités de mission pour l'outre-mer.
3. Le cas échéant, délibération fixant une définition dérogatoire à la notion de commune.
4. Le cas échéant, délibération fixant des règles dérogatoires d'indemnisation et précisant leur durée d'application.
5. Délibération autorisant d'une manière générale la prise en charge des frais de transport lors de l'admission d'un agent à un concours.
21712. Pièces particulières
a) Mission accomplie hors la résidence administrative et hors la résidence familiale
Ordre de mission (23) indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de transport utilisé.
b) Tournée (24)
Décision de l'autorité territoriale ordonnant la tournée, indiquant notamment l'objet du déplacement, la classe autorisée et le moyen de transport utilisé.
c) Intérim exercé hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale
Décision de l'autorité territoriale désignant l'intéressé pour assurer l'intérim.
d) Concours, sélection et examen professionnel
Convocation.
e) Stage effectué hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale :
1. Ordre de mission ad hoc.
2. Le cas échéant, délibération déterminant le pourcentage de réduction de l'indemnité de mission lorsque l'agent a la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou d'être hébergé dans une structure dépendant de l'administration moyennant participation.
f) Déplacement à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative, de la commune où s'effectue le déplacement temporaire ou de la commune de résidence familiale
Décision de l'autorité territoriale.
g) Personnes autres que celles qui reçoivent d'une collectivité ou d'un de ses établissements publics à caractère administratif une rémunération au titre de leur activité principale
Décision de l'autorité territoriale prescrivant la prise en charge des frais et précisant, le cas échéant, les modalités de prise en charge.
h) Agents territoriaux et autres personnes collaborant aux commissions
Décision ou attestation désignant l'intéressé en qualité de membre de la commission.
(23) Si l'autorisation porte sur plus d'une mission, l'ordre de mission précise sa durée de validité (dans les limites de douze mois), la limite géographique ou les destinations autorisées, les classes et les moyens de transport autorisés.
(24) Agent en service outre-mer et qui se déplace à l'intérieur de sa collectivité territoriale d'affectation, mais hors de résidence administrative et hors de sa résidence familiale, et agent en poste à l'étranger et qui effectue un déplacement de service à l'intérieur du pays de sa résidence administrative ou à l'intérieur de sa zone de compétence.
21713. Indemnité forfaitaire pour fonctions itinérantes à l'intérieur d'une commune
1. Délibération définissant ces fonctions et fixant le montant de l'indemnité forfaitaire allouée.
2. Décision de l'autorité territoriale indiquant le nom des bénéficiaires.
21714. Transport du corps d'un agent décédé au cours d'un déplacement temporaire
1. Demande de remboursement (25).
2. Ordre de mission ou autre pièce justifiant le déplacement de l'agent décédé.
3. Factures acquittées.
(25) La demande doit être présentée dans le délai d'un an à compter du décès à peine de forclusion.
21715. Versement d'avances sur frais de déplacement
217151. Versement d'avances
1. Demande de l'agent.
2. Décompte établi sur le modèle de l'état de frais de déplacement (voir annexe A).
217152. Paiement du solde
Pièces prévues à la rubrique 2171.
2172. Frais de déplacement des personnels des EPIC
1. Le cas échéant :
- conventions, accords collectifs de travail, conventions de branche ou accords professionnels visés au contrat de travail mentionnant le dispositif de remboursement,
ou
- mention du régime de prise en charge au contrat de travail,
ou
- décision du conseil d'administration.
2. Etat liquidatif et pièces prévues par la convention ou décision visée au 1.
2173. Changement de résidence
1. Ordre de mutation ou décision génératrice de droit (26).
2. Etat de frais de changement de résidence (Voir annexe B).
3. Le cas échéant, demande de remboursement (27).
(26) L'ordre de mutation ou la décision génératrice de droit fait référence à la réglementation qui fixe les modalités de prise en charge des frais par la (ou les) collectivité(s).
(27) La signature de l'état de frais vaut demande de remboursement. Toutefois, lorsque l'état de frais est présenté par l'agent intéressé postérieurement au délai d'un an à compter de la date du changement de résidence administrative, une demande présentée antérieurement justifie l'absence de forclusion.
21731. Versement d'avances sur frais de changement de résidence
1. Demande de l'agent.
2. Décompte établi sur le modèle de l'état de frais de changement de résidence (voir annexe B).
21732. Paiement du solde
Pièces prévues à la rubrique 2173.
2174. Congés bonifiés
21741. Prise en charge des frais de voyage
1. Décision de l'autorité territoriale accordant le congé bonifié.
2. Etat de frais (voir annexe A)
21742. Prise en charge du supplément de rémunération
Mention de la durée du congé administratif afférente à la période de rémunération dans l'état nominatif décompté individuel ou collectif mentionné à la sous-rubrique 21021.
2175. Remboursement des frais de transport domicile-travail
Etat de frais, précisant :
- le tarif de l'abonnement souscrit ;
- la quotité de temps de travail pour les agents à temps partiel, à temps non complet ;
- le montant pris en charge.
218. Frais divers à la charge de la collectivité territoriale ou de l'établissement
2181. Frais médicaux
21811. Médecine préventive
1. Convention d'adhésion.
2. Mémoire.
21812. Frais de transport et autres frais médicaux
1. Convocation.
2. Factures.
3. Le cas échéant (28), décision de l'autorité compétente ou demande de l'intéressé.
(28) Dans le cas d'une contre-visite.
21813. Accident du travail
218131. Remboursement de frais médicaux
Pièces justificatives afférentes aux frais médicaux, pharmaceutiques ou ceux entraînés par la situation du malade, à la charge de la collectivité.
218132. Paiement direct de frais médicaux
1. Certificat de prise en charge.
2. Pièces justificatives afférentes aux frais.
218133. Frais d'obsèques suite à accident ou maladie professionnelle
1. Décision de prise en charge.
2. Factures afférentes aux frais funéraires à la charge de la collectivité.
21814. Indemnités journalières de maladie
1. Décision de l'autorité territoriale prescrivant le versement des indemnités journalières.
2. Bulletin de paye de référence.
3. Etat liquidatif.
21815.Allocation journalière d'accompagnement d'une personne en fin de vie
1. Décision de l'autorité territoriale prescrivant le versement de l'allocation.
2. Etat liquidatif.
2182. Protection fonctionnelle
1. Décision de l'autorité territoriale autorisant la prise en charge des frais ou en cas d'indemnisation, fixant son montant.
2. Factures, notes d'honoraires ou décompte de l'indemnisation.
2183. Transferts financiers des jours portés sur un compte épargne-temps dans le cadre d'une mutation ou d'un détachement
1. Convention fixant les modalités financières de transfert des droits à congés accumulés par un agent bénéficiaire d'un compte épargne-temps.
2. Etat liquidatif.
2184. Indemnité représentative des dépenses de formation obligatoire et complémentaire des agents récemment titularisés et mutés
En cas d'accord sur le montant de l'indemnité :
- convention d'indemnisation établissant le montant de l'indemnité ;
- délibération autorisant la signature de convention d'indemnisation.
ou
En cas de désaccord sur le montant de l'indemnité :
- titre de recettes émis par l'organisme d'accueil ;
- état liquidatif des dépenses engagées.
2185. Formation professionnelle
21851. Prise en charge des frais de formation engagés par l'agent
218511. Indemnisation
1. Délibération autorisant à la prise en charge de frais de formation engagés par l'agent.
2. Décompte, facture visée par l'autorité disposant du pouvoir de nomination.
218512. Frais de déplacement
Pièces prévues à la rubrique 2171.
22. Dépenses de personnel des établissements publics de santé (EPS) et des établissements publics sociaux et médico-sociaux (EPSMS) autonomes (29)
(29) Y compris les contrats aidés et les contrats d'apprentissage
220. Rémunération du personnel
2201. Premier paiement
1. Pour les personnels de direction et les praticiens hospitaliers, la décision de nomination prise par l'autorité compétente ;
2. Décision du directeur ou contrat mentionnant :
- l'identité de l'agent, la date de sa nomination ;
- les modalités de recrutement et les conditions d'emploi (temps complet, non complet, partiel précisant le nombre d'heures hebdomadaires ou mensuelles dans les deux derniers cas ou quotité de temps de travail) ;
- le grade, le statut pour les praticiens hospitaliers, l'échelon, l'indice brut de traitement, le taux horaire ou les modalités de rémunération de l'agent.
3. Le cas échéant, certificat de cessation de paiement ;
4. Pièces requises pour les paiements ultérieurs ;
5. Cas particulier de la reprise d'activité : contrat dont l'agent disposait antérieurement à la reprise d'activité et acte juridique portant reprise de l'activité.
2202. Paiements ultérieurs
22021. Pièces générales
1. Etat nominatif décompté individuel ou collectif (bulletin de paye ou journal de paie par exemple) énonçant les mentions suivantes pour chaque agent :
- le grade, le statut pour les praticiens hospitaliers, l'échelon, l'indice majoré et, le cas échéant, l'indication du nombre d'heures travaillées ou, pour les vacataires, le taux de la vacation (horaire ou autre critère) et le nombre d'heures effectives ;
- la période ouvrant droit à rémunération et le nombre d'heures effectives ;
- le traitement brut mensuel ou les émoluments bruts mensuels ;
- l'indemnité de résidence ;
- le supplément familial de traitement ;
- la NBI ;
- le complément de traitement indiciaire ;
- chaque prime ou indemnité de manière individualisée ;
- les indemnités horaires pour travaux supplémentaires ;
- les indemnités d'astreinte ou de permanence ;
- le montant des rémunérations soumis aux précomptes, les taux applicables et les montants des précomptes ;
- l'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source prévue au 1° du 2 de l'article 204 A du code général des impôts,
- le traitement net mensuel ;
- la somme nette à payer.
2. Etat récapitulatif global par chapitre et article d'imputation budgétaire.
3. Décision de l'autorité compétente portant modification de la situation administrative de l'intéressé, entraînant une modification de sa rémunération ou de sa situation administrative avec indication de la date d'effet,
ou avenant au contrat de recrutement comportant les mêmes énonciations.
22022. Pièces particulières (30)
(30) Ces pièces doivent être fournies en tant que besoin, à chaque changement des droits de l'agent.
220221. Supplément familial de traitement
Etat liquidatif précisant tous les éléments ayant conduit à la détermination des droits, notamment :
a. Nombre d'enfants à charge.
b. En cas de séparation :
- le nombre d'enfants pris en compte pour le calcul du SFT à répartir ;
- nombre d'enfants à charge de l'agent et/ou du ou des ex-conjoint(s) issus de chaque nouvelle union ;
- le cas échéant (31), nombre d'enfants à charge et le traitement indiciaire brut et la NBI (32) de chaque ancien conjoint ;
- le cas échéant, le ou les ex-conjoint(s) bénéficiaire(s) du versement et le montant à verser.
(31) Exercice du droit d'option pour les anciens couples de fonctionnaire ou pour le versement du SFT à l'ancien conjoint non-fonctionnaire.
(32) Pour les anciens couples de fonctionnaires.
220222. Nouvelle Bonification Indiciaire (NBI)
Décision du directeur fixant le nombre de points attribués à l'agent.
220223. Primes et indemnités
a) Primes et indemnités des personnels de direction :
Décision d'attribution prise par l'autorité compétente.
b) Primes et indemnités des personnels médicaux :
- indemnité d'engagement de service public exclusif : Contrat ou convention d'engagement ;
- prime d'exercice territorial (PET) : Décision prise par le directeur d'établissement de rattachement mentionnant l'accord du directeur de l'agence régionale de santé.
Indemnité d'activité sectorielle :
Décision du directeur.
Tableau de service établi conformément à l'annexe H.
Etat récapitulatif.
c) Primes et indemnités des personnels non médicaux :
1. Indemnités horaires pour travaux supplémentaires
Etat de liquidation précisant les mois concernés, s'il s'agit d'un rappel, et indiquant le nombre d'heures effectuées ainsi que les taux appliqués au moment de la réalisation des travaux supplémentaires.
2. Autres primes et indemnités
- décision individuelle d'attribution prise par le directeur (33) ;
- ou, pour les agents contractuels, mention au contrat ;
- et, pour la prime de service, décompte précisant les modalités de détermination du crédit global affecté au paiement de la prime.
(33) Cette décision peut être constituée par l'acte de nomination des régisseurs, s'agissant de l'indemnité de maniement de fonds qui leur est versée.
220224. Service de permanence (personnels médicaux)
1. Etat récapitulatif périodique.
2. Tableau mensuel de service (annexe I) définitif (34), distinguant pour chaque praticien, les obligations hebdomadaires de service, le temps additionnel et les heures effectuées au-delà, la nuit, le dimanche ou jour férié.
(34) Document établi en fin de mois par l'établissement, à partir du tableau mensuel de service initial et tenant compte des modifications apportées en cours de mois.
220225. Astreintes (personnels non médicaux)
1. Décision du directeur fixant la liste des activités, des services et des catégories de personnels concernés par les astreintes.
2. Décision du directeur fixant les modalités du recours à la compensation ou à l'indemnisation.
3. Le cas échéant, convention passée avec d'autres établissements (35).
4. Etat liquidatif précisant l'emploi de l'agent, la période d'astreinte, le taux applicable et, le cas échéant, le nombre d'heures d'intervention réalisées pendant la période d'astreinte.
(35) Il s'agit du cas où le service d'astreinte est commun à plusieurs établissements.
220226. Remboursements opérés au titre des avantages en nature
1. Décision du directeur précisant la liste des emplois concernés, la nature des avantages et leurs conditions d'attribution.
2. Décision individuelle d'attribution.
3. Factures acquittées.
220227. Prestations d'action sociale à caractère pécuniaire
1. Décision du directeur ou projet social précisant les conditions d'attribution des prestations.
2. Décision du directeur précisant les bénéficiaires.
3. Le cas échéant, pièces exigées par les décisions visées au 1 et 2.
220228. Indemnisation de jours versés sur le compte épargne temps
Décompte précisant notamment le nombre de jours convertis en indemnité et la liquidation de celle-ci.
220229. Valorisation de jours de compte épargne temps pour la retraite additionnelle de la fonction publique (RAFP)
Etat détaillant la liquidation de l'indemnisation.
221. Rémunérations des personnels religieux et extérieurs à l'établissement
2211. Allocation des avantages en nature et paiement des indemnités au personnel congréganiste
22111. Premier paiement
1. Convention entre le directeur et la congrégation.
2. Décision du directeur fixant l'indemnité forfaitaire de vestiaire et les avantages en nature conformément à la convention.
3. Pièces requises pour paiements ultérieurs.
22112. Paiements ultérieurs
1. Etat mensuel de liquidation.
2. Avenant approuvé dans les mêmes formes que le contrat en cas de révision de l'indemnité.
2212. Rémunération des agents des cultes, aumôniers
22121. Premier paiement
1. Contrat (36).
2. Etat mensuel de liquidation.
(36) Etabli suivant les prescriptions contenues dans la circulaire n° DHOS/P1/2006/538 du 20 décembre 2006 relative aux aumôniers des établissements mentionnés à l'article 2 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière complétée par la circulaire n° DGOS/RH4/2011/356 du 5 septembre 2011 relative à la charte des aumôneries dans les établissements mentionnés à l'article 2 de la loi n° 86-33 du 9 janvier 1986 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique hospitalière.
22122. Paiements ultérieurs
Etat mensuel de liquidation.
2213. Personnels de santé extérieurs à l'établissement
22131. Premier paiement
1. Convention avec chaque professionnel de santé précisant sa position, sa fonction et les modalités de sa rémunération.
2. Décompte visé par le directeur.
22132. Autres paiements
Décompte visé par le directeur.
2214. Stagiaires extérieurs au personnel de l'établissement
22141. Premier paiement
1. Décision du directeur ou convention de stage fixant le montant de l'indemnité ;
2. Pièce requise pour les paiements ultérieurs.
22142. Paiements ultérieurs
Etat mensuel de liquidation.
2215. Indemnités de conseil du comptable public
Décision du directeur arrêtant le montant de l'indemnité de conseil.
2216. Mise à disposition de personnel par une autre collectivité publique
22161. Remboursement des rémunérations
1. Convention de mise à disposition.
2. Etat liquidatif.
22162. Complément de rémunération versé à l'agent mis à disposition
1. Mention dans la convention précisant la nature et le montant du complément.
2. Etat liquidatif.
222. Charges sociales, impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération
Pièces ajoutées pour l'entrée en vigueur du prélèvement à la source au 1er janvier 2019.
2221. Cas général
Décompte indiquant notamment l'assiette, le taux et le montant des charges à payer
ou
Etat de redressement suite à un contrôle (URSSAF, ASSEDIC, taxe sur salaire…)
ou
Pour le remboursement à un agent d'un trop prélevé :
- décision précisant l'objet du remboursement ;
- décompte.
2222. Prélèvement à la source
Décompte global précisant :
- la période de versement ;
- la date d'exigibilité ;
- le montant total des prélèvements effectués au titre de la période ;
- le cas échéant, les montants des régularisations positives et négatives ;
- le montant total des sommes mises en paiement.
223. Indemnisation de la perte d'emploi
2231. Indemnités de licenciement
1. Décision de licenciement ou décision relative à la prise en charge des allocations à des agents involontairement privés d'emploi.
2. Justification de la durée de l'emploi.
3. Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits.
4. Décompte des droits.
2232. Indemnité de rupture conventionnelle
22321. Agents de droit privé
1. Convention de rupture conventionnelle signée par l'autorité ayant le pouvoir de recrutement et l'agent concerné.
2. Notification d'homologation de la direction départementale du Travail, de l'emploi et de la formation professionnelle ou attestation de l'ordonnateur certifiant l'absence de notification dans le délai de 15 jours, conformément au 2ᵉ alinéa de l'article L.1237-14 du code du travail ainsi que la copie du formulaire de demande d'homologation.
22322. Agents de droit public
1. Convention de rupture conventionnelle fixant le montant de l'indemnité de rupture conventionnelle et la date de cessation définitive des fonctions du fonctionnaire concerné ou la date de fin de contrat arrêtée par l'autorité investie du pouvoir de recrutement ou son représentant, signée des deux parties.
2. Décompte déterminant le montant attribué à l'agent bénéficiaire de la rupture, sauf si les éléments liés à la liquidation sont présents dans la convention de rupture.
2233. Rémunération versée dans le cadre d'un congé spécial
22331. Premier paiement
1. Arrêté d'admission en congé spécial précisant la période ainsi que les éléments de la rémunération,
Ou arrêté modifiant les conditions de rémunération fixées initialement dans l'arrêté d'admission.
2. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs.
22332. Paiements ultérieurs
Etat mensuel de liquidation du revenu de remplacement.
2234. Rémunération versée dans le cadre d'un placement en recherche d'affectation
22341. Premier paiement
1. Arrêté de placement en recherche d'affectation, fixant la période ainsi que les éléments de la rémunération ;
2. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs.
22342. Paiements ultérieurs
Etat mensuel de liquidation du revenu de remplacement.
2235. Indemnisation des agents involontairement privés d'emploi
22351. Avance sur indemnisation des agents involontairement privés d'emploi
1. Décision d'ouverture des droits autorisant le versement de l'avance dans l'attente des calculs des droits définitifs.
2. Etat liquidatif du montant de l'avance.
22352. Indemnisation
223521. Premier paiement
1. Décision d'ouverture des droits précisant la durée maximale d'indemnisation.
2. Copie du ou des bulletins de salaire de la période de référence de liquidation des droits.
3. Pièce prévue pour les paiements ultérieurs
223522. Paiements ultérieurs
Etat de liquidation.
2236. Indemnités compensatrices de congés non pris
Décompte certifié, détaillant le nombre de jours de congés dus et non pris du fait de l'administration en raison notamment de la définition, par l'autorité investie du pouvoir de nomination, du calendrier des congés annuels, liquidant l'indemnité compensatrice qui en résulte.
2237. Versement de l'aide à la reprise ou à la création d'entreprise (ARCE) ou Aide différentielle de reclassement (ADR)
Décision du directeur fixant le montant applicable à l'agent.
224. Paiement du capital décès
1. Décision de l'ordonnateur précisant le ou les bénéficiaires du capital décès, ainsi que le montant à verser pour chacun d'eux.
2. Etat de liquidation précisant la répartition du capital décès, le cas échéant.
3. Le cas échéant, certificat de non-imposition si des enfants ou des ascendants sont bénéficiaires.
225. Indemnités et remboursements de frais relatifs aux déplacements et changements de résidence (37)
(37) Cette rubrique ne concerne que le remboursement de frais aux agents. Les frais réglés directement par la collectivité à un prestataire relèvent de la rubrique 4.
2251. Prise en charge des frais de déplacement
22511. Pièces générales
1. Etat de frais visé par le directeur (voir annexe A).
2. - pour les EPS : Décision du directeur fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement ;
ou
- pour les EPSMS : Délibération fixant les taux du remboursement forfaitaire des frais d'hébergement.
22512. Pièces particulières
a) Déplacements temporaires hors la résidence administrative et hors la résidence familiale
Ordre de mission signé du directeur indiquant notamment l'objet du déplacement et le moyen de transport utilisé.
b) Mission permanente, fonctions itinérantes
Ordre de mission (38) permanent indiquant la durée de validité, et le cas échéant, la limite géographique fixée.
c) Intérim. Gérance d'un poste temporairement vacant situé hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale
Décision portant nomination dans les fonctions d'intérimaire.
d) Stages. Déplacements hors de la résidence administrative et hors de la résidence familiale
Ordre de mission ad hoc.
e) Concours ou examen professionnel
Convocation.
f) Déplacements à l'intérieur d'une même commune
Décision du directeur autorisant la prise en charge et indiquant le nom des bénéficiaires.
g) Personnes extérieures à l'administration hospitalière appelées à effectuer des déplacements pour le compte de celle-ci
Décision du directeur.
h) Agents hospitaliers et autres personnes collaborant aux " commissions "
Ordre de mission du directeur.
i) Déplacements à l'étranger
1.
- Pour les EPS : Décision du directeur précisant les conditions de liquidation du déplacement ;
- Pour les ESMS : Délibération précisant les conditions de liquidation du déplacement.
2. Ordre de mission.
(38) L'ordre de mission permanent est à produire une fois par an.
22513. Transport du corps d'un agent décédé au cours d'un déplacement temporaire
1. Demande de remboursement (39).
2. Facture du prestataire ayant procédé au transport visée par le directeur.
3. Ordre de mission ou autre pièce justifiant le déplacement de l'agent décédé.
(39) La demande doit être présentée dans le délai d'un an à compter du décès sous peine de forclusion.
2252. Changement de résidence
1. Ordre de mutation ou décision génératrice de droit.
2. Etat de frais de changement de résidence (voir annexe B).
3. Le cas échéant, demande de remboursement (40).
(40) La signature de l'état de frais vaut demande de remboursement. Toutefois, lorsque l'état de frais est présenté par l'agent intéressé postérieurement au délai d'un an à compter de la date du changement de résidence administrative, une demande présentée antérieurement justifie l'absence de forclusion.
2253. Modalités de prise en charge des indemnités et remboursements de frais
22531. Versement d'avances sur le paiement des indemnités et remboursement de frais
1. Demande de l'agent.
2. Etat liquidatif.
22532. Paiement du solde
Etat de frais avec décompte des avances reçues accompagné des pièces prévues selon le cas aux rubriques 2251 ou 2252.
22533. Avances pour l'achat d'un véhicule nécessaire à l'exécution du service
Décision d'octroi prise par le directeur.
22534. Remboursement des frais de transport domicile-travail
Etat liquidatif.
22535. Congés bonifiés
1. Décision d'octroi du congé bonifié prise par l'autorité compétente.
2. Décompte établi sur le modèle de l'état de frais de déplacement (annexe A).
226. Formation professionnelle
2261. Rémunération des enseignants et des membres de jurys
1. Décision individuelle de nomination dans le cas des membres du jury visant la réglementation applicable pour la rémunération.
2. Décompte des vacations visé par le directeur.
2262. Prise en charge des frais de formation
22621. Indemnisation
1. Décision relative à la prise en charge de frais de formation engagés par l'agent.
2. Décompte ou facture visés par le directeur.
22622. Frais de déplacement
Pièces prévues à la rubrique 225.
227. Frais médicaux
2271. Médecine préventive
1. Convention d'adhésion.
2. Mémoire.
2272. Frais de transport et autres frais médicaux
1. Convocation.
2. Factures ou note d'honoraires.
3. Le cas échéant, décision de l'autorité compétente dans le cas d'une contre-visite ou demande de l'intéressé.
2273. Frais d'hospitalisation du fonctionnaire en activité
1. Certificat médical attestant l'urgence de l'hospitalisation ou sa nécessité, lorsque les soins ont lieu dans un autre établissement que celui employeur.
2. Etat de frais.
2274. Accident du travail
22741. Remboursement de frais médicaux
Pièces justificatives afférentes aux frais médicaux, pharmaceutiques ou ceux entraînés par la situation du malade, à la charge de l'établissement.
22742. Paiement direct de frais médicaux
1. Certificat de prise en charge.
2. Pièces justificatives afférentes aux frais.
2275. Allocation journalière d'accompagnement d'une personne en fin de vie
1. Décision du directeur de versement de l'allocation.
2. Etat liquidatif.
228. Autres frais
2281. Protection fonctionnelle
1. Décision du directeur ou, s'agissant des personnels de direction, du préfet ou du directeur de l'ARS, selon le type d'établissement, autorisant la prise en charge des frais, ou en cas d'indemnisation, fixant son montant.
2. Factures, notes d'honoraires.
2282. Transferts financiers des jours portés sur un compte épargne temps (CET) dans le cadre d'une mutation ou d'un détachement
1. Décision de mutation.
2. Etat liquidatif.
23. Dépenses de personnel des associations syndicales de propriétaires (41)
(41) La (les) pièce(s) justificative(s) prévue(s) par le statut ou les textes spécifiques aux associations régies par des textes particuliers remplace(nt) ou complète(nt), le cas échéant, les pièces visées dans la présente rubrique 23.
230. Rémunération du personnel
2301. Premier paiement
1. Acte d'engagement mentionnant :
- l'identité de l'agent, la date de sa nomination ;
- les modalités de recrutement et les conditions d'emploi (temps complet, incomplet, partiel) ;
- les modalités de la rémunération de l'agent.
2. Le cas échéant, certificat de cessation de paiement.
3. Le cas échéant, règlement intérieur.
4. Pièces exigées pour les paiements ultérieurs.
2302. Paiements ultérieurs
23021. Pièces générales
1. Etat nominatif décompté individuel ou collectif énonçant, le cas échéant, les mentions suivantes pour chaque agent :
- l'indication du temps de travail, le taux horaire ;
- la période ouvrant droit à rémunération et le nombre d'heures effectives ;
- le traitement brut mensuel ;
- chaque prime ou indemnité de manière individualisée ;
- les heures supplémentaires ;
- le montant des rémunérations soumis aux précomptes, les taux applicables et les montants des précomptes ;
- l'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source prévue au 1° du 2 de l'article 204 A du code général des impôts ;
- le traitement net mensuel ;
- la somme nette à payer.
2. Etat récapitulatif global par chapitre et article d'imputation budgétaire.
3. Décision du président portant modification de la situation administrative de l'intéressé entraînant une modification de sa rémunération avec indication de la date d'effet, ou avenant au contrat de recrutement comportant les mêmes énonciations.
23022. Pièces particulières (42) : Primes et accessoires à la rémunération
Décision du président
ou
Mention de la prime ou de l'accessoire dans l'acte d'engagement ou dans le règlement intérieur.
(42) Ces pièces doivent être produites, en tant que de besoin, et à chaque changement des droits de l'agent.
231. Charges sociales, impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération
2311. Cas général
Décompte indiquant notamment l'assiette, le taux et le montant des charges à payer
ou
Etat de redressement suite à un contrôle (URSSAF, ASSEDIC, taxe sur les salaires)
ou
Pour le remboursement à un agent d'un trop prélevé :
- décision précisant l'objet du remboursement ;
- décompte.
2312. Prélèvement à la source
Décompte global précisant :
- la période de versement ;
- la date d'exigibilité ;
- le montant total des prélèvements effectués au titre de la période ;
- le cas échéant, les montants des régularisations positives et négatives ;
- le montant total des sommes mises en paiement.
232. Perte d'emploi
2321. Indemnités de licenciement
1. Décision de licenciement.
2. Justification de la durée de l'emploi.
3. Etat récapitulatif des salaires perçus au cours de la période de référence de liquidation des droits.
4. Décompte des droits.
2322. Indemnité de rupture conventionnelle (agents de droit privé)
1. Convention de rupture conventionnelle.
2. Décision d'homologation de l'autorité administrative ou attestation de l'ordonnateur certifiant l'absence de rejet de la demande d'homologation dans le délai de 15 jours mentionné au 2ᵉ alinéa de l'article L.1237-14 du code du travail.
233. Frais de déplacement
1. Mention du régime de prise en charge dans le règlement intérieur, dans l'acte d'engagement de l'agent ou dans une décision du président.
2. Etat liquidatif et justificatifs prévues par les pièces visées au 1.
234. Rémunérations d'agents d'autres collectivités publiques
2341. Rémunération publique accessoire
a) Premier paiement
1. Décision du président, fixant le principe du recours à un fonctionnaire recruté pour exercer une activité publique accessoire, précisant les modalités de l'indemnité allouée.
2. Le cas échéant, contrat d'engagement (43).
3. Pièce exigée pour les paiements ultérieurs.
b) Paiements ultérieurs
Décompte.
(43) L'arrêté n'est à produire que dans les cas où la délibération n'a pas désigné l'intéressé.
2342. Mise à disposition de personnel par une autre collectivité publique
1. Convention de mise à disposition.
2. Etats liquidatifs.