Au sens du présent arrêté, la dématérialisation des documents et pièces mentionnées à l'article 1er comprend :

- la dématérialisation dite « native », qui consiste à produire ou à recevoir des documents et pièces sous forme de données ou informations numériques permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traitées automatiquement et de manière univoque ;
- la dématérialisation dite « duplicative », qui consiste à reproduire et à transférer des documents et pièces mentionnées à l'article 1er de son support papier initial à un support informatique. Elle procède notamment de la numérisation du support initial et peut comprendre la reconnaissance, totale ou partielle, de ses caractères.

La dématérialisation duplicative des documents et pièces mentionnés à l'article 1er, réalisée dans les conditions définies à l'article 2, est subordonnée à l'autorisation préalable de l'ordonnateur et de l'agent comptable de l'organisme. Les modalités de mise en œuvre de la dématérialisation duplicative sont définies par l'ordonnateur et l'agent comptable, dans les conditions fixées par le directeur général des finances publiques.

Dans le cadre du contrôle juridictionnel des comptes, les documents et pièces mentionnés à l'article 1er qui ont fait l'objet d'une dématérialisation duplicative sont opposables au juge des comptes, comme à l'agent comptable, sans qu'il y ait lieu de présenter le document initial, dès lors qu'ils ont été joints au compte annuel dans les conditions prévues aux articles 21, 52 et 199 du décret du 7 novembre 2012 susvisé ou en réponse au droit de communication exercé par le juge des comptes.

Seuls les documents constitutifs des comptes annuels sont transmis au juge des comptes.

A compter des comptes clos de l'exercice 2016, cette transmission est effectuée sous format dématérialisé via l'infocentre des établissements publics nationaux et des groupements d'intérêt publics nationaux soumis aux règles de la comptabilité publique géré par la direction générale des finances publiques. La durée de conservation sous le silo de stockage ATLAS de la direction générale des finances publiques des documents constitutifs du compte financier est fixée à 15 ans.

Sans préjudice des conditions d'archivage relatives à certaines catégories de documents et de pièces, les documents et les pièces mentionnés à l'article 1 sont conservés au moins jusqu'à l'expiration du délai de mise en jeu de la responsabilité de l'agent comptable prévu par l'article 60 de la loi du 23 février 1963 susvisée.
Ils sont mis à la disposition du juge des comptes et des corps d'audit et de contrôle.