Pour chaque agent concerné par une exposition à un ou des facteurs de risque ou risques listés à l'article 4 du présent arrêté, le responsable hiérarchique désigné à cet effet par le chef d'organisme renseigne le formulaire FEN afin d'établir la FEN individuelle :

- il renseigne la partie administrative ;

- ensuite, en s'appuyant sur le résultat de l'évaluation des risques professionnels mise en place dans l'organisme, il renseigne dans la seconde partie le niveau d'exposition aux facteurs de risques ou risques identifiés auquel l'agent concerné est soumis ainsi que les mesures de prévention organisationnelles, collectives et individuelles mises en œuvre ;

- pour les agents cancérogènes, mutagènes et toxiques pour la reproduction (CMR), la FEN individuelle doit faire état des substances auxquelles l'agent est susceptible d'être exposé ainsi que, lorsqu'elles sont connues, des informations sur la nature, la durée et le degré de son exposition.

Le responsable hiérarchique désigné à cet effet peut dans ce cadre demander conseil notamment au chargé de prévention des risques professionnels ou à un préventeur de son organisme.

La FEN individuelle de l'agent est mise à jour :

- en cas d'évolution des règles relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail impactant le suivi de l'exposition de l'agent concerné ;
- lors de chaque modification de l'activité exercée par l'agent, de son poste de travail ou de son environnement de travail ;
- a minima cinq ans après son élaboration initiale ou sa dernière mise à jour.

Le responsable hiérarchique visé à l'article 7 qui a renseigné la FEN individuelle la présente à l'agent pour signature. Ce dernier atteste ainsi qu'il a pris connaissance des facteurs de risques ou risques auxquels il est soumis et des mesures de protection associées.
La FEN individuelle de l'agent est ensuite transmise au chef d'organisme, ou à son (ses) délégataire(s), pour signature.
L'élaboration de la FEN individuelle peut être mise en œuvre selon une procédure dématérialisée.
Dans l'éventualité d'un désaccord de l'agent sur la nature ou le niveau des facteurs de risques ou risques mentionnés dans sa FEN individuelle, ce dernier peut porter ses observations sur sa FEN individuelle. Il appartient alors au chef d'organisme de statuer, en lien avec le médecin en charge de la médecine de prévention, le chargé de prévention des risques professionnels et le cas échéant tout fonctionnel de la prévention dont l'expertise est nécessaire.

Le chef d'organisme remet un exemplaire de la FEN individuelle signée à l'agent concerné, un exemplaire est adressé au service de médecine de prévention chargé du suivi médical de l'agent qui en archive une copie dans son dossier médical et l'original de cette FEN individuelle est versé au dossier administratif de l'agent au titre des informations à détenir au point I (14°) de l'annexe du décret du 18 juin 2015 susvisé.
Le chef d'organisme conserve un exemplaire des FEN individuelles des agents concernés relevant de son autorité durant tout le temps de leur affectation au sein de l'organisme.