ANNEXE
RÈGLEMENT INTÉRIEUR DU COMITÉ SOCIAL D'ADMINISTRATION ET DES FORMATIONS SPÉCIALISÉES DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DE LA SÉCURITÉ EXTÉRIEURE

Le présent règlement intérieur a pour objet de fixer, dans le cadre des textes juridiques en vigueur, les conditions de fonctionnement du comité social d'administration, de sa formation spécialisée en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail et des formations spécialisées de sites qui lui sont rattachées.

I. - Dispositions générales

I. - Le comité social d'administration tient au moins deux réunions par an sur convocation de son président, soit à son initiative, soit à la demande écrite de la moitié au moins des représentants du personnel titulaires du comité.
Dans ce dernier cas, la demande précise la ou les questions à inscrire à l'ordre du jour. Dans la mesure du possible, elle est transmise par un écrit unique. Le comité se réunit dans le délai maximal de deux mois à compter de la date de réception par l'administration des demandes émanant de la moitié au moins des représentants du personnel.
II. - Afin de permettre la mise en œuvre de l'ensemble des attributions en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail, la formation spécialisée tient au moins deux réunions par an.
Lorsque la réunion de la formation spécialisée fait suite à un accident ayant entrainé ou ayant pu entrainer des conséquences graves en application de l'article 16 de l'arrêté du 24 juin 2024 susvisé, elle est organisée dans les plus brefs délais. En présence d'un danger grave et imminent et en cas de divergence entre le chef de service et le représentant du personnel sur la réalité du danger ou les mesures pour y remédier, elle se tient dans les vingt-quatre heures en application de l'article 13 du décret du 29 mars 2012 susvisé (1). Dans ce dernier cas, le président en informe l'agent mentionné à l'article 4 du décret du 29 mars 2012 susvisé, compétent pour la direction générale de la sécurité extérieure, en lui précisant qu'il peut y assister.
Un calendrier prévisionnel annuel peut être élaboré pour programmer les visites de sites prévues à l'article 15 de l'arrêté du 24 juin 2024 susvisé.

II. - Convocation à la réunion du comité et de la formation spécialisée

I. - Le président du comité convoque les représentants du personnel titulaires.
La convocation leur est adressée, accompagnée de l'ordre du jour et des documents qui s'y rapportent par voie électronique, quinze jours au moins avant la date de la réunion. En cas d'urgence, ce délai peut être ramené à huit jours. Des garanties techniques doivent assurer l'origine et l'intégrité de la convocation et sa réception par les personnes concernées.
Les représentants du personnel suppléants sont informés dans les mêmes conditions et l'ensemble des documents leur est transmis.
Tout représentant du personnel titulaire qui ne peut pas répondre à la convocation doit en informer ou en faire informer immédiatement le président du comité. Le représentant du personnel titulaire empêché indique, au président, le représentant du personnel suppléant qui assiste avec voix délibérative à la séance.
II. - Le président de la formation spécialisée convoque les représentants du personnel titulaires.
La convocation leur est adressée, accompagnée de l'ordre du jour et des documents qui s'y rapportent par voie électronique, quinze jours au moins avant la date de la réunion. En cas d'urgence, ce délai peut être ramené à huit jours. Des garanties techniques doivent assurer l'origine et l'intégrité de la convocation et sa réception par les personnes concernées.
Les représentants du personnel suppléants sont informés dans les mêmes conditions et l'ensemble des documents leur est transmis.
Tout représentant du personnel titulaire qui ne peut pas répondre à la convocation doit en informer ou en faire informer immédiatement le président de la formation spécialisée. Le représentant du personnel titulaire empêché indique, au président, le représentant du personnel suppléant qui assiste avec voix délibérative à la séance.

I. - Pour le comité ou la formation spécialisée, le président peut, à son initiative ou à la demande des représentants du personnel, convoquer les experts mentionnés à l'article 20 du décret du 3 avril 2015 susvisé et à l'article 23 de l'arrêté du 24 juin 2024 susvisé, afin qu'ils soient entendus sur un point inscrit à l'ordre du jour.
II. - Les experts sont convoqués quarante-huit heures au moins avant la tenue de la réunion. Toutefois, ce délai peut être plus bref dans le cas où la réunion est motivée par l'urgence.
III. - Les experts mentionnés à l'alinéa précédent ne peuvent assister qu'à la partie des débats, à l'exclusion du vote, relative aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée et ne peuvent prendre la parole que sur invitation du président.

I. - Lorsqu'il est fait application du deuxième alinéa de l'article 19-1 du décret du 3 avril 2015 susvisé, le président du comité convoque aux réunions le médecin du travail et, le cas échéant, l'agent mentionné à l'article 10 du décret du 29 mars 2012 susvisé. Il informe également l'agent mentionné à l'article 4 du décret du 29 mars 2012 susvisé, compétent pour la direction générale de la sécurité extérieure, de la tenue de la réunion. Le président leur transmet l'ordre du jour de la réunion et l'ensemble des documents qui s'y rapportent.
Le président du comité, de sa propre initiative ou à la demande de la majorité des représentants du personnel, peut demander à ce que le médecin du travail et les agents mentionnés aux articles 4 et 10 du décret du 29 mars 2012 susvisé, soient entendus sur les points mentionnés à l'article 15-3 du décret du 3 avril 2015 susvisé et au 8° du I de l'article 19 du même décret.
II. - Le président de la formation spécialisée convoque aux réunions le médecin du travail et l'agent mentionné à l'article 10 du décret du 29 mars 2012 susvisé. Il informe également l'agent mentionné à l'article 4 du décret du 29 mars 2012 susvisé, de l'organisation de la réunion.
III. - Le président leur transmet l'ordre du jour de la réunion et l'ensemble des documents qui s'y rapportent.

I. - Dans le respect des dispositions des articles 15-3, 15-5, 29-1, 51-1, du I de l'article 19 et des deux premiers alinéas de l'article 19-1 du décret du 3 avril 2015 susvisé, l'ordre du jour de chaque réunion du comité est arrêté par le président. L'ordre du jour précise les points soumis au vote.
La convocation et l'ordre du jour sont adressés par voie électronique aux membres du comité au moins quinze jours avant la séance. S'ils ne peuvent être transmis en même temps que la convocation et l'ordre du jour, les documents se rapportant à l'ordre du jour doivent être adressés aux membres du comité au plus tard huit jours avant la séance. Toutefois, ce délai peut être plus bref en cas d'urgence, comme précisé à l'article 3 du présent règlement intérieur. En cas de dysfonctionnement électronique, ces documents peuvent être transmis par tout moyen.
A l'ordre du jour, sont adjointes toutes questions relevant de la compétence du comité en application des articles 15-3, 15-5, 29-1, 51-1 et du I de l'article 19 et du deuxième alinéa de l'article 19-1 du décret du 3 avril 2015 susvisé, dont l'examen est demandé par écrit au président du comité par la moitié au moins des représentants du personnel titulaires, au moins cinq jours avant la date de la réunion. Ces questions sont alors transmises par son président à tous les membres du comité au moins quarante-huit heures avant la date de la réunion.
II. - Dans le respect des dispositions du II de l'article 19 et des deux derniers alinéas de l'article 19-1 du décret du 3 avril 2015 susvisé, de l'article 13 du décret du 29 mars 2012 susvisé ainsi que des articles 11 à 17 de l'arrêté du 24 juin 2024 susvisé, l'ordre du jour de chaque réunion de la formation spécialisée est arrêté par le président, après consultation du secrétaire de la formation, lequel est désigné selon les modalités prévues à l'article 10 du présent règlement intérieur. Le secrétaire peut proposer l'ajout de points à l'ordre du jour, après échanges avec les autres représentants du personnel.
La convocation et l'ordre du jour sont adressés par voie électronique aux membres de la formation spécialisée au moins quinze jours avant la séance. S'ils ne peuvent être transmis en même temps que la convocation et l'ordre du jour, les documents se rapportant à l'ordre du jour doivent être adressés aux membres de la formation spécialisée au plus tard huit jours avant la séance. Toutefois, ce délai peut être plus bref en cas d'urgence, comme précisé à l'article 3 du présent règlement intérieur. En cas de dysfonctionnement électronique, ces documents peuvent être transmis par tout moyen.
Les observations et suggestions relatives à la prévention des risques professionnels et à l'amélioration des conditions de travail, consignées sur le registre de santé et de sécurité au travail, font l'objet d'un point fixé à l'ordre du jour de chaque formation spécialisée.

III. - Déroulement des réunions du comité et de la formation spécialisée

Après avoir vérifié que le quorum est réuni, le président du comité et le président de la formation spécialisée ouvrent la réunion. Ils rappellent les points inscrits à l'ordre du jour et ceux d'entre eux qui seront soumis au vote.
Le président du comité ou de la formation spécialisée peut, de sa propre initiative ou à la demande de la majorité des représentants du personnel présents ayant voix délibérative, décider en début de séance d'examiner les points dans un ordre différent de celui fixé par l'ordre du jour.

Si les conditions de quorum exigées par l'article 22 du décret du 3 avril 2015 susvisé et de l'article 24 de l'arrêté du 24 juin 2024 susvisé, ne sont pas remplies, une nouvelle convocation à une réunion est envoyée au plus tard dans un délai de huit jours aux membres du comité ou de la formation spécialisée. Ce délai doit être minoré dans les hypothèses d'urgence mentionnées à l'article 2 du présent règlement intérieur.
Le comité et la formation spécialisée siègent alors quel que soit le nombre de représentants du personnel présents.

Le président du comité et le président de la formation spécialisée sont chargés de veiller à l'application des dispositions réglementaires auxquelles sont soumises les délibérations ainsi qu'à l'application du présent règlement intérieur. D'une façon plus générale, ils dirigent les débats, font procéder au vote et sont chargés d'assurer la bonne tenue et la discipline des réunions.

I. - Le secrétariat de séance du comité est assuré par un agent du bureau des affaires juridiques et du dialogue social, désigné à cet effet. Ce dernier assiste à ses réunions.
II. - Le secrétaire de la formation spécialisée du comité est désigné par les représentants du personnel qui la composent parmi les membres titulaires, pour la durée de la mandature. En cas d'empêchement, il désigne son représentant parmi les représentants du personnel de la formation spécialisée. Lorsqu'il se trouve dans l'impossibilité d'exercer ses fonctions, il est remplacé pour la durée de son mandat restant à courir, par une personne désignée dans les mêmes conditions que pour sa désignation.
Le secrétaire contribue au bon fonctionnement de la formation spécialisée. Il est l'interlocuteur de l'administration et effectue une veille entre les réunions de la formation spécialisée. Il transmet aux autres représentants du personnel les informations qui lui sont communiquées par l'administration, il aide à la collecte d'informations et à leur transmission.
Le secrétariat de séance de la formation spécialisée est assuré par un agent de la mission d'accompagnement du personnel, désigné à cet effet.

Les experts mentionnés à l'article 20 du décret du 3 avril 2015 susvisé et à l'article 23 de l'arrêté du 24 juin 2024 susvisé convoqués par le président du comité ou par le président de la formation spécialisée n'ont pas voix délibérative.

Les représentants du personnel suppléants peuvent assister aux réunions du comité ou de la formation spécialisée dont ils sont membres, conformément aux dispositions des articles 20 du décret du 3 avril 2015 susvisé et de l'article 18 de l'arrêté du 24 juin 2024 susvisé. Ils sont informés par le président de la tenue de chaque réunion.
L'information des représentants du personnel suppléants comporte l'indication de la date, de l'heure, du lieu et de l'ordre du jour de la réunion, ainsi que la transmission de tous les documents communiqués aux représentants du personnel titulaires convoqués pour siéger avec voix délibérative.
L'information et la transmission des documents s'effectuent par voie électronique. En cas de dysfonctionnement électronique, elle peut s'effectuer par tout moyen.

Le médecin du travail ainsi que les agents mentionnés aux articles 4 et 10 du décret du 29 mars 2012 susvisé, qui ont été convoqués en application de l'article 5 du présent règlement intérieur, participent aux débats mais ne prennent pas part aux votes.

Les documents complémentaires utiles à l'information du comité et de la formation spécialisée, autres que ceux transmis avec la convocation, peuvent être lus ou distribués pendant la réunion à la demande du président ou d'au moins un des représentants du personnel ayant voix délibérative, avec l'accord du président.

Seuls les représentants du personnel titulaires participent aux votes. Les représentants du personnel suppléants n'ont voix délibérative qu'en l'absence des titulaires qu'ils remplacent.
La question ou le projet de texte soumis au vote est celle ou celui figurant à l'ordre du jour, éventuellement modifié suite aux propositions faites par le comité ou la formation spécialisée et acceptées par leur président.
En toute matière, il ne peut être procédé à un vote avant que chaque membre présent ayant voix délibérative, ait été invité à prendre la parole.
S'il est procédé à un vote, celui-ci a lieu à main levée. Un représentant titulaire qui quitte la séance, et qui ne peut être remplacé par un suppléant, peut donner délégation à un autre membre du comité pour voter en son nom.

L'avis du comité ou de la formation spécialisée est favorable ou défavorable lorsque la majorité des membres présents votant en leur nom et le cas échéant, au nom du membre titulaire absent dont ils ont reçu délégation, s'est prononcée en ce sens. Les abstentions sont admises. A défaut de majorité, l'avis est réputé avoir été donné ou la proposition formulée.
L'abstention ne peut être décomptée ni comme un vote favorable ni comme un vote défavorable.
Si un membre présent ayant voix délibérative choisit de ne pas participer au vote, ce choix est assimilé à une abstention.

En cas de vote unanime défavorable des représentants du personnel présents ayant voix délibérative du comité sur un projet de texte prévu à l'article 19 du décret du 3 avril 2015 susvisé, ce projet fait l'objet d'un réexamen et une nouvelle délibération est organisée dans un délai qui ne peut être inférieur à huit jours et excéder trente jours.
La nouvelle convocation doit être adressée dans un délai de huit jours au moins à compter de la première délibération. Avec cette convocation, est adressé le texte soumis au vote de la première délibération. Durant le délai de réflexion compris entre la première et la seconde délibération, l'administration fait connaître les modifications éventuelles proposées au projet de texte aux représentants du personnel quarante-huit heures au moins avant la réunion au cours de laquelle aura lieu la seconde délibération. Toutefois, des modifications éventuelles peuvent également être présentées en séance.

Le président du comité ou de la formation spécialisée peut décider, à son initiative ou à la demande d'un membre ayant voix délibérative, une suspension de séance. Il prononce, le cas échéant, la clôture de la réunion après épuisement de l'ordre du jour.

Les secrétaires de séance mentionnés à l'article 10 du présent règlement établissent le procès-verbal des réunions du comité et des formations spécialisées.
Pour chaque point inscrit à l'ordre du jour, ce document comprend le compte-rendu des débats et, le cas échant, la répartition du vote, à l'exclusion de toute indication nominative.
Pour les formations spécialisées, une fiche annexée au procès-verbal relate les échanges et débats relatifs aux questions faisant l'objet d'un vote des représentants du personnel.
Le procès-verbal de la réunion du comité est signé par le président après accord d'une majorité simple des représentants du personnel. Le procès-verbal de la réunion de la formation spécialisée est signé par le président et contresigné par le secrétaire de la formation spécialisée. Ce document est transmis, dans un délai d'un mois, à chacun des membres titulaires et suppléants de la formation spécialisée.
L'approbation du procès-verbal de la réunion constitue le premier point de l'ordre du jour de la réunion suivante.

L'administration porte à la connaissance des agents en fonction, par tout moyen approprié, les projets élaborés et les avis émis par le comité et la formation spécialisée.
Dans un délai de deux mois après chaque réunion, le président de la formation spécialisée adresse, par écrit, aux membres de la formation spécialisée le relevé des suites apportées à leurs propositions et avis.
Lors de chacune de leurs réunions, le comité et la formation spécialisée procèdent à l'examen des suites qui ont été apportées aux questions traitées et aux avis émis par l'instance lors de ses précédentes réunions.

Les représentants titulaires et suppléants au comité ou à la formation spécialisée peuvent participer aux groupes de travail convoqués par l'administration et portant sur des sujets relevant de la compétence du comité ou de la formation spécialisée.

A la suite de l'intervention de l'un des agents mentionnés à l'article 4 du décret du 29 mars 2012 susvisé, la formation spécialisée reçoit communication du rapport en résultant, de la réponse faite par l'autorité administrative compétente, ainsi que, le cas échéant, de la réponse faite par l'autorité ministérielle.
La formation spécialisée est également tenue informée des refus motivés de l'administration des propositions formulées par le médecin du travail en application du 4° de l'article 44 du décret du 29 mars 2012 susvisé.

Toutes facilités doivent être données aux membres titulaires et suppléants du comité et des formations spécialisées pour exercer leurs fonctions.
Une autorisation spéciale d'absence leur est accordée dans les conditions prévues à l'article 28 du décret du 3 avril 2015 susvisé et l'article 29 de l'arrêté du 24 juin 2024 susvisé.

IV. - Dispositions particulières à la réunion à distance du comité et de la formation spécialisée

En cas d'urgence ou de circonstances particulières, et dans ce dernier cas sauf opposition de la majorité des membres représentants du personnel, le président du comité et de la formation spécialisée peuvent décider qu'une séance sera organisée par conférence audiovisuelle ou à défaut, téléphonique, sous réserve que le président soit techniquement en mesure de veiller, tout au long de la séance, au respect des règles posées en début de celles-ci, afin que :

- n'assistent que les personnes habilitées à l'être. Le dispositif doit permettre notamment l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ;
- chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats et aux votes.

En cas d'impossibilité de tenir des réunions selon les modalités fixées à l'article précédent, lorsque l'instance doit être consultée, pour le comité ou la formation spécialisée, le président peut décider qu'une réunion sera organisée par tout procédé assurant l'échanges d'écrits transmis par voie électronique.
Les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l'ensemble des autres membres participants ou leur sont accessibles, de façon à ce qu'ils puissent y répondre dans le délai prévu pour la réunion afin d'assurer la participation des représentants du personnel.

Les modalités de réunion, d'enregistrement et de conservation des débats et échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par le comité ou la formation spécialisée sont précisées par l'instance, en premier point de l'ordre du jour de la réunion. Un compte-rendu écrit détaille les règles déterminées applicables pour la tenue de la réunion.

V. - Dispositions finales

Toute modification du règlement intérieur doit faire l'objet d'un examen dans les mêmes formes que celles requises pour son adoption.

(1) Auquel l'article 1er de l'arrêté du 24 juin 2024 susvisé renvoie.