Adoption des délibérations du conseil d'administration

Les votes ont lieu à main levée. Toutefois, les votes ont lieu à bulletin secret pour toutes les nominations individuelles, et pour toutes les autres délibérations, sur décision du président ou à la demande d'un administrateur. Les votes blancs, nuls et les abstentions sont inscrits comme tels au procès-verbal de séance. Ils ne sont pas comptabilisés dans les suffrages exprimés.

Utilisation de la conférence téléphonique et audiovisuelle

Les délibérations peuvent être prises au moyen de conférences téléphoniques ou audiovisuelles, totales ou partielles, hors délibérations à bulletin secret. Afin de permettre l'identification des participants l'image, la voix et le nom associé au compte du logiciel de conférence utilisé devront correspondre au participant. La confidentialité des débats devra être garantie par l'utilisation d'une connexion sécurisée.

Utilisation du vote électronique

Les délibérations nécessitant le respect du secret du vote peuvent être prises par voie électronique au moyen d'un dispositif permettant un dialogue en direct par messagerie. Les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l'ensemble des autres membres participants ou leurs sont accessibles, de façon qu'ils puissent y répondre pendant les débats, afin d'assurer le caractère collégial de la séance. La validité des délibérations organisées selon ces modalités est subordonnée :

- à la mise en œuvre d'un dispositif permettant l'identification certaine des participants ;
- au respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers, à l'utilisation exclusive de ce vecteur de délibération, y-compris pour les administrateurs présents.

Notification

A l'issue de chaque séance du conseil d'administration, le secrétariat administratif rédige un procès-verbal des délibérations. Ce procès-verbal est signé par le président.
Il est adressé aux commissaires du gouvernement et aux membres du conseil de tutelle par courriel accompagné d'une demande d'accusé de réception.

Entrée en application des délibérations

Hors le cas d'exécution immédiate à la suite d'une approbation expresse, les délibérations du conseil d'administration deviennent exécutoires en l'absence d'opposition par le ministre chargé de la sécurité sociale ou par le ministre chargé du budget, dans un délai d'un mois à compter de la date de réception du procès-verbal par ces deux ministères, l'accusé de réception des courriels faisant foi, ou avant l'expiration de ce délai si les délibérations ont fait l'objet d'une approbation explicite. Les ministres chargés de la sécurité sociale et du budget peuvent demander par écrit des informations ou des documents complémentaires relatifs aux délibérations du conseil d'administration. Le délai d'un mois est alors suspendu jusqu'à production de ces informations ou documents par courrier en recommandé avec accusé de réception ou courriel avec avis de réception.

Notification des oppositions

Les oppositions sont notifiées, par écrit, au président du conseil d'administration par le ministre chargé de la sécurité sociale ou par le ministre chargé du budget, dans les délais précisés à l'article 41 du présent règlement intérieur. Une copie est adressée simultanément dans les mêmes conditions au secrétariat administratif du conseil d'administration.
Le président informe les membres du conseil d'administration, sans délai et par voie électronique, des oppositions formulées par le ministre chargé de la sécurité sociale ou par le ministre chargé du budget.

Publicité des procès-verbaux des délibérations

Les procès-verbaux des délibérations du conseil d'administration approuvés ainsi que tout document administratif détenu par l'Institution peuvent être communiqués et publiés par le secrétariat administratif dans les conditions prévues à la section 1 du chapitre 1er du titre 1er du livre III du code des relations entre le public et l'administration