Etablissement de la notice individuelle.
6.1. Les renseignements fournis par les Français recensés, ou leur représentant légal, sont portés en leur présence, par le maire, sur une notice individuelle (imprimé n° 106*/01) à laquelle sont jointes les pièces éventuellement fournies par les intéressés. Le maire doit porter avec précision les renseignements devant figurer sur cette notice individuelle.
6.2. Les noms et prénoms des recensés et ceux des parents sont reproduits avec la même orthographe et dans le même ordre que sur les pièces présentées. Le nom d'usage, tel le nom de l'époux, peut être mentionné sur la notice individuelle sous réserve que l'intéressé(e) produise les documents administratifs justifiant de son droit à user du nom revendiqué.
6.3. Pour les pupilles de l'Etat, le lieu réel de naissance et la filiation ne sont pas portés sur les notices individuelles (imprimé n° 106*/01). Toutefois sont indiqués aux rubriques :
- « état civil », la date et le lieu de naissance figurant sur l'acte provisoire ;
- « situation de famille », le préfet dont le jeune homme ou la jeune fille est pupille ;
- « résidence du recensé », le nom et le domicile de la personne chez qui le (ou la) pupille de l'Etat a été placé(e) par l'autorité administrative compétente.
6.4. Pour les Français détenus et non recensés, la régularisation du recensement est effectuée par l'intermédiaire du greffe de l'établissement pénitentiaire. A cet effet, le greffe fait remplir une notice individuelle (imprimé n° 106*/01) à la personne détenue et l'envoie à la mairie de son domicile accompagnée des photocopies des pièces énumérées à l'article 5.
6.5. La notice individuelle doit être signée par le déclarant.

Attestation de recensement.
Le maire remet à toute personne recensée volontairement, ou à son représentant légal, une attestation de recensement (imprimé n° 106*/02).

Information générale des administrés.
8.1. Le maire informe chaque administré effectuant la démarche du recensement, ou son représentant légal :
- de l'obligation de participer à la journée d'appel de préparation à la défense conformément à l'article L. 111-2 du code du service national ;
- des conséquences qui découleraient de la non participation à cette journée avant l'âge de vingt-cinq ans : toute personne recensée doit être en règle avec cette obligation pour être autorisée à s'inscrire aux examens et concours soumis au contrôle de l'autorité publique conformément à l'article L. 114-6 du code du service national ;
- de l'obligation de faire connaître jusqu'à vingt-cinq ans à l'organisme du service national dont il relève tout changement de domicile ou de résidence d'une durée supérieure à quatre mois ainsi que tout changement relatif à sa situation familiale et professionnelle conformément à l'article R.* 111-6 du code du service national.
8.2. Il remet une brochure d'information sur le service national.

Information particulière sur l'application des conventions internationales.
9.1. Certains jeunes gens possèdent à la fois la nationalité française et la nationalité d'un autre pays. Ils sont alors binationaux (ou doubles nationaux). Le maire doit informer tout binational de l'existence des conventions internationales chaque fois que le pays de la deuxième nationalité est signataire d'une convention (annexe III). Il l'invite à prendre contact avec l'organisme du service national territorialement compétent pour son éventuelle application.
9.2. Les conventions internationales concernent uniquement les garçons. Elles fixent les modalités d'exécution des obligations du service national des jeunes binationaux. L'objectif est qu'une personne en règle vis-à-vis de ses obligations dans l'un des pays le soit également à l'égard de l'autre pays lorsqu'elle accomplit les formalités prévues par la convention.
9.3. En application des conventions internationales citées à l'alinéa précédent, resteront du ressort du préfet certaines formalités liées aux obligations militaires des jeunes binationaux. Ces obligations concernent notamment :
- la réception et l'établissement des déclarations d'option des jeunes Franco-Algériens et Franco-Suisses ;
- l'établissement des certificats de position modèle B des jeunes Franco-Israéliens ;
- l'établissement des certificats de résidence des jeunes Franco-Suisses.
La délivrance des certificats et attestations de position ou de situation relève du domaine de compétence de la direction du service national.

Demande d'exemption.
10.1. Les Français déclarés grands infirmes au sens de l'article 169 du code de la famille et de l'aide sociale peuvent demander une exemption de participation à la journée d'appel de préparation à la défense conformément à l'article R.* 112-6 du code du service national. Ils fournissent une photocopie de leur carte d'invalidité à 80 % minimum, prévue à l'article 173 du code de la famille et de l'aide sociale. Le maire joint cette photocopie à la notice individuelle (imprimé n° 106*/01).
10.2. Peuvent également demander une exemption les Français atteints d'un handicap ou d'une maladie invalidante les rendant définitivement inaptes à participer à la journée d'appel de préparation à la défense conformément à l'article R.* 112-6 du code du service national. Le maire coche la case prévue à cet effet sur la notice individuelle (imprimé n° 106*/01). Les documents médicaux seront réclamés ultérieurement par l'organisme du service national territorialement compétent, pour étude de la demande d'exemption par un médecin agréé auprès du ministre de la défense.
10.3. Le maire ne statue pas sur la recevabilité des demandes d'exemption.
10.4. Les demandes d'exemption motivées par des faits survenus postérieurement au recensement sont directement adressées, par la personne recensée, à l'organisme du service national dont elle relève.

Etablissement et exploitation de l'avis de recensement.
11.1. Afin d'éviter que des Français ne soient recensés à deux endroits différents, le maire de la commune de recensement (qui est en principe la commune de résidence), lorsqu'il reçoit la déclaration d'une personne qui n'est pas née dans sa commune, renseigne l'avis de recensement (imprimé n° 106*/03) et l'adresse au maire de la commune de naissance.
Pour les jeunes gens nés ou reconnus au cours d'un voyage maritime conformément aux articles 3 et 7 du décret n° 65-422 du 1er juin 1965, l'avis de recensement est transmis au maire de la ville de Nantes.
Pour les jeunes gens nés à l'étranger et recensés en France, le maire n'établit plus d'avis de recensement (imprimé n° 106*/03).
11.2. Après exploitation de l'avis de recensement (imprimé n° 106*/03), le maire de la commune de naissance renseigne le récépissé et l'adresse en retour à l'expéditeur.

Les non recensés.
12.1. Le maire de la commune de naissance établit une notice individuelle (imprimé n° 106*/01) au vu des informations portées sur les registres de l'état civil pour :
1° Les Français qui ne se sont pas présentés avant leur dix-huitième anniversaire et pour lesquels il n'a pas reçu d'avis de recensement ;
2° Les Français âgés de dix-neuf ans et un mois, qui n'ont pas répudié ou décliné la nationalité française en vertu des articles 19-3, 19-4, 21-7 et 21-8 du code civil et de l'article L. 113-3 du code du service national, qui ne se sont pas présentés pour participer aux opérations de recensement et pour lesquels il n'a pas reçu d'avis de recensement.
12.2. Le maire du domicile établit une notice individuelle (imprimé n° 106*/01) au vu des informations portées sur le décret de naturalisation ou de réintégration de la nationalité française pour les personnes ayant acquis la nationalité française entre dix-huit et vingt-cinq ans et n'ayant pas effectué la démarche du recensement dans le délai légal conformément à l'article 3 de la présente instruction.
12.3. Ils sont inscrits sur la liste des non recensés (imprimé n° 106*/05).
12.4. Si une personne déjà recensée est portée par erreur sur la liste des non recensés (imprimé n° 106*/05), l'organisme du service national territorialement compétent retourne la notice individuelle à la mairie et raye la personne de la liste.

Période d'établissement des listes.
Le maire établit la liste de recensement (imprimé n° 106*/04), et la liste des non recensés (imprimé n° 106*/05) en double exemplaire, à partir du onzième jour des mois d'avril, de juillet, d'octobre et de janvier. Les dix premiers jours de ces mois sont réservés à l'exploitation des récépissés des avis de recensement (imprimé n° 106*/03).
Des feuillets intercalaires (imprimés n° 106*/04 A et n° 106*/05 A) peuvent y être respectivement insérés.

Etablissement des listes.
14.1. Liste de recensement.
Cette liste mentionne d'abord tous les Français qui se sont présentés en dehors des délais précisés aux articles 3.2 à 3.4 ci-dessus, puis ceux qui se sont fait recenser dans les délais légaux.
Elle comprend les personnes ayant participé volontairement aux opérations de recensement au cours du trimestre précédent.
14.2. Liste des non recensés.
Cette liste comprend :
1° Les Français relevant du 1° de l'article 12.1 ci-dessus :
- la liste d'avril comprend les personnes non recensées ayant atteint l'âge de dix-huit ans au cours des mois de janvier, février et mars précédents ;
- la liste de juillet comprend les personnes non recensées ayant atteint l'âge de dix-huit ans au cours des mois d'avril, mai et juin précédents ;
- la liste d'octobre comprend les personnes non recensées ayant atteint l'âge de dix-huit ans au cours des mois de juillet, août et septembre précédents ;
- la liste de janvier comprend les personnes non recensées ayant atteint l'âge de dix-huit ans au cours des mois d'octobre, novembre et décembre précédents ;
2° Les Français relevant du 2° de l'article 12.1 ci-dessus :
- la liste d'avril comprend les personnes non recensées ayant atteint l'âge de dix-neuf ans au cours des mois de décembre, janvier et février précédents ;
- la liste de juillet comprend les personnes non recensées ayant atteint l'âge de dix-neuf ans au cours des mois de mars, avril et mai précédents ;
- la liste d'octobre comprend les personnes non recensées ayant atteint l'âge de dix-neuf ans au cours des mois de juin, juillet et août précédents ;
- la liste de janvier comprend les personnes non recensées ayant atteint l'âge de dix-neuf ans au cours des mois de septembre, octobre et novembre précédents ;
3° Les Français relevant de l'article 12.2 ci-dessus.
14.3. Renseignements à porter sur les listes.
Dans les agglomérations importantes comportant des arrondissements, le maire peut fractionner les listes en autant de fascicules que la ville compte d'arrondissements, ceux-ci étant considérés comme des communes au sens de la présente instruction.
Les Français sont, sur chacune des deux listes (imprimés n° 106*/04 et n° 106*/05), portés dans l'ordre croissant des dates de naissance et, pour une même date, dans l'ordre alphabétique des noms puis des prénoms. Il est donné à chacun des recensés et des non recensés un numéro d'ordre, selon une série unique trimestrielle pour l'ensemble de la liste, ou du fascicule si la liste comporte plusieurs fascicules.
Toutefois, les mairies qui rencontrent des difficultés pour appliquer ce principe sont autorisées à classer les administrés dans un ordre différent (l'ordre de présentation des intéressés par exemple).
Pour les Français recensés par régularisation (cf. art. 3.4), le maire coche la case correspondante dans la colonne « Observations » de la liste des recensés (imprimé n° 106*/04).
Pour les personnes non recensées, le maire mentionne la dernière adresse connue des parents, relevée sur les registres des actes de l'état civil.

Clôture des opérations de recensement.
15.1. Le maire arrête trimestriellement la liste de recensement (imprimé n° 106*/04) et la liste des non recensés (imprimé n° 106*/05) les 30 avril, 31 juillet, 31 octobre et 31 janvier. Il les authentifie en apposant sa signature et :
- adresse aussitôt un des deux exemplaires de la liste de recensement (imprimé n° 106*/04) et de la liste des non recensés (imprimé n° 106*/05) à l'organisme du service national territorialement compétent ;
- joint à chaque liste les notices individuelles correspondantes (imprimé n° 106*/01) classées dans l'ordre des inscriptions, accompagnées, le cas échéant, des documents prévus à l'article 10 ;
- archive l'autre exemplaire des listes pendant cinq années civiles et le détruit à l'issue de cette période.
15.2. Le maire de la commune où aucune déclaration de recensement n'a été enregistrée porte cette information à la connaissance du directeur de l'organisme du service national territorialement compétent au moyen d'une liste de recensement (imprimé n° 106*/04) portant la mention « Néant » sur la dernière page.
Le cas échéant, il applique cette même disposition pour les non recensés en utilisant la liste prévue à cet effet (imprimé n° 106*/05).
Ces états « Néant » doivent être systématiquement établis à l'issue de chaque période de recensement. Ainsi, les organismes du service national sont assurés d'avoir connaissance de l'intégralité des données du recensement pour l'ensemble des communes.

Suites éventuelles des opérations de recensement.
16.1. Les attributions du maire en matière de recensement sont exercées au nom de l'Etat. A cet égard, les dispositions des articles L. 2122-27 (1°) et L. 2122-34 du code général des collectivités territoriales s'appliquent.
16.2. En cas de difficulté avérée concernant la mise en oeuvre des opérations décrites par la présente instruction, le directeur interrégional du service national peut solliciter l'intervention du préfet du département territorialement compétent qui, le cas échéant, pourra faire application des dispositions de l'article L. 2122-34 précité.