La date des élections pour le renouvellement général des commissions administratives paritaires est fixée par arrêté conjoint du Premier ministre, du ministre chargé de la fonction publique et du ministre chargé des collectivités territoriales. La durée du mandat est réduite ou prorogée en conséquence.

Sauf cas de renouvellement anticipé, la date de ces élections est rendue publique six mois au moins avant l'expiration du mandat en cours.

La liste électorale est dressée à la diligence de l'autorité territoriale en prenant comme date de référence celle du scrutin.

La liste électorale fait l'objet d'une publicité soixante jours au moins avant la date fixée pour le scrutin. Mention de la possibilité de consulter la liste électorale et du lieu de cette consultation est affichée dans les locaux administratifs de la collectivité territoriale ou l'établissement. En outre, lorsque la commission administrative paritaire est placée auprès d'un centre de gestion, un extrait de la liste mentionnant les noms des électeurs de la collectivité ou de l'établissement est affiché dans les mêmes conditions.

Du jour de l'affichage au cinquantième jour précédant la date du scrutin, les électeurs peuvent vérifier les inscriptions, et, le cas échéant, présenter à l'autorité territoriale des demandes d'inscription ou des réclamations contre les inscriptions ou omissions de la liste électorale.

L'autorité territoriale statue sur les réclamations dans un délai de trois jours ouvrés. Elle motive ses décisions.

Aucune modification n'est alors admise sauf si un événement postérieur et prenant effet au plus tard la veille du scrutin entraîne, pour un agent, l'acquisition ou la perte de la qualité d'électeur. Dans ce cas, l'inscription ou la radiation est prononcée au plus tard la veille du scrutin, soit à l'initiative de l'autorité territoriale, soit à la demande de l'intéressé, et immédiatement portée à la connaissance des personnels par voie d'affichage.

Sont éligibles aux commissions administratives paritaires, les fonctionnaires remplissant les conditions requises pour être inscrits sur la liste électorale.

Toutefois, ne peuvent être élus ni les fonctionnaires en congé de longue maladie ou de longue durée au titre de l'article 57 (3° et 4°) de la loi n° 84-53 du 26 janvier 1984 susvisée, ni ceux qui ont été frappés d'une sanction disciplinaire du troisième groupe à moins qu'ils n'aient été amnistiés ou qu'ils n'aient été relevés de leur peine dans les conditions indiquées par le décret pris en application du dernier alinéa de l'article 89 de la loi du 26 janvier 1984 précitée, ni ceux qui sont frappés d'une des incapacités prononcées par l'article L. 6 du code électoral.

Les candidatures sont présentées par les organisations syndicales qui, dans la fonction publique territoriale, remplissent les conditions fixées au I de l'article 9 bis de la loi du 13 juillet 1983 susvisée. Chaque organisation syndicale ne peut présenter qu'une liste de candidats par commission administrative paritaire. Nul ne peut être candidat sur plusieurs listes d'un même scrutin. Les listes peuvent être communes à plusieurs organisations syndicales.

Chaque liste comprend autant de noms qu'il y a de sièges à pourvoir, titulaires et suppléants, sans qu'il soit fait mention pour chacun des candidats de la qualité de titulaire ou de suppléant.

Sont toutefois admises les listes comportant un nombre de noms inférieur à celui des sièges de représentant titulaire et de représentant suppléant à pourvoir et au moins égal à :

2, lorsque l'effectif des fonctionnaires relevant de la commission administrative paritaire est inférieur à 20 ;

4, lorsque l'effectif est au moins égal à 20 et inférieur à 40 ;

6, lorsque l'effectif est au moins égal à 40 et inférieur à 500 ;

8, lorsque l'effectif est au moins égal à 500 et inférieur à 750 ;

10, lorsque l'effectif est au moins égal à 750.

Pour l'application des troisième à huitième alinéas précédents, le nombre de candidats présentés doit être un nombre pair.

Les listes peuvent comprendre un nombre de noms égal au plus au double de celui des sièges de représentant titulaire et de représentant suppléant.

Chaque liste comprend un nombre de femmes et d'hommes correspondant aux parts respectives de femmes et d'hommes représentés au sein de la commission administrative paritaire. Ce nombre est calculé sur l'ensemble des candidats inscrits sur la liste.
Lorsque l'application de l'alinéa précédent n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, l'organisation syndicale procède indifféremment à l'arrondi à l'entier inférieur ou supérieur.

Les listes doivent être déposées au moins six semaines avant la date du scrutin.

Chaque liste doit comporter le nom d'un délégué de liste, candidat ou non, désigné par l'organisation syndicale afin de représenter la liste dans toutes les opérations électorales, notamment pour l'exercice du choix prévu à l'article 23. L'organisation peut désigner un délégué suppléant. Chaque liste déposée mentionne les nom, prénoms et sexe de chaque candidat et indique le nombre de femmes et d'hommes. Le dépôt de chaque liste doit en outre être accompagné d'une déclaration de candidature signée par chaque candidat. Le dépôt fait l'objet d'un récépissé remis au délégué de liste.

Lorsque l'autorité territoriale constate que la liste ne satisfait pas aux conditions fixées par l'article 9 bis de la loi du 13 juillet 1983 susvisée, elle remet au délégué de liste une décision motivée déclarant l'irrecevabilité de la liste. Cette décision est remise au plus tard le jour suivant la date limite de dépôt des listes.

Aucune liste de candidats ne peut être modifiée après la date limite prévue à l'article précédent.

Toutefois, si, dans un délai de cinq jours francs suivant la date limite de dépôt des listes, un ou plusieurs candidats inscrits sur la liste sont reconnus inéligibles, l'autorité territoriale informe sans délai le délégué de liste. Celui-ci peut alors procéder, dans un délai de trois jours francs à compter de l'expiration du délai susmentionné, aux rectifications nécessaires. Le candidat inéligible est remplacé par un candidat désigné dans le respect des règles définies aux onzième et douzième alinéas de l'article 12. A l'occasion de cette désignation, le délégué de liste peut modifier l'ordre de présentation de la liste. A défaut de rectification, la liste intéressée est considérée comme n'ayant présenté aucun candidat. Elle ne peut participer aux élections que si elle satisfait néanmoins aux conditions d'admission des listes définies au troisième alinéa de l'article 12 ci-dessus et respecte sur le nombre de candidats les parts respectives de femmes et d'hommes telles que définies au onzième alinéa de l'article 12.

Lorsque la recevabilité d'une des listes n'est pas reconnue par l'autorité territoriale, le délai de cinq jours francs, prévu au deuxième alinéa ci-dessus, ne court à l'égard de cette liste qu'à compter de la notification du jugement du tribunal administratif lorsqu'il est saisi d'une contestation de la décision de l'autorité territoriale, en application des dispositions du dernier alinéa du I de l'article 9 bis de la loi du 13 juillet 1983 susvisé.

Si le fait motivant l'inéligibilité est intervenu après la date limite de dépôt des listes, le candidat inéligible peut être remplacé jusqu'au quinzième jour précédant la date du scrutin.

Les listes établies dans les conditions fixées par le présent décret sont affichées dans la collectivité ou l'établissement auprès duquel est placée la commission administrative paritaire, au plus tard le deuxième jour suivant la date limite fixée pour leur dépôt. Les rectifications apportées ultérieurement sont affichées immédiatement.

Aucun autre retrait de candidature ne peut être opéré après le dépôt des listes.

Lorsque plusieurs organisations syndicales affiliées à une même union de syndicats de fonctionnaires ont déposé des listes concurrentes pour un même scrutin, l'autorité territoriale en informe, dans un délai de trois jours francs à compter de la date limite de dépôt des listes, les délégués de chacune des listes en cause. Ces derniers disposent alors d'un délai de trois jours francs pour procéder aux modifications ou aux retraits de liste nécessaires.

Si, après l'expiration de ce dernier délai, ces modifications ou retraits de liste ne sont pas intervenus, l'autorité territoriale informe dans un délai de trois jours francs l'union des syndicats dont les listes se réclament. Celle-ci dispose alors d'un délai de cinq jours francs pour indiquer à l'autorité territoriale, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, la liste qui pourra se prévaloir de l'appartenance à l'union pour l'application du présent décret.

En l'absence de cette indication, les organisations syndicales ayant déposé les listes en cause ne peuvent bénéficier des dispositions du 2° du I de l'article 9 bis de la loi du 13 juillet 1983 susvisée, ni se prévaloir sur les bulletins de vote de l'appartenance à une union de syndicats à caractère national.

Lorsque la recevabilité d'une des listes n'est pas reconnue par l'autorité territoriale, la procédure décrite ci-dessus est mise en oeuvre dans un délai de trois jours francs à compter de la notification du jugement du tribunal administratif lorsque celui-ci est saisi d'une contestation de la décision de l'autorité territoriale, en application des dispositions du dernier alinéa du I de l'article 9 bis de la loi du 13 juillet 1983 susvisée.

L'autorité territoriale fixe après consultation des organisations syndicales représentées aux commissions administratives paritaires relevant de la collectivité ou de l'établissement le modèle des bulletins de vote et des enveloppes. Les bulletins de vote comportent l'objet et la date du scrutin, le nom de l'organisation syndicale ou des organisations syndicales qui présentent les candidats, le nom et la catégorie des candidats. Il est également fait mention sur le bulletin de vote, le cas échéant, de l'appartenance de l'organisation syndicale, à la date du dépôt des listes, à une union de syndicats à caractère national. Les bulletins de vote font apparaître l'ordre de présentation de la liste de candidats.

La charge financière des bulletins de vote et des enveloppes, leur fourniture et leur mise en place ainsi que l'acheminement des professions de foi et des enveloppes expédiées par les électeurs votant par correspondance sont assumés par la collectivité territoriale ou l'établissement public.

Pour chaque commission administrative paritaire placée auprès d'une collectivité ou d'un établissement autre qu'un centre de gestion, l'autorité territoriale institue un bureau central de vote et, après avis des organisations syndicales, le cas échéant, des bureaux secondaires.

Pour chaque commission administrative paritaire placée auprès d'un centre de gestion, le président de cet établissement public institue un bureau central de vote. En outre, l'autorité territoriale de chaque collectivité ou établissement visé au deuxième alinéa de l'article 17 institue par arrêté un bureau principal de vote et, si elle l'estime utile, après avis des organisations syndicales, des bureaux secondaires. Elle transmet un exemplaire de cet arrêté au président du centre de gestion.

Par dérogation aux deux alinéas précédents et après avis des organisations syndicales, un bureau de vote commun à deux ou trois commissions administratives paritaires peut être institué dans la collectivité territoriale ou l'établissement public, que ce bureau soit central, principal ou secondaire.

Chaque bureau est présidé par l'autorité territoriale ou son représentant et comprend un secrétaire désigné par celle-ci et un délégué de chaque liste en présence. Chacune de ces listes peut en outre désigner un délégué suppléant appelé à remplacer le délégué qui aurait un empêchement.

Dans le cas où une liste ne désigne pas de délégué pour un bureau, celui-ci est valablement composé sans ce délégué.

Le représentant de l'autorité territoriale à un bureau secondaire de vote et le secrétaire de ce bureau peuvent être désignés parmi des agents appartenant à une administration de l'Etat, sous réserve de l'accord de cette dernière.

Pour les commissions administratives paritaires placées auprès d'une collectivité ou d'un établissement autre qu'un centre de gestion, il est procédé aux opérations de vote dans les locaux administratifs pendant les heures de service. Le scrutin doit être ouvert sans interruption pendant six heures au moins. Le vote a lieu dans les conditions prévues par les articles L. 60 à L. 64 du code électoral.

Peuvent être admis à voter par correspondance :

1° Les fonctionnaires qui n'exercent pas leurs fonctions au siège d'un bureau de vote ;

2° Ceux qui bénéficient d'un congé parental ou d'un congé de présence parentale ;

3° Ceux qui bénéficient d'un congé pour invalidité temporaire imputable au service au titre de l'article 21 bis de la loi du 13 juillet 1983 susvisée, de l'un des congés accordés au titre de l'article 57 de la loi du 26 janvier 1984 précitée, d'une autorisation spéciale d'absence accordée au titre de l'article 59 de la même loi ou d'une décharge de service au titre de l'activité syndicale ;

4° Ceux qui, exerçant leurs fonctions à temps partiel ou occupant un emploi à temps non complet, ne travaillent pas le jour du scrutin ;

5° Ceux qui sont empêchés, en raison des nécessités du service, de se rendre au bureau de vote le jour du scrutin.

La liste des fonctionnaires admis à voter par correspondance est affichée au moins trente jours avant la date des élections. Les fonctionnaires qui figurent sur cette liste sont, dans le même délai, avisés de leur inscription par l'autorité territoriale et de l'impossibilité pour eux de voter directement à l'urne le jour du scrutin.

Cette liste peut être rectifiée jusqu'au vingt-cinquième jour précédant le jour du scrutin.

Les fonctionnaires qui relèvent d'une commission administrative paritaire placée auprès d'un centre de gestion votent selon les modalités suivantes :

a) Lorsque, dans la collectivité ou l'établissement, l'effectif des fonctionnaires relevant d'une commission administrative paritaire est, à la date de référence mentionnée au dixième alinéa de l'article 2, au moins égal à cinquante, le scrutin a lieu dans cette collectivité ou cet établissement dans les conditions prévues à l'article 16 ci-dessus.

Toutefois, par dérogation à l'alinéa précédent, lorsqu'une commission administrative paritaire est placée auprès d'un centre de gestion, le centre de gestion peut décider que tous les électeurs votent par correspondance. La décision est prise par délibération après consultation des organisations syndicales siégeant à cette commission administrative paritaire. La décision ne peut intervenir qu'après l'intervention de l'arrêté fixant la date de l'élection et avant la date limite de dépôt des listes de candidats fixée pour le scrutin.

Lorsque la décision mentionnée à l'alinéa précédent n'est pas intervenue à cette dernière date, le président du centre de gestion peut décider que les fonctionnaires propres au centre de gestion votent par correspondance ;

b) Lorsque l'effectif constaté dans les conditions prévues au deuxième alinéa est inférieur à cinquante, les électeurs votent par correspondance.

Il peut être recouru au vote électronique selon les modalités définies par le décret n° 2014-793 du 9 juillet 2014 relatif aux conditions et modalités de mise en œuvre du vote électronique par internet pour l'élection des représentants du personnel au sein des instances de représentation du personnel de la fonction publique territoriale. La décision de recourir au vote électronique est prise par l'autorité territoriale de la collectivité ou de l'établissement auprès duquel est placée la commission administrative paritaire, après avis du comité social territorial compétent.

Pour l'ensemble des fonctionnaires qui votent par correspondance, les bulletins de vote et les enveloppes nécessaires sont transmis par l'autorité territoriale aux fonctionnaires intéressés au plus tard le dixième jour précédant la date fixée pour l'élection.

Chaque bulletin est mis sous double enveloppe. L'enveloppe intérieure ne doit comporter ni mention ni signe distinctif ; l'enveloppe extérieure doit porter la mention : "Elections à la commission administrative paritaire pour la catégorie... (A, B, C)", l'adresse du bureau central de vote, les nom et prénoms, grade ou emploi de l'électeur, la mention de la collectivité ou de l'établissement qui l'emploie si la commission est placée auprès d'un centre de gestion, et sa signature. L'ensemble est adressé par voie postale et doit parvenir au bureau central de vote avant l'heure fixée pour la clôture du scrutin. Les bulletins arrivés après cette heure limite ne sont pas pris en compte pour le dépouillement.

Le dépouillement des bulletins est effectué par le ou les bureaux de vote dès la clôture du scrutin.

Les votes par correspondance sont dépouillés par le bureau central de vote en même temps que les votes directs après qu'il a été procédé au recensement décrit à l'article suivant.

Toutefois, pour l'émargement, le jour du scrutin, des votes par correspondance sur les listes électorales des commissions administratives paritaires placées auprès d'un centre de gestion, le président du centre peut, après consultation des organisations syndicales ayant présenté une liste, fixer par arrêté une heure de début des opérations d'émargement qui soit antérieure à l'heure de clôture du scrutin. Cet arrêté peut intervenir au plus tard le dixième jour précédant la date du scrutin. Un exemplaire en est adressé immédiatement à chaque délégué de liste.

Pour le recensement des votes par correspondance, la liste électorale est émargée au fur et à mesure de l'ouverture de chaque enveloppe extérieure et l'enveloppe intérieure est déposée, sans être ouverte, dans l'urne contenant les suffrages des fonctionnaires ayant voté directement.

Sont mises à part sans donner lieu à émargement :

1° Les enveloppes extérieures non acheminées par la poste ;

2° Celles parvenues au bureau central de vote après l'heure fixée pour la clôture du scrutin ;

3° Celles qui ne comportent pas la signature du fonctionnaire et son nom écrit lisiblement ;

4° Celles qui sont parvenues en plusieurs exemplaires sous la signature d'un même fonctionnaire.

Les représentants du personnel au sein des commissions administratives paritaires sont élus à la proportionnelle. La désignation des membres titulaires est effectuée de la manière suivante :

a) Nombre total de sièges de représentants titulaires attribués à chaque liste :

Chaque liste a droit à autant de sièges de représentants titulaires que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.

Les sièges de représentants titulaires restant éventuellement à pourvoir sont attribués suivant la règle de la plus forte moyenne.

Dans l'hypothèse où une liste incomplète obtiendrait un siège de plus que le nombre de candidats présentés par elle lui permet de pourvoir, ce siège est attribué à la liste qui, en application du présent article, l'obtient en second.

b) Désignation des représentants titulaires :

Les représentants titulaires sont désignés selon l'ordre de présentation de la liste.

Dans l'hypothèse où une partie ou la totalité des sièges n'a pu être pourvue par voie d'élection, la commission administrative paritaire est complétée par voie de tirage au sort parmi les électeurs à cette commission.

Lorsqu'il est fait application de l'article 6, la liste électorale est mise à jour, au plus tôt un mois et au plus tard huit jours avant le tirage au sort.

La liste électorale destinée au tirage ne comporte que les électeurs qui remplissent les conditions d'éligibilité.

Le jour, l'heure et le lieu du tirage au sort sont annoncés au moins huit jours à l'avance par affichage dans les locaux administratifs. Tout électeur à la commission administrative paritaire peut y assister.

Le tirage au sort est effectué par l'autorité territoriale, ou son représentant. Si un bureau central de vote a été mis en place, ses membres sont convoqués pour assister au tirage au sort.

c) Dispositions spéciales :

Dans le cas où, pour l'attribution d'un siège, des listes ont la même moyenne, le siège est attribué à la liste qui a recueilli le plus grand nombre de voix. Si les listes en cause ont recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué à celle qui a présenté, en application du deuxième alinéa de l'article 12, le plus grand nombre de candidats au titre de la commission administrative paritaire. Si plusieurs de ces listes ont obtenu le même nombre de voix et ont présenté le même nombre de candidats, le siège est attribué par voie de tirage au sort.

d) Désignation des représentants suppléants :

Il est attribué à chaque liste un nombre de sièges de représentants suppléants égal à celui des représentants titulaires.

Les suppléants sont désignés parmi les candidats venant immédiatement à la suite des candidats élus titulaires et dans l'ordre de présentation de la liste.

La procédure de tirage au sort mentionnée au b est applicable pour la désignation des suppléants dans les mêmes cas et les mêmes conditions que pour la désignation des représentants titulaires.

En cas de liste incomplète, la désignation des suppléants s'effectue le cas échéant selon la procédure de tirage au sort mentionnées au b après désignation des titulaires.

Un procès-verbal des opérations de recensement et de dépouillement est rédigé par les membres de chaque bureau. Lorsqu'il s'agit d'un bureau secondaire, un exemplaire est immédiatement transmis au président du bureau central de vote ou, si la commission est placée auprès d'un centre de gestion, au président du bureau principal qui, aussitôt après avoir établi un procès-verbal récapitulatif des opérations électorales, transmet un exemplaire de ce procès-verbal au président du bureau central de vote du centre de gestion.

Le bureau central de vote, après avoir procédé au récolement des opérations de chaque bureau, établit le procès-verbal récapitulatif de l'ensemble des opérations électorales et procède immédiatement à la proclamation des résultats. Le procès-verbal mentionne notamment le nombre de votants, le nombre de suffrages valablement exprimés, le nombre de votes nuls et le nombre de voix obtenues par chaque liste en présence. Lorsqu'une liste a été présentée par un syndicat qui est affilié à une union de syndicats de fonctionnaires, le procès-verbal précise en outre l'organisation syndicale nationale à laquelle se rattache ce syndicat. En cas de liste commune à plusieurs organisations syndicales, le procès-verbal précise également la base de répartition des suffrages exprimés, déterminée conformément au dernier alinéa.

Un exemplaire du procès-verbal est adressé sans délai au préfet du département ainsi qu'aux agents habilités à représenter les listes de candidatures dans les conditions prévues à l'article 12. En outre, pour les commissions administratives paritaires placées auprès des centres de gestion, le centre informe du résultat des élections les collectivités et établissements qui lui sont affiliés.

Chaque collectivité ou établissement assure la publicité des résultats.

Le préfet communique dans les meilleurs délais un tableau récapitulatif départemental mentionnant le nombre d'électeurs inscrits, de votants, de suffrages exprimés et de suffrages obtenus par chaque liste aux organes départementaux des organisations syndicales qui lui en ont fait la demande par écrit.

Lorsqu'une liste commune a été établie par des organisations syndicales, la répartition entre elles des suffrages exprimés se fait sur la base indiquée et rendue publique par les organisations syndicales concernées lors du dépôt des candidatures. A défaut d'indication, la répartition des suffrages se fait à parts égales entre les organisations syndicales. Cette répartition est mentionnée sur les listes affichées dans les conditions mentionnées au cinquième alinéa de l'article 13.

Sans préjudice des dispositions du dernier alinéa du I de l'article 9 bis de la loi du 13 juillet 1983 précitée, les contestations sur la validité des opérations électorales sont portées dans un délai de cinq jours francs à compter de la proclamation des résultats devant le président du bureau central de vote puis, le cas échéant, devant la juridiction administrative. Le président du bureau de vote central statue dans les quarante-huit heures. Il motive sa décision. Il en adresse immédiatement une copie au préfet.

Lorsque la commission administrative paritaire est placée auprès d'un centre de gestion, l'autorité territoriale mentionnée aux articles 9, 10, 12, 13, 13 bis, 14, au quatrième alinéa de l'article 15 et aux articles 17-2, 19 et 23, est le président du centre.