Le secrétariat de la commission est assuré par la sous-direction des affaires juridiques (bureau de la propriété intellectuelle) du ministère chargé de la culture.
Le secrétariat assiste à l'ensemble des séances de la commission, y compris aux délibérés.

Les communications entre le secrétariat de la commission et ses membres peuvent se faire par voie électronique. Chaque membre de la commission fournit au secrétariat une adresse de courrier électronique utilisable à cet effet, dans le respect des dispositions de l'article 2 du présent règlement.

Le président convoque par voie électronique les membres de la commission sept jours au moins avant la date de la séance. Le président peut décider que les membres qui le souhaitent peuvent participer à toute délibération ou réunion au moyen d'une conférence audiovisuelle respectant les conditions fixées par l'ordonnance n° 2014-1329 du 6 novembre 2014 relative aux délibérations à distance des instances administratives à caractère collégial. Dans cette dernière hypothèse, l'identité des participants est vérifiée par le secrétariat.
L'ordre du jour de la séance, accompagné, s'il y a lieu, des documents qui s'y rapportent, est joint à la convocation.

Les membres qui communiquent des documents se rapportant aux points inscrits à l'ordre du jour d'une séance les adressent au secrétariat dans un délai de quatre jours ouvrés avant la tenue de cette séance. Ce délai peut être réduit à la demande d'un membre, sous réserve de l'accord du président.

Les membres titulaires qui ne peuvent être présents à une séance en informent sans délai leur suppléant et le secrétariat de la commission. En cas d'impossibilité du membre suppléant, le secrétariat de la commission est également informé sans délai.

Le secrétariat établit le compte-rendu des séances de la commission conformément aux dispositions de l'article D. 311-8 du code de la propriété intellectuelle.
A la demande d'un membre de la commission et avec l'accord du président, les documents se rapportant aux points inscrits à l'ordre du jour d'une séance peuvent être annexés au compte-rendu de la séance concernée, sous réserve du respect du principe du secret des affaires.
Le compte-rendu de la séance est publié sur le site internet de la commission dans un délai raisonnable.

Le projet de compte rendu de la séance est adressé à l'ensemble des membres et approuvé lors de la séance suivant sa transmission.
Une fois approuvé, le compte-rendu est signé par le président.