Le dossier de candidature est composé comme suit :

• une première partie relative à la recevabilité de la demande (ou livret de recevabilité) ;
• une notice explicative accompagnant le livret de recevabilité ;
• une seconde partie relative à la description et à l'analyse des activités réalisées par le candidat ;
• un guide méthodologique.

Le candidat complète et transmet la première partie de son dossier avec les pièces justificatives attestant de la durée et de la nature de son expérience au directeur régional de la jeunesse, des sports et de la vie associative de son lieu de domicile, qui se prononce sur la recevabilité de sa demande.
La décision de recevabilité est fondée sur deux critères : la durée de l'expérience exigée et le rapport direct avec le diplôme visé.
En outre, le candidat à un diplôme permettant l'encadrement d'activités s'exerçant en environnement spécifique, définies à l'article R. 212-7, doit satisfaire aux exigences techniques préalables à l'entrée dans la formation ou à l'inscription à l'examen pour l'obtention de ce diplôme.