En cas d'empêchement, le président désigne son représentant parmi les représentants de l'administration exerçant auprès de lui, ou, pour les formations spécialisées mentionnées à l'article 5, au niveau de proximité, des fonctions de responsabilité. Il en est fait mention au procès-verbal de la réunion.

Un agent, désigné par l'administration, assiste aux réunions des formations spécialisées et en assure le secrétariat administratif.

Pour chacune des formations spécialisées, un représentant du personnel est désigné par l'assemblée plénière en son sein pour assurer les fonctions de secrétaire pour la durée de la mandature. Le règlement intérieur détermine les modalités de la désignation. En cas d'empêchement, le secrétaire désigne son représentant parmi les représentants du personnel de la formation spécialisée. Lorsque le secrétaire se trouve dans l'impossibilité d'exercer ses fonctions, il est remplacé pour la durée de son mandat restant à courir, par une personne désignée dans les mêmes conditions que pour sa désignation.

Après chaque réunion de la formation spécialisée, il est établi par la personne en charge du secrétariat administratif un procès-verbal comprenant le compte rendu des débats et le détail des votes à l'exclusion de toute mention nominative.

Ce document est signé par le président, contresigné par le secrétaire et transmis dans le délai d'un mois à ses membres. Ce procès-verbal est soumis à l'approbation des membres de la formation spécialisée concernée lors de la séance suivante.

I. - En cas d'urgence ou en cas de circonstances particulières et, dans ce dernier cas, sauf opposition de la majorité des membres représentants du personnel, le président peut décider qu'une réunion sera organisée par conférence audiovisuelle, ou à défaut téléphonique, sous réserve que le président soit techniquement en mesure de veiller, tout au long de la séance, au respect des règles posées au début de celle-ci, afin que :
1° N'assistent que les personnes habilitées à l'être dans le cadre du présent arrêté. Le dispositif doit permettre l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ;
2° Chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats et aux votes.
II. - En cas d'impossibilité de tenir ces réunions selon les modalités fixées au I, lorsque la formation spécialisée doit être consultée, le président peut décider qu'une réunion sera organisée par tout procédé assurant l'échange d'écrits transmis par voie électronique. Les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l'ensemble des autres membres participants ou leur sont accessibles, de façon qu'ils puissent y répondre pendant le délai prévu pour la réunion, afin d'assurer la participation des représentants du personnel.
III. - Les modalités de réunion, d'enregistrement et de conservation des débats ou des échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par l'instance sont fixées par l'instance, en premier point de l'ordre du jour de la réunion. Un compte rendu écrit détaille les règles déterminées applicables pour la tenue de la réunion.

Lorsqu'un représentant du personnel bénéficie d'un congé pour maternité ou pour adoption, il est remplacé temporairement par une personne désignée selon les modalités prévues à l'article 27 du décret du 3 avril 2015 susvisé.

En dehors des cas où elles se réunissent à la suite d'un accident du travail, en présence d'un danger grave et imminent ou pour des raisons exceptionnelles, la formation spécialisée du comité et les formations spécialisées mentionnées à l'article 5 se réunissent au moins deux fois par an.

L'acte portant convocation fixe l'ordre du jour de la séance. Les questions entrant dans la compétence de la formation spécialisée du comité ou des formations spécialisées mentionnées à l'article 5, dont l'examen a été demandé par la moitié au moins des représentants titulaires du personnel sont inscrites à cet ordre du jour. Les points soumis au vote sont spécifiés dans l'ordre du jour.

Le secrétaire de la formation spécialisée est consulté préalablement à la définition de l'ordre du jour et peut proposer l'inscription de points à l'ordre du jour.

L'acte mentionné au premier alinéa est établi par l'agent mentionné au premier alinéa de l'article 19. Il doit indiquer la date, l'heure et le lieu de la réunion et être adressé aux membres de la formation spécialisée concernée par voie électronique au moins quinze jours avant la séance. Ce délai peut être ramené à huit jours en cas d'urgence.

Communication doit être donnée aux membres titulaires et suppléants de l'instance de toutes pièces et documents nécessaires à l'accomplissement de leurs fonctions au plus tard huit jours avant la date de la séance.

Les membres suppléants, lorsqu'ils ne suppléent pas un membre titulaire, peuvent assister aux séances de l'instance au sein de laquelle ils exercent leur suppléance sans pouvoir prendre part aux débats.

Le président, à son initiative ou à la demande de membres titulaires de l'instance concernée, peut convoquer des experts afin qu'ils soient entendus sur un point inscrit à l'ordre du jour.

Les experts mentionnés à l'alinéa précédent ne peuvent assister qu'à la partie des débats, à l'exclusion du vote, relative aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée.

Le médecin du travail et les agents mentionnés à l'article 10 du décret du 29 mars 2012 susvisé, peuvent assister aux réunions de la formation spécialisée. L'inspecteur du travail dans les armées compétent pour la direction générale de la sécurité extérieure peut également assister aux travaux de la formation spécialisée en tant qu'inspecteur santé et sécurité au travail. Ils sont informés des réunions de la ou des formations spécialisées concernée(s) et de leur ordre du jour.

La moitié des représentants du personnel doit être présente lors de l'ouverture de la réunion.

Lorsque le quorum n'est pas atteint, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai d'au moins huit jours aux membres de la formation spécialisée, qui siège alors valablement sur le même ordre du jour quel que soit le nombre de représentants du personnel présents.

Seuls les représentants du personnel titulaires participent au vote. Les suppléants n'ont voix délibérative qu'en l'absence des titulaires qu'ils remplacent.
Les représentants de l'administration, les experts, le médecin du travail, l'inspecteur du travail dans les armées et les agents mentionnés à l'article 10 du décret du 29 mars 2012, ne participent pas au vote.
Les instances émettent leur avis à la majorité des présents. S'il est procédé à un vote, celui-ci a lieu à main levée. Les abstentions sont admises. L'avis est favorable ou défavorable lorsque la majorité des membres présents s'est prononcée en ce sens.
Un membre quittant la séance est remplacé de plein droit par un suppléant. A défaut, il peut donner délégation à un autre membre de la formation spécialisée pour voter en son nom.
A défaut de majorité, l'avis est réputé avoir été donné ou la proposition formulée.

Les séances des formations spécialisées ne sont pas publiques.
Les personnes participant, à quelque titre que ce soit, aux travaux des formations spécialisées sont tenues à l'obligation de discrétion professionnelle à raison des pièces et documents dont ils ont eu connaissance à l'occasion de ces travaux.

Les projets élaborés et les avis émis par la formation spécialisée du comité social d'administration de la direction générale de la sécurité extérieure ainsi que par les formations mentionnées à l'article 5, sont portés par l'administration, par tout moyen approprié, à la connaissance des agents en fonction au sein de la direction générale de la sécurité extérieure.
Les membres des formations spécialisées doivent, dans un délai de deux mois, être informés, par une communication écrite du président à chacun des membres, des suites données à leurs propositions et avis.

Toutes facilités doivent être données aux membres des formations spécialisées pour exercer leurs fonctions. Lorsque les membres de la formation spécialisée procèdent à la visite des services, ils bénéficient de toutes facilités et notamment d'un droit d'accès aux locaux relevant de leur aire de compétence géographique dans le cadre des missions qui leur sont confiées par ladite formation spécialisée dans la limite de l'article 17.

Sans préjudice des dispositions de l'article 28 du décret du 3 avril 2015 susvisé, une autorisation d'absence est accordée aux représentants du personnel faisant partie de la délégation réalisant les enquêtes prévues à l'article 13 du décret du 29 mars 2012 susvisé et à l'article 16 du présent arrêté.
Les temps de trajets afférents aux visites prévues à l'article 15 du présent arrêté font également l'objet d'autorisations d'absence.