La procédure d'enregistrement des données d'identification et d'habilitation d'une personne chargée de la protection d'un majeur est mise en œuvre à son initiative expresse et sous sa responsabilité conformément aux dispositions de l'article 748-2 du code de procédure civile.

Dans l'hypothèse où la personne chargée de la protection des majeurs utilise une application permettant un échange de données informatisées, le raccordement avec le RPVJ se fait via une liaison utilisant des moyens de cryptologie préservant la confidentialité des informations échangées, sous la responsabilité de la personne concernée.

La liste des données utilisées pour l'identification et l'habilitation de la personne chargée de la protection d'un majeur comporte l'adresse de la boîte aux lettres électronique communiquée au greffe de la juridiction par la personne chargée de la protection d'un majeur, le numéro du tribunal judiciaire, le numéro de la mesure et un mot de passe à usage unique par requête appelé numéro de saisie dans l'application.
Ces données sont échangées entre la personne chargée de la protection d'un majeur et le directeur ou chef de greffe conformément à la procédure décrite en annexe I au présent arrêté.

L'adresse de la boîte aux lettres de la personne chargée de la protection d'un majeur peut être hébergée par un serveur de messagerie localisé au sein du réseau ouvert au public internet. La structure de l'adresse de messagerie, permettant d'identifier la personne, est libre.
L'utilisation de cette adresse de messagerie couplée à l'utilisation du mot de passe à usage unique par demande appelé numéro de saisie dans l'application permet de garantir l'identité de la personne chargée de la protection d'un majeur, d'authentifier sa qualité et de contrôler son habilitation en tant qu'expéditeur ou destinataire d'une communication électronique.
La personne en charge d'une mesure de protection qui souhaite utiliser le mode d'échange par télétransmission doit en faire la demande selon les modalités décrites en annexe II du présent arrêté.

Les courriers électroniques et les messages de données adressés aux personnes chargées de la protection d'un majeur sont formatés et émis au nom du service compétent par les utilisateurs authentifiés.