Il est créé au ministère de la défense, à la direction générale de l'armement, un traitement automatisé de données à caractère personnel dénommé gestion du parc automobile mis en œuvre par la direction de la qualité et du progrès et dont les finalités sont :

― la gestion de l'entretien et des réparations des véhicules ;

― la gestion des fournisseurs ;

― la gestion des réservations de véhicules (missions) ;

― la gestion des coûts et de la consommation de carburants ;

― la gestion des frais d'autoroute ;

― la gestion des accidents ;

― la gestion des contraventions ;

_ la gestion des permis et des autorisations de conduire des véhicules du ministère de la défense ;

_ la gestion du carburant.

Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont celles relatives :

I. - Pour les missionnaires :

― à l'identité (civilité, nom, prénoms, permis de conduire [numéro, type, date de délivrance], adresse personnelle [facultatif], adresse et numéro de téléphone professionnels) ;

― à la situation professionnelle (affectation, localisation, grade) ;

― au véhicule (type, modèle, immatriculation, mission [lieux de départ et de destination, dates et horaires de départ et de retour]).

II. - Pour les personnels ayant un véhicule de fonction ou un véhicule affecté :

― à l'identité (civilité, nom, prénoms, permis de conduire [numéro , type, date de délivrance], adresse personnelle [facultatif], adresse et numéro de téléphone professionnels) ;

― à la situation professionnelle (grade, fonction, affectation, localisation) ;

― au véhicule (contrat d'assurance pour les déplacements privés [date d'échéance, nom de la compagnie, numéro de contrat], type, modèle, immatriculation, mission [lieux de départ et de destination, dates et horaires de départ et de retour]).

III. - Pour les fournisseurs :

― à l'identité (nom ou raison sociale, contact [nom, adresse électronique, numéros de téléphone et de fax professionnels], adresse du siège social, adresse de facturation, code d'identification comptable, numéros de téléphone et de fax, numéros SIRET et SIREN, contrat [références, dates de début et de fin]) ;

― à la vie professionnelle (activité) ;

― aux éléments de facturation et de règlement (commandes et factures [articles, produits, services, quantité, prix, numéro, date, montant, échéance, conditions de livraison], règlement [moyens de paiement, références bancaires ou postales, remises, acomptes, avoirs]).

IV. - Pour les incidents et contraventions :

― aux incidents (accident [date, heure, lieu, constat amiable O/N], panne (date, suivi de la réparation [réparé ou en réparation], vol date, heure et lieu, déclaration O/N]) ;

― aux contraventions (procès-verbal, formulaire de requête en exonération [identification du contrevenant, date d'envoi]) ;

― aux entretiens et réparations (véhicule du pool [contrôle technique : dates, révisions : dates, kilométrages, réparations : dates, kilométrages, travaux effectués], véhicule de fonction [contrôle technique : dates, coût, révisions : dates, kilométrages, coût, réparations : dates, kilométrages, travaux effectués, coût]).

V. - Pour la gestion des permis et autorisations de conduire :

- à l'identité (nom, prénom, date de naissance, permis de conduire civil [n°, type, date de délivrance, préfecture ou sous-préfecture de délivrance]) ;

- à la situation professionnelle (affectation, matricule établissement, profession) ;

- à l'autorisation de conduire (demande d'autorisation [catégorie (s) de permis demandé ; date, nom et visa du chef de département ; date, nom et visa du chef de division ; date d'instruction de la demande ; date, nom et visa de l'adjoint au directeur], numéro d'autorisation, date de délivrance de l'autorisation, type de véhicule autorisé, autorité signataire de l'autorisation, autorité de délivrance de l'autorisation).

VI. - Pour la gestion du carburant :

- à l'identité (n° de badge, n° de matricule, nom, prénom) ;

- à la situation professionnelle (affectation [service, site], fonction justifiant l'autorisation d'accès aux pompes à essence [chauffeur, missionnaire, personnel ayant un véhicule de fonction ou utilisant un véhicule de service, conducteur d'engin de manutention]) ;

- au véhicule (n° de badge véhicule, code véhicule, immatriculation, marque, type, modèle, kilométrage au moment de la prise de carburant, capacité du réservoir) ;

- au suivi de la consommation (date et heure de prise de carburant, nombre de litres de carburant pris, nature du carburant).

Les données à caractère personnel ainsi enregistrées sont conservées :

I. - Pour les missionnaires :

― un an après le départ de l'intéressé ;

― deux ans après le retour de mission pour les données relatives aux véhicules.

II. - Pour les personnels ayant un véhicule de fonction ou un véhicule affecté : un an après restitution du véhicule.

III. - Pour les fournisseurs : effacées dès qu'elles ne sont plus utilisées.

IV. - Pour les incidents et contraventions :

― deux ans après résolution de l'incident pour les données relatives aux incidents ;

― deux ans après transmission à l'officier du ministère public pour les données relatives aux contraventions ;

― un an après la fin du contrat de location pour les véhicules du pool concernant les données relatives à l'entretien et aux réparations ;

― un an après la mise en réforme pour les véhicules de fonction.

V. - Pour la gestion des permis et autorisations de conduire :

- un an après le départ de l'intéressé pour les données relatives à la gestion des permis et autorisations de conduire.

VI. - Pour la gestion des carburants :

- un an après de départ de l'intéressé pour les données relatives à l'identité et à la vie professionnelle ;

- deux ans pour les données relatives au suivi de la consommation ;

- un an après restitution ou cession du véhicule pour les données relatives au véhicule.

Les destinataires des données à caractère personnel enregistrées sont, en fonction de leurs attributions respectives et du besoin d'en connaître :

- les collaborateurs opérationnels locaux ;

- les gestionnaires de flottes automobiles ;

- le centre automatisé de constatation des infractions routières ;

- le service des contentieux ;

- les fournisseurs ;

- l'atelier de réparation de site ;

- le service responsable des achats ;

- le service des essences des armées ;

- les autorités hiérarchiques ;

- les services des ressources humaines.

Le droit d'opposition prévu à l'article 38 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée ne peut pas être invoqué dans le cadre de ce traitement.

Les droits d'accès et de rectification prévus aux articles 39 et suivants de la loi du 6 janvier 1978 susvisée s'exercent auprès des collaborateurs opérationnels locaux des établissements ayant mis en œuvre le traitement.

Le directeur de la qualité et du progrès est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.