Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont celles relatives :

I. - Pour les missionnaires :

― à l'identité (civilité, nom, prénoms, permis de conduire [numéro, type, date de délivrance], adresse personnelle [facultatif], adresse et numéro de téléphone professionnels) ;

― à la situation professionnelle (affectation, localisation, grade) ;

― au véhicule (type, modèle, immatriculation, mission [lieux de départ et de destination, dates et horaires de départ et de retour]).

II. - Pour les personnels ayant un véhicule de fonction ou un véhicule affecté :

― à l'identité (civilité, nom, prénoms, permis de conduire [numéro , type, date de délivrance], adresse personnelle [facultatif], adresse et numéro de téléphone professionnels) ;

― à la situation professionnelle (grade, fonction, affectation, localisation) ;

― au véhicule (contrat d'assurance pour les déplacements privés [date d'échéance, nom de la compagnie, numéro de contrat], type, modèle, immatriculation, mission [lieux de départ et de destination, dates et horaires de départ et de retour]).

III. - Pour les fournisseurs :

― à l'identité (nom ou raison sociale, contact [nom, adresse électronique, numéros de téléphone et de fax professionnels], adresse du siège social, adresse de facturation, code d'identification comptable, numéros de téléphone et de fax, numéros SIRET et SIREN, contrat [références, dates de début et de fin]) ;

― à la vie professionnelle (activité) ;

― aux éléments de facturation et de règlement (commandes et factures [articles, produits, services, quantité, prix, numéro, date, montant, échéance, conditions de livraison], règlement [moyens de paiement, références bancaires ou postales, remises, acomptes, avoirs]).

IV. - Pour les incidents et contraventions :

― aux incidents (accident [date, heure, lieu, constat amiable O/N], panne (date, suivi de la réparation [réparé ou en réparation], vol date, heure et lieu, déclaration O/N]) ;

― aux contraventions (procès-verbal, formulaire de requête en exonération [identification du contrevenant, date d'envoi]) ;

― aux entretiens et réparations (véhicule du pool [contrôle technique : dates, révisions : dates, kilométrages, réparations : dates, kilométrages, travaux effectués], véhicule de fonction [contrôle technique : dates, coût, révisions : dates, kilométrages, coût, réparations : dates, kilométrages, travaux effectués, coût]).

V. - Pour la gestion des permis et autorisations de conduire :

- à l'identité (nom, prénom, date de naissance, permis de conduire civil [n°, type, date de délivrance, préfecture ou sous-préfecture de délivrance]) ;

- à la situation professionnelle (affectation, matricule établissement, profession) ;

- à l'autorisation de conduire (demande d'autorisation [catégorie (s) de permis demandé ; date, nom et visa du chef de département ; date, nom et visa du chef de division ; date d'instruction de la demande ; date, nom et visa de l'adjoint au directeur], numéro d'autorisation, date de délivrance de l'autorisation, type de véhicule autorisé, autorité signataire de l'autorisation, autorité de délivrance de l'autorisation).

VI. - Pour la gestion du carburant :

- à l'identité (n° de badge, n° de matricule, nom, prénom) ;

- à la situation professionnelle (affectation [service, site], fonction justifiant l'autorisation d'accès aux pompes à essence [chauffeur, missionnaire, personnel ayant un véhicule de fonction ou utilisant un véhicule de service, conducteur d'engin de manutention]) ;

- au véhicule (n° de badge véhicule, code véhicule, immatriculation, marque, type, modèle, kilométrage au moment de la prise de carburant, capacité du réservoir) ;

- au suivi de la consommation (date et heure de prise de carburant, nombre de litres de carburant pris, nature du carburant).

Les données à caractère personnel ainsi enregistrées sont conservées :
I. - Pour les missionnaires :
― un an après le départ de l'intéressé ;
― deux ans après le retour de mission pour les données relatives aux véhicules.
II. - Pour les personnels ayant un véhicule de fonction ou un véhicule affecté : un an après restitution du véhicule.
III. - Pour les fournisseurs : effacées dès qu'elles ne sont plus utilisées.
IV. - Pour les incidents et contraventions :
― deux ans après résolution de l'incident pour les données relatives aux incidents ;
― deux ans après transmission à l'officier du ministère public pour les données relatives aux contraventions ;
― un an après la fin du contrat de location pour les véhicules du pool concernant les données relatives à l'entretien et aux réparations ;
― un an après la mise en réforme pour les véhicules de fonction.
V. - Pour la gestion des permis et autorisations de conduire :

- un an après le départ de l'intéressé pour les données relatives à la gestion des permis et autorisations de conduire.

VI. - Pour la gestion des carburants :

- un an après de départ de l'intéressé pour les données relatives à l'identité et à la vie professionnelle ;

- deux ans pour les données relatives au suivi de la consommation ;

- un an après restitution ou cession du véhicule pour les données relatives au véhicule.