Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont celles relatives :
I. - Pour les missionnaires :
― à l'identité (civilité, nom, prénoms, permis de conduire [numéro, type, date de délivrance], adresse personnelle [facultatif], adresse et numéro de téléphone professionnels) ;
― à la situation professionnelle (affectation, localisation, grade) ;
― au véhicule (type, modèle, immatriculation, mission [lieux de départ et de destination, dates et horaires de départ et de retour]).
II. - Pour les personnels ayant un véhicule de fonction ou un véhicule affecté :
― à l'identité (civilité, nom, prénoms, permis de conduire [numéro , type, date de délivrance], adresse personnelle [facultatif], adresse et numéro de téléphone professionnels) ;
― à la situation professionnelle (grade, fonction, affectation, localisation) ;
― au véhicule (contrat d'assurance pour les déplacements privés [date d'échéance, nom de la compagnie, numéro de contrat], type, modèle, immatriculation, mission [lieux de départ et de destination, dates et horaires de départ et de retour]).
III. - Pour les fournisseurs :
― à l'identité (nom ou raison sociale, contact [nom, adresse électronique, numéros de téléphone et de fax professionnels], adresse du siège social, adresse de facturation, code d'identification comptable, numéros de téléphone et de fax, numéros SIRET et SIREN, contrat [références, dates de début et de fin]) ;
― à la vie professionnelle (activité) ;
― aux éléments de facturation et de règlement (commandes et factures [articles, produits, services, quantité, prix, numéro, date, montant, échéance, conditions de livraison], règlement [moyens de paiement, références bancaires ou postales, remises, acomptes, avoirs]).
IV. - Pour les incidents et contraventions :
― aux incidents (accident [date, heure, lieu, constat amiable O/N], panne (date, suivi de la réparation [réparé ou en réparation], vol date, heure et lieu, déclaration O/N]).
― aux contraventions (procès-verbal, formulaire de requête en exonération [identification du contrevenant, date d'envoi]) ;
― aux entretiens et réparations (véhicule du pool [contrôle technique : dates, révisions : dates, kilométrages, réparations : dates, kilométrages, travaux effectués], véhicule de fonction [contrôle technique : dates, coût, révisions : dates, kilométrages, coût, réparations : dates, kilométrages, travaux effectués, coût]).
Les données à caractère personnel ainsi enregistrées sont conservées :
I. - Pour les missionnaires :
― un an après le départ de l'intéressé ;
― deux ans après le retour de mission pour les données relatives aux véhicules.
II. - Pour les personnels ayant un véhicule de fonction ou un véhicule affecté : un an après restitution du véhicule.
III. - Pour les fournisseurs : effacées dès qu'elles ne sont plus utilisées.
IV. - Pour les incidents et contraventions :
― deux ans après résolution de l'incident pour les données relatives aux incidents ;
― deux ans après transmission à l'officier du ministère public pour les données relatives aux contraventions ;
― un an après la fin du contrat de location pour les véhicules du pool concernant les données relatives à l'entretien et aux réparations ;
― un an après la mise en réforme pour les véhicules de fonction.