Le détenteur d'un véhicule relevant du champ d'application du présent arrêté et souhaitant obtenir un numéro d'immatriculation européen adresse à l'établissement public de sécurité ferroviaire, dénommé ci-après « EPSF », par lettre recommandée avec accusé de réception ou par voie électronique, les pièces mentionnées à l'article 4 dûment renseignées en français.
Toutefois, le demandeur d'une première autorisation de mise en exploitation commerciale d'un véhicule peut demander à l'EPSF de réserver, dans l'attente des formalités prévues à l'alinéa précédent, un numéro d'immatriculation européen. Cette réservation devient caduque si les formalités précitées n'ont pas été accomplies dans un délai de cinq ans. Dans les six mois précédant l'expiration de ce délai, l'EPSF sollicite du demandeur la confirmation de la réservation des numéros non utilisés. A défaut de réponse du demandeur dans le délai imparti par l'EPSF, les numéros réservés peuvent être réattribués. En cas de confirmation par le demandeur de la réservation des numéros, la procédure précédemment décrite est renouvelée pour cinq ans au plus.

Les pièces exigées pour l'attribution du numéro d'immatriculation européen sont :

1. le formulaire fourni par l'EPSF comportant les éléments mentionnés à l'annexe I ;
2. tout document justifiant de la qualité du ou des propriétaire(s) ou de la personne ayant mandat pour représenter le ou les autres propriétaires ;
3. lorsque le détenteur est distinct du propriétaire, tout document émanant de ce dernier indiquant la personne à laquelle il a transféré son droit de disposition et qui de ce fait est détenteur du véhicule ;
4. lorsque le véhicule ne fait pas l'objet d'un numéro d'identification européen, une déclaration sur l'honneur du détenteur attestant que le véhicule n'est pas déjà immatriculé ou ne fait pas l'objet d'une telle demande auprès de l'EPSF ou dans un autre Etat membre. Si le véhicule a précédemment fait l'objet d'une immatriculation l'ancien numéro d'immatriculation est communiqué ;
5. Une attestation, cosignée du détenteur et de l'ECM, indiquant l'ECM en charge de la maintenance de ce véhicule ;
6. une déclaration précisant si le véhicule est déjà autorisé dans un Etat membre ou s'il fait l'objet, parallèlement à la présente procédure d'une demande d'autorisation de mise en exploitation commerciale auprès de l'EPSF.

Au vu des pièces qui lui sont transmises en application de l'article 4, l'EPSF inscrit dans le registre d'immatriculation des véhicules les données mentionnées à l'annexe II relatives au véhicule auquel il a été attribué un numéro d'immatriculation européen.
L'attribution et le maintien du numéro d'immatriculation européen sont conditionnés à la transmission et au maintien de l'intégralité des données devant figurer au registre.

Le numéro d'immatriculation européen attribué à un véhicule et les données correspondantes inscrites au registre sont mentionnés dans un certificat d'immatriculation notifié au détenteur par l'EPSF par voie électronique conformément aux dispositions de l'ordonnance du 8 décembre 2005 susvisée ou, à défaut, par courrier recommandé avec accusé de réception.