Le comité réuni pour statuer sur un litige est composé de ses cinq membres titulaires. En cas d'indisponibilité d'un membre titulaire, ou si celui-ci est tenu de se déporter en raison d'un risque de conflit d'intérêts, il est remplacé par son suppléant.

Les parties sont convoquées à la réunion du comité au plus tard dix jours avant la date de la séance, sauf si elles donnent leur accord à un délai plus court.

Cette convocation est faite par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par tout autre moyen permettant d'attester de la date de réception de la convocation. Les parties communiquent en réponse le nom et la qualité de leurs représentants.

Le président du comité peut décider que la réunion du comité sera organisée au moyen d'une conférence téléphonique ou audiovisuelle, sous réserve de l'accord des parties et, en l'absence de huis clos, d'une information préalable du public sur les conditions dans lesquelles il peut s'y connecter.

A titre exceptionnel, le président peut, en dehors des cas d'application du premier alinéa, autoriser pour un motif légitime une partie ou son représentant qui en a fait expressément la demande à être entendu par un moyen de communication audiovisuelle.

Dans les mêmes conditions, il peut autoriser un membre du comité à siéger à distance.

Le président du comité peut autoriser le médiateur et les membres du comité qui ne siègent pas à assister à une séance à huis clos, sans intervenir.

Le président du comité dirige les débats.

Le rapporteur présente au comité les demandes, moyens et arguments des parties, les recommandations du médiateur et les différentes étapes de l'instruction. Il analyse les différentes questions en débat et peut proposer au comité des éléments de décision.

Les parties peuvent présenter des observations orales pendant la séance et se faire représenter ou assister de la personne de leur choix.

Le comité peut procéder à l'audition de personnes autres que les parties.