Sont électeurs les agents contractuels de droit public en position d'activité ou de congé rémunéré ou de congé parental et les agents non titulaires placés en congé sans rémunération en application de l'article 9 du décret n° 2012-631 du 3 mai 2012 susvisé.
Les agents contractuels doivent justifier d'un contrat à durée indéterminée ou d'un contrat d'une durée minimale de six mois ou d'un contrat reconduit successivement depuis au moins six mois, en cours à la date du scrutin, et exercer leurs fonctions sans interruption depuis au moins deux mois à la date du scrutin.

La liste des électeurs est arrêtée par le directeur de l'Institut des hautes études de défense nationale. La qualité d'électeur s'apprécie au jour du scrutin. Elle est affichée dans les locaux de l'institut, au moins un mois avant la date du scrutin.
Dans les huit jours qui suivent la publication, les électeurs peuvent vérifier les inscriptions et, le cas échéant, présenter des demandes d'inscription. Dans le même délai, et pendant trois jours à compter de son expiration, des réclamations peuvent être formulées contre les inscriptions ou omissions sur la liste électorale.
Le directeur de l'Institut des hautes études de défense nationale statue sans délai sur ces réclamations.
Aucune modification n'est alors admise sauf si un événement postérieur et prenant effet au plus tard la veille du scrutin entraîne, pour un agent, l'acquisition ou la perte de la qualité d'électeur.
Dans ce cas, l'inscription ou la radiation est prononcée au plus tard la veille du scrutin, soit à l'initiative de l'administration, soit à la demande de l'intéressé, et immédiatement portée à la connaissance des personnels par voie d'affichage.

Les représentants du personnel des organismes consultatifs de l'Institut des hautes études de défense nationale sont élus au scrutin de sigle. Les organisations syndicales font acte de candidature, sans présenter de liste de candidats. Les voix obtenues déterminent le nombre de sièges qui leur reviennent pour lesquels elles désignent librement les titulaires et suppléants. Toutefois, chaque organisation syndicale ne peut déposer qu'une candidature pour un même scrutin.
Chaque candidature doit indiquer le nom d'un délégué, habilité à représenter l'organisation syndicale candidate dans toutes les opérations électorales. L'organisation peut désigner un délégué suppléant.
Le dépôt de chaque candidature doit être accompagné d'une déclaration de candidature sur sigle datée et signée par le délégué ou le suppléant de la délégation locale d'organisation professionnelle ou de la section locale d'organisation syndicale candidate. Elle mentionne, le cas échéant, l'union à caractère national à laquelle la ou les délégations locales de l'organisation professionnelle ou la ou les sections locales de l'organisation syndicale est ou sont affiliées.
L'acte de candidature peut éventuellement être accompagné d'une profession de foi au format A4 (recto verso) confectionnée à leurs frais par les organisations syndicales.
Le dépôt de candidature fait l'objet d'un récépissé envoyé au délégué représentant l'organisation syndicale.

Plusieurs organisations syndicales peuvent présenter une candidature commune. Cette dernière est soumise aux mêmes règles que la candidature individuelle. Les organisations syndicales qui ont obtenu des sièges au titre de la candidature commune s'entendent pour désigner des agents qui siégeront au nom de la liste commune.
Le nom de chaque délégation locale d'organisation professionnelle et/ou section locale d'organisation syndicale déposant une candidature commune doit être clairement indiqué sur la déclaration de candidature commune. La déclaration commune est signée par chaque délégation locale d'organisation professionnelle et/ou section locale d'organisation syndicale partie à la candidature.
Chaque candidature sur sigle commune doit indiquer le nom d'un délégué unique et, le cas échéant, d'un délégué suppléant unique.
Les délégations et/ou sections locales déposant une candidature sur sigle commune doivent indiquer lors de son dépôt la base sur laquelle s'effectue la répartition des suffrages exprimés. A défaut, la répartition des suffrages se fait à part égale entre les délégations et/ou sections locales parties à la candidature sur sigle commune.

Les déclarations de candidature des organisations syndicales doivent être envoyées au moins six semaines avant la date du scrutin. Aucune candidature ne peut être modifiée ou retirée après cette date.
Les actes de candidature établis dans les conditions fixées par le présent arrêté sont affichés dès que possible dans les locaux de l'Institut des hautes études de défense nationale au moins un mois avant la date du scrutin.

Lorsqu'une candidature ne satisfait pas aux conditions fixées à l'article 9 bis de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 susvisée, l'administration informe le délégué de l'irrecevabilité de la candidature, dans un délai de trois jours suivant la date limite de dépôt des candidatures.
L'organisation syndicale dispose alors d'un délai de trois jours pour procéder aux modifications ou au retrait de candidature nécessaire.
Si, après l'expiration de ce dernier délai, les modifications ou retraits ne sont pas intervenus, l'administration informe dans un délai de trois jours l'union de syndicats dont les organisations syndicales candidates se réclament.
L'union de syndicat dispose alors d'un délai de cinq jours pour indiquer à l'administration, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, la candidature qui pourra se prévaloir de l'appartenance à l'union pour l'application du présent arrêté.
En l'absence de cette indication, les organisations syndicales ayant déposé les actes de candidature en cause ne peuvent bénéficier des dispositions du 2° de l'article 9 bis de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 susvisée et ne peuvent se prévaloir de l'appartenance à une union pour l'application des dispositions de l'article 4 du présent arrêté.
Les contestations sur la recevabilité des candidatures déposées sont portées devant le tribunal administratif compétent dans les trois jours qui suivent la date limite du dépôt des candidatures. Le tribunal administratif statue dans les quinze jours qui suivent le dépôt de la requête. L'appel n'est pas suspensif.

Les bulletins de vote et les enveloppes sont établis aux frais de l'administration, selon un modèle type fourni par celle-ci.
Il est fait mention, sur le bulletin de vote, de l'appartenance éventuelle de l'organisation syndicale, à la date du dépôt de l'acte de candidature, à une union de syndicats à caractère national.
Les bulletins de vote et les enveloppes sont remis au président du bureau de vote en nombre au moins égal, pour chaque candidature, au nombre des électeurs inscrits sur la liste électorale. Ils sont transmis par les soins de l'administration aux agents inscrits sur la liste électorale.

Un bureau de vote est institué. Le bureau de vote comprend un président et un secrétaire désigné par ses soins. Chaque organisation syndicale participant à l'élection peut désigner un représentant au sein de ce bureau de vote.
Le bureau de vote procède au dépouillement du scrutin. A l'issue du dépouillement et sans délai, le bureau de vote procède à la proclamation des résultats.
Les opérations électorales se déroulent publiquement dans les locaux du travail et pendant les heures de service.
Le vote a lieu au scrutin secret et sous enveloppe.

Le vote peut avoir lieu par correspondance dans les conditions suivantes :
Les bulletins de vote et les enveloppes nécessaires sont établis aux frais de l'administration et adressés en temps utile aux agents intéressés.

Lors du dépouillement du scrutin, ne sont pas comptabilisés dans les suffrages valablement exprimés, et sont considérés comme nuls, les bulletins trouvés dans l'urne sans enveloppe, les bulletins raturés, déchirés ou portant des signes de reconnaissance, les bulletins multiples contenus dans la même enveloppe et désignant des organisations syndicales différentes.
Sont considérés comme valablement exprimés et comptent pour un seul vote les bulletins multiples concernant une même organisation syndicale.
Les bulletins blancs ne sont pas comptabilisés dans les suffrages valablement exprimés.
Le bureau de vote établit le procès-verbal général des opérations électorales sur lequel sont mentionnés le nombre d'électeurs, le nombre de votants, le nombre de suffrages valablement exprimés, le nombre de votes blancs, le nombre de votes nuls et le nombre de voix obtenues par chaque organisation syndicale en présence. Sont annexés à ce procès-verbal les enveloppes mises à part sans être ouvertes et les bulletins nuls.
Il détermine, en outre, le quotient électoral en divisant le nombre total de suffrages valablement exprimés par le nombre de représentants titulaires à désigner pour l'ensemble des personnels concernés.

Il est procédé à la répartition des sièges des représentants du personnel au sein de la commission consultative paritaire selon la règle de la représentation proportionnelle.
Chaque organisation syndicale a droit à autant de sièges de représentants titulaires que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.
Les sièges de représentants titulaires restant éventuellement à pourvoir sont attribués suivant la règle de la plus forte moyenne.
Dans le cas où, pour l'attribution d'un siège, deux organisations syndicales ont la même moyenne et qu'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège est attribué à l'organisation qui a recueilli le plus grand nombre de voix.
Si plusieurs de ces organisations ont obtenu le même nombre de voix, le siège est attribué à l'une d'entre elles par voie de tirage au sort.
Il est attribué à chaque organisation syndicale un nombre de sièges de représentants suppléants égal à celui des représentants titulaires désignés au titre de cette organisation.
Dans le cas où aucune candidature n'est déposée à l'occasion du scrutin, les représentants du personnel sont désignés par voie de tirage au sort parmi les agents éligibles à la commission. Si les agents tirés au sort refusent leur désignation, les sièges laissés vacants sont attribués à des représentants de l'administration.

Un procès-verbal des opérations électorales est établi par le bureau de vote et immédiatement transmis au directeur de l'Institut des hautes études de défense nationale ainsi qu'aux personnes habilitées à représenter les organisations syndicales candidates dans les conditions prévues à l'article 3 du présent arrêté.

Lorsqu'un acte de candidature commune a été établi par des organisations syndicales, la répartition entre elles des suffrages exprimés se fait sur la base indiquée et rendue publique par les organisations syndicales concernées lors du dépôt de leur acte de candidature. A défaut d'indication, la répartition des suffrages se fait à part égale entre les organisations concernées. Cette répartition est mentionnée sur les actes de candidature affichés dans les emplacements destinés à cet effet.

Dans un délai de quinze jours à compter de la proclamation des résultats de la consultation du personnel, chaque organisation syndicale fait connaître au directeur de l'Institut des hautes études de défense nationale le nom des représentants, titulaires et suppléants, désignés par elle pour occuper les sièges qui lui sont attribués.

Les contestations sur la validité des opérations électorales et sur la désignation des représentants pour occuper les sièges élus qui ne remplissent pas les conditions fixées au présent article sont portées, dans un délai de cinq jours à compter de la proclamation des résultats, devant le directeur de l'Institut des hautes études de défense nationale, puis, le cas échéant, devant la juridiction administrative.
Ne peuvent être désignés membres de la commission consultative paritaire les agents :

- qui ne remplissent pas les conditions requises pour être inscrits sur la liste électorale ;
- contractuels en congé de grave maladie ;
- qui sont frappés d'une des incapacités prononcées par les articles L. 5 à L. 6 du code électoral ;
- qui ont été frappés d'une exclusion temporaire de fonctions relevant de l'article 66 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 susvisée, à moins qu'ils n'aient été amnistiés ou qu'ils n'aient bénéficié d'une décision acceptant leur demande tendant à ce qu'aucune trace de la sanction prononcée ne subsiste à leur dossier.

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.