Les « spécifications techniques » mentionnées à l'article 3 ainsi que leurs amendements doivent être tenus à jour, portés à la connaissance et tenus à disposition des personnels chargés par l'organisme habilité de responsabilités dans l'exécution des contrôles des compétences linguistiques et appliquées strictement.

Le LPO doit mettre en place une structure adaptée à la nature et au volume des contrôles effectués ainsi que des installations et des moyens matériels adaptés.

Afin d'assurer un processus de contrôle impartial, le LPO doit être juridiquement indépendant de tout organisme de formation aux langues.

Le LPO doit disposer de procédures comportant un « système de gestion de la qualité » qui permette de s'assurer de la conformité à toutes les exigences réglementaires appropriées de manière à établir et maintenir une totale conformité avec les normes de contrôle, les standards et les procédures. Ce système permet de détecter toute déficience et d'y remédier par des actions correctrices. Il met à la disposition des personnels chargés d'organiser les contrôles une documentation technique appropriée exposant de façon claire les procédures à suivre. Le système de gestion de la qualité doit à tout moment garantir un niveau de qualité des contrôles.

Le LPO doit démontrer qu'il dispose d'un personnel d'encadrement technique et d'examinateurs de compétence linguistique (LPE) qualifiés et en nombre suffisant pour assurer un niveau de qualité et une homogénéité satisfaisante dans les contrôles.
Il doit démontrer qu'il maintient la confidentialité du matériel de contrôle. Le personnel d'encadrement est chargé de l'organisation des contrôles. Une liste du personnel, y compris d'encadrement, est incluse dans le document « spécifications techniques ».

Les LPE doivent répondre aux conditions suivantes :
a) Détenir les compétences linguistiques et aéronautiques appropriées ;
b) Détenir la compétence requise pour mener les contrôles ;
c) Avoir reçu la formation technique complémentaire adaptée au matériel de contrôle mis à leur disposition ;
d) Avoir suivi au moins une séance de standardisation organisée par les services de l'aviation civile compétents.
Le LPO établit et tient à jour pour chaque examinateur un dossier contenant l'ensemble des pièces rendant compte du niveau initial et de la formation et du maintien des compétences des examinateurs.

Les LPE doivent détenir au moins le niveau de compétence linguistique qu'ils sont habilités à contrôler. Ils doivent présenter des garanties morales et une intégrité propres à garantir la qualité et l'impartialité des contrôles. Ils sont désignés par le ministre chargé de l'aviation civile.