Les candidatures sont adressées au ministre chargé de la culture par les directeurs et délégués d'administration centrale, les directeurs régionaux des affaires culturelles ainsi que les présidents ou directeurs d'établissements publics.

Elles sont transmises à la délégation permanente prévue à l'article 1er après avoir été soumises par le chef du bureau du cabinet, pour avis, au préfet du département ou au représentant officiel de la France dans le pays dans lequel sont domiciliées les personnes physiques ou morales candidates.

Les dossiers de candidature comportent obligatoirement une notice de proposition précisant les mérites du candidat, les titres auxquels la distinction est demandée, et notamment le montant des contributions directes ou indirectes apportées par le candidat au titre du mécénat en faveur du patrimoine ou de la culture française, ainsi que les informations suivantes :

- pour une personne physique, sa fiche signalétique individuelle détaillée (nom de naissance, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, domicile habituel, profession actuelle, et, s'il y a lieu, professions antérieures, grades et titres universitaires, distinctions honorifiques) ;

- pour une entreprise, un extrait K bis de la société et une fiche signalétique individuelle de son représentant légal ;

- pour une association ou une fondation, son nom, sa forme juridique, sa domiciliation, ses statuts, ainsi qu'une fiche signalétique individuelle de son représentant légal.