La demande de prise en charge des frais exposés par les agents civils de la direction générale de la sécurité extérieure dans le cadre d'une instance civile ou pénale, au titre de la protection fonctionnelle accordée en application des dispositions de l'article 16 du décret du 3 avril 2015 susvisé, est formulée par écrit auprès du ministre de la défense.
Cette demande peut être présentée par un ancien agent qui, à la date des faits en cause ou des faits ayant été imputés de façon diffamatoire, exerçait ses fonctions à la direction générale de la sécurité extérieure.

La décision de prise en charge au titre de la protection fonctionnelle indique les faits au titre desquels la protection est accordée. Elle précise les modalités d'organisation de la protection, notamment sa durée, qui peut être celle d'une instance. Elle peut être accordée pour une phase déterminée d'une procédure juridictionnelle. La prolongation de la prise en charge au titre d'une instance suivante ou d'une phase ultérieure de la procédure juridictionnelle fait l'objet d'une nouvelle demande et d'une nouvelle décision du ministre de la défense.

L'agent communique au ministère de la défense le nom de l'avocat, qu'il a librement choisi, et la convention conclue avec lui au titre de l'article 10 de la loi du 31 décembre 1971 susvisée.

Sans préjudice de la convention conclue entre l'avocat et l'agent au titre de l'article 10 de la loi du 31 décembre 1971 susvisée, le ministère de la défense peut conclure une convention avec l'avocat désigné ou accepté par le demandeur et, le cas échéant, avec le demandeur.
La convention détermine le montant des honoraires pris en charge selon un tarif horaire ou un montant forfaitaire, déterminés notamment en fonction des difficultés de l'affaire. Elle fixe les modalités selon lesquelles les autres frais, débours et émoluments sont pris en charge. Elle règle le cas des sommes allouées à l'agent au titre des frais exposés et non compris dans les dépens.
Le ministère de la défense règle directement à l'avocat les frais prévus par la convention.
La convention peut prévoir que des frais sont pris en charge au fur et à mesure de leur engagement, à titre d'avances et sur justificatifs.
Le règlement définitif intervient à la clôture de l'instance sur présentation du compte détaillé prévu à l'article 12 du décret du 12 juillet 2005 susvisé.

Dans le cas où la convention prévue à l'article 4 n'a pas été conclue, la prise en charge des frais exposés est réglée directement à l'agent sur présentation de factures acquittées par lui.
Le montant de prise en charge des honoraires par le ministère de la défense est limité par des plafonds horaires fixés par l'arrêté prévu à l'article 6 du décret du 26 janvier 2017 susvisé.

Si la convention prévue à l'article 4 comporte une clause en ce sens ou en l'absence de convention, le ministère de la défense peut décider de ne prendre en charge qu'une partie des frais exposés lorsque le montant des honoraires facturés ou déjà réglés par l'agent apparaît manifestement excessif au regard, notamment, des pièces et justificatifs produits, des pratiques tarifaires généralement observées dans la profession, des prestations effectivement accomplies par le conseil pour le compte de son client ou encore de la nature des difficultés présentées par le dossier.

Lorsque la prise en charge par le ministère de la défense ne couvre pas l'intégralité des honoraires de l'avocat, le règlement du solde incombe à l'agent dans le cadre de ses relations avec celui-ci.

Pour chaque instance, l'agent peut demander, sur justificatifs, le remboursement de ses frais de déplacement ou d'hébergement liés à l'instance dans les conditions et selon les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements prévus par les dispositions applicables dans la fonction publique de l'Etat.
Le ministère de la défense n'est pas tenu de rembourser les frais engagés par l'agent pour des déplacements ou de l'hébergement dont le nombre ou la fréquence sont manifestement sans rapport avec les nécessités de sa défense.