Chaque commission administrative paritaire établit son règlement intérieur dans les trois mois qui suivent l'élection de son président. Ce règlement intérieur est approuvé par le conseil d'administration du centre de gestion et de formation lors de sa réunion suivante et transmis par ce dernier aux communes, aux groupements de communes et aux établissements publics administratifs relevant des communes de la Polynésie française.
Le secrétariat est assuré par un représentant des communes, des groupements de communes ou des établissements publics administratifs relevant des communes de la Polynésie française désigné par le centre de gestion et de formation.
Un représentant du personnel est désigné par la commission en son sein pour exercer les fonctions de secrétaire adjoint.
Un procès-verbal est établi après chaque séance. Il est signé par le président et contresigné par le secrétaire et le secrétaire adjoint et transmis, dans le délai d'un mois à compter de la date de séance, aux membres de la commission. Ce procès-verbal est soumis à l'approbation des membres de la commission lors de la séance suivante.

Le président de la commission administrative paritaire est élu par les représentants des communes, des groupements de communes et des établissements publics administratifs relevant des communes de Polynésie française parmi leurs membres dans les conditions définies par arrêté du haut-commissaire de la République en Polynésie française. Le président de la commission peut se faire représenter par un élu.
La commission est convoquée par son président, qui en fixe l'ordre du jour. Elle tient au moins deux séances dans l'année.
Le président est tenu de convoquer la commission dans le délai maximum d'un mois, sur demande écrite de la moitié au moins des représentants titulaires du personnel.

Sauf opposition d'un tiers des membres représentants du personnel, le président de la commission administrative paritaire peut décider qu'une réunion sera organisée par conférence audiovisuelle, ou à défaut téléphonique, sous réserve qu'il soit techniquement en mesure de veiller, tout au long de la séance, au respect des règles posées en début de celle-ci, afin que :

1° N'assistent que les personnes habilitées à l'être. Le dispositif doit permettre l'identification des participants et le respect de la confidentialité des débats vis-à-vis des tiers ;

2° Chaque membre siégeant avec voix délibérative ait la possibilité de participer effectivement aux débats. Sous réserve de l'accord exprès du fonctionnaire concerné, la tenue d'une commission en matière disciplinaire peut être exceptionnellement autorisée selon les modalités prévues aux alinéas précédents et dans le respect de la procédure disciplinaire prévue aux articles 134 à 149 du décret du 29 août 2011 susvisé ;

3° Le cas échéant, lorsque le vote a lieu à bulletin secret à la demande de l'un des membres titulaires de la commission, le secret du vote soit garanti par tout moyen.

En cas d'impossibilité de tenir ces réunions selon les modalités fixées à l'article 64-1, à l'exception des commissions qui se réunissent en matière disciplinaire, le président peut décider qu'une réunion sera organisée par tout procédé assurant l'échange d'écrits transmis par voie électronique. Les observations émises par chacun des membres sont immédiatement communiquées à l'ensemble des autres membres participants ou leur sont accessibles, de façon qu'ils puissent répondre dans le délai prévu pour la réunion.

Les modalités de réunions, d'enregistrement et de conservation des débats et échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus par la commission sont fixées par le règlement intérieur, ou, à défaut, par la commission, en premier point de l'ordre du jour de la réunion. Dans ce dernier cas, un compte rendu écrit détaille les règles déterminées applicables pour la tenue de la réunion.

Les suppléants peuvent assister aux séances de la commission sans pouvoir prendre part aux débats. Ils n'ont voix délibérative qu'en l'absence des titulaires qu'ils remplacent et dans les cas mentionnés au troisième alinéa de l'article 70 et aux deuxième et troisième alinéas de l'article 71 du présent décret.
Dans le respect de la représentation des communes, des groupements de communes et des établissements publics administratifs relevant des communes de la Polynésie française et des personnels, tout représentant titulaire qui se trouve empêché de prendre part à une séance de la commission administrative paritaire peut se faire remplacer par n'importe lequel des représentants suppléants par procuration écrite nominative. Toutefois, pour les représentants du personnel, cette faculté ne joue qu'entre représentants élus sur une même liste de candidats et appartenant au même cadre d'emplois ou tirés au sort selon la procédure prévue à l'article 60 du présent décret.

Le président de la commission peut convoquer des experts à la demande des représentants des communes, des groupements de communes ou des établissements publics administratifs relevant des communes de la Polynésie française ou à la demande des représentants du personnel afin qu'ils soient entendus sur un point inscrit à l'ordre du jour.
Les experts ne peuvent assister qu'à la partie des débats, à l'exclusion du vote, relative aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée.

Les commissions administratives paritaires émettent leur avis ou leur proposition à la majorité des suffrages exprimés.

Lorsque l'autorité de nomination prend une décision contraire à l'avis ou à la proposition émis par la commission, elle informe dans le délai d'un mois la commission des motifs qui l'ont conduit à ne pas suivre cet avis ou cette proposition.

Lorsque la décision de l'autorité de nomination est subordonnée à une proposition ou à un avis de la commission administrative paritaire, la décision peut légalement intervenir si, par suite d'un partage égal des voix, aucune proposition ou aucun avis n'a pu être formulé.

Les séances des commissions administratives paritaires ne sont pas publiques.

Les commissions administratives paritaires siègent en formations restreintes ou plénières dans les conditions fixées par arrêté du haut-commissaire de la République en Polynésie française.

Lorsqu'une commission administrative paritaire siège en formation restreinte, seuls les représentants du personnel relevant du cadre d'emplois dans lequel est classé le grade ou emploi du fonctionnaire intéressé et les représentants du personnel relevant du cadre d'emplois supérieur ainsi qu'un nombre égal de représentants de la collectivité ou de l'établissement public sont appelés à délibérer.
Toutefois, pour l'examen des inscriptions sur listes d'aptitude, siègent en formation restreinte les représentants du personnel relevant du cadre d'emplois dans lequel est classé le grade ou emploi d'accueil et ceux relevant du cadre d'emplois supérieur ainsi qu'un nombre égal de représentants de la commune, du groupement de communes ou de l'établissement public administratif relevant des communes de la Polynésie française.
Lorsque le fonctionnaire, dont le cas est soumis à l'examen d'une commission administrative paritaire siégeant en formation restreinte, appartient au cadre d'emplois supérieur, le ou les représentants titulaires du personnel relevant de ce cadre siègent avec leurs suppléants, qui ont alors voix délibérative, ainsi qu'un nombre égal de représentants de la commune, du groupement de communes ou de l'établissement public administratif relevant des communes de la Polynésie française.

Les fonctionnaires ayant vocation à être inscrits à un tableau d'avancement doivent quitter la séance pendant l'examen de ce tableau.
Dans le même cas, lorsque tous les représentants du personnel relevant d'un cadre d'emplois remplissent les conditions pour être inscrits au tableau d'avancement, il est fait application de la procédure de tirage au sort dans les conditions prévues à l'article 60 du présent décret pour désigner des représentants parmi les fonctionnaires du cadre d'emplois correspondant n'ayant pas vocation à être inscrits audit tableau. En cas de refus de siéger des représentants désignés par le sort, cette commission est valablement composée des seuls représentants titulaires et suppléants du personnel relevant du cadre d'emplois supérieur et d'un nombre égal de représentants de la commune, du groupement de communes ou de l'établissement public administratif relevant des communes de Polynésie française. Les suppléants ont alors voix délibérative.
Dans l'hypothèse où il n'existe aucun représentant du personnel relevant du cadre d'emplois dans lequel est classé le grade auquel le tableau donne accès, la commission administrative paritaire est complétée par des représentants du cadre d'emplois supérieur. En l'absence d'un tel cadre d'emplois, la commission est composée des seuls représentants titulaires et suppléants relevant du cadre d'emplois dans lequel est classé le grade ou emploi d'origine et d'un nombre égal de représentants de la commune, du groupement de communes ou de l'établissement public administratif relevant des communes de Polynésie française. Les suppléants ont alors voix délibérative.

Toutes facilités doivent être données aux commissions administratives paritaires par les communes, les groupements de communes et les établissements publics administratifs relevant des communes de Polynésie française pour leur permettre de remplir leurs attributions. En outre, communication doit leur être donnée de toutes pièces et documents nécessaires à l'accomplissement de leur mission huit jours au moins avant la date de la séance.
Une autorisation d'absence est accordée aux représentants du personnel pour leur permettre de participer aux réunions des commissions administratives paritaires sur simple présentation de leur convocation. La durée de cette autorisation comprend les délais de route, la durée prévisible de la réunion, et un temps égal à la durée prévisible de la réunion pour permettre aux intéressés d'assurer la préparation et le compte rendu des travaux.
Les membres des commissions administratives paritaires sont soumis à l'obligation de discrétion professionnelle en ce qui concerne tous les faits et documents dont ils ont eu connaissance en cette qualité.

Hormis le cas où la commission siège en tant que conseil de discipline, la moitié au moins des membres doivent être présents ou représentés lors de l'ouverture de la réunion.

Un membre quittant la séance est remplacé de plein droit par un suppléant. A défaut, il peut donner délégation à un autre membre de la commission pour voter en son nom. Un membre ne peut recevoir qu'une seule délégation de vote.

Lorsque le quorum n'est pas atteint, une nouvelle convocation est envoyée dans un délai de huit jours aux membres de la commission qui siège alors valablement sans condition de quorum sur le même ordre du jour.

Les membres des commissions administratives paritaires ne perçoivent aucune rémunération du fait de leurs fonctions. Toutefois, les membres siégeant avec voix délibérative sont indemnisés de leurs frais de déplacement et de séjour dans les conditions fixées par arrêté du haut-commissaire de la République en Polynésie française.

Lorsque les élections des représentants du personnel d'une commission administrative paritaire ont fait l'objet d'une annulation contentieuse ou lorsque, en raison d'un cas de force majeure, ces élections n'ont pu être organisées aux dates fixées par arrêté du haut-commissaire de la République en Polynésie française, le centre de gestion et de formation procède aux élections dans les conditions prévues aux articles 43 à 62 du présent décret. Toutefois, le centre de gestion et de formation fixe la date de ces élections après consultation des organisations syndicales. Le mandat de ces représentants du personnel prend fin lors du prochain renouvellement général des commissions administratives paritaires.