L'organisateur d'une concentration soumise à déclaration doit déposer un dossier de déclaration au plus tard deux mois avant la date de l'événement auprès du préfet territorialement compétent.

Un arrêté conjoint du ministre de l'intérieur et du ministre chargé des sports détermine la composition du dossier et les modalités de son dépôt.