Pour toute personne détenue, il est constitué au greffe de l'établissement pénitentiaire un dossier individuel qui suit la personne intéressée dans les différents établissements où elle est éventuellement transférée.
Ce dossier contient, dans une cote spéciale, tous les renseignements tenus à jour, utiles à déterminer l'existence d'un éventuel risque suicidaire.
Indépendamment de ce dossier, des dossiers particuliers doivent être établis en outre à l'égard de certaines personnes détenues, notamment pour les personnes condamnées proposables à la libération conditionnelle, pour les personnes interdites de séjour, pour les personnes de nationalité étrangère passibles d'une mesure d'éloignement du territoire français et pour les personnes libérables qui ont à satisfaire à des obligations militaires.

Le dossier individuel contient un exemplaire des documents relatifs aux relevés signalétiques et aux prélèvements dont a fait l'objet la personne détenue par les services de la police nationale et les unités de la gendarmerie nationale, dans le cadre de la mise en œuvre des fichiers d'identification institués par un texte législatif ou réglementaire.

A la libération ou au décès d'une personne condamnée, ou après son évasion, les différentes parties de son dossier sont conservées au greffe de l'établissement pénitentiaire pendant la durée nécessaire à leur utilisation courante.
Passé ce délai, il appartient à l'administration pénitentiaire de procéder au versement de ces documents aux services des archives départementales.
Les modalités de consultation des archives sont fixées par les dispositions des articles L. 213-1 et suivants du code du patrimoine.

Le service pénitentiaire d'insertion et de probation est systématiquement avisé de l'identité et de la situation pénale de toute personne détenue venant d'être écrouée. Il a accès au dossier individuel de toute personne détenue.