Le support visé à l'article L. 620-7 doit permettre d'obtenir, sans difficulté d'utilisation et de compréhension et sans risque d'altération, toutes les mentions obligatoires. Il doit être présenté dans les mêmes conditions et conservé pendant le même délai que le registre auquel il se substitue.

En cas de traitement automatisé de données nominatives, le chef d'établissement ou le responsable du traitement doit justifier à l'inspecteur du travail de la délivrance du récépissé attestant qu'il a effectué la déclaration préalable prévue par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.

Le directeur régional du travail et de l'emploi peut autoriser un chef d'entreprise à substituer au livre de paie prévu à l'article L. 143-5 ou au registre unique du personnel institué par l'article L. 620-3 un autre support lorsque celui-ci permet d'obtenir, sans difficulté d'utilisation ou de compréhension et sans risque d'altération, toutes les mentions obligatoires.

Le support de substitution doit pouvoir être consulté sur place par les personnes habilitées et doit être conservé pendant le même délai que le registre auquel il se substitue.

Pour le registre unique du personnel, la dérogation ne peut en aucun cas porter sur l'obligation de tenue à la disposition des personnes mentionnées au troisième alinéa de l'article L. 620-3 des copies des titres valant autorisation de travail pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d'un tel titre.