Les agents sont inscrits par l'administration de l'institut sur une liste électorale établie par secteur. Cette liste est rendue publique par le président de l'institut.
Dans les huit jours suivant la date de publication de liste, des réclamations peuvent être formulées par lettre adressée par les intéressés au président de l'institut. Celui-ci statue sur le bien-fondé des réclamations et arrête la liste électorale au plus tard un mois avant la date du scrutin.