La procédure de recueil des signalements des alertes établie au sein des services placés sous l'autorité du ministre chargé de la culture, ainsi que dans les établissements placés sous sa tutelle après délibération des organes compétents, est applicable à l'ensemble des agents, quel que soit leur statut.

Le signalement d'une alerte est porté à la connaissance soit du collège de déontologie du ministère de la culture, qui exerce les missions du référent alerte prévu au premier alinéa du I de l'article 8 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée, soit du supérieur hiérarchique. Le supérieur hiérarchique transmet la saisine, sous réserve de l'accord de l'auteur, au collège de déontologie qui devient alors le destinataire du signalement.

Le signalement est adressé par lettre sous double enveloppe. L'enveloppe extérieure porte la mention « Personnel et confidentiel ». L'enveloppe intérieure porte la mention « Signalement d'une alerte au titre de la loi du 9 décembre 2016 » et sa date de transmission.
Les signalements adressés par courriel ne sont pas recevables.

L'auteur du signalement communique tous les éléments dont il dispose de nature à étayer son alerte.
Il fournit notamment une description détaillée des faits, actes, menaces ou préjudices signalés.
Le signalement comporte également les éléments permettant un échange avec son destinataire, notamment les coordonnées personnelles ou professionnelles de son auteur.

Le destinataire du signalement en accuse réception à son auteur.
Il évalue le délai raisonnable prévisible nécessaire à l'examen de sa recevabilité et le communique à l'auteur de l'alerte. Il peut solliciter de sa part des éléments complémentaires.

Le destinataire du signalement procède à l'examen de sa recevabilité. A cet effet, il vérifie, au regard des précisions apportées et des pièces produites par l'auteur du signalement, que ce dernier a eu personnellement connaissance des faits ou actes en cause et que ceux-ci sont susceptibles de relever des cas prévus à l'article 6 de la loi du 9 décembre 2016 susvisée.

Si le signalement est déclaré irrecevable, son auteur en est informé par une lettre motivée. Le dossier est alors clôturé.
Si le signalement est recevable mais ne nécessite pas la mise en œuvre de mesures spécifiques, l'auteur du signalement et, le cas échéant, l'agent mis en cause si les faits ont été portés à sa connaissance, sont informés par une lettre motivée qu'aucune suite n'y sera donnée et de la clôture de l'alerte.
Si le signalement est recevable et nécessite la mise en œuvre de mesures spécifiques, le destinataire de l'alerte saisit l'autorité compétente afin qu'elle prenne les mesures permettant de mettre fin aux faits ou aux actes signalés. Il informe l'auteur du signalement du délai prévisible de traitement de l'alerte, fixé avec l'autorité compétente. A l'issue de ce traitement, il informe l'auteur du signalement des mesures prises et de la clôture du dossier.

Pour assurer la stricte confidentialité prévue par la loi, le référent alerte peut notamment décider que l'exemplaire original du signalement sera conservé dans un lieu clos accessible à une seule ou deux personnes qu'il désigne et que tout autre exemplaire qui serait nécessaire sera anonymisé. Il veille également à n'adresser aucun courrier ni aucun courriel qui révèle l'identité de l'auteur du signalement, celle des personnes visées ou encore les informations recueillies au cours du traitement.

Dans un délai qui ne peut dépasser deux mois à compter de la clôture du dossier, le destinataire de l'alerte procède à la destruction des éléments du dossier de nature à permettre l'identification de l'auteur du signalement et des personnes visées par le signalement.
Il peut décider d'archiver à des fins statistiques, après anonymisation, ces éléments. Il informe le lanceur d'alerte de la destruction et, le cas échéant, de l'archivage du dossier.

La procédure de recueil des signalements d'alertes est diffusée sur le site intranet du ministère, accompagnée des noms et coordonnées du référent alerte.
Les coordonnées du référent alerte ainsi que la procédure de recueillement des signalements sont communiquées au Défenseur des droits.

Le secrétaire général du ministère de la culture est chargé de l'exécution du présent arrêté, qui sera publié au Journal officiel de la République française.