La commission consultative paritaire est présidée par l'autorité auprès de laquelle elle est placée ou par son représentant.

Chaque commission consultative paritaire élabore son règlement intérieur selon le règlement type défini par note de service.
Le secrétariat est assuré par un représentant de l'administration qui peut ne pas être membre de la commission. Un représentant du personnel est désigné par la commission en son sein pour exercer les fonctions de secrétaire adjoint. Un procès-verbal est établi après chaque séance. Il est signé par le président et contresigné par le secrétaire et le secrétaire adjoint et transmis, dans un délai d'un mois, aux membres de la commission. Ce procès-verbal est soumis à l'approbation des membres de la commission lors de la séance suivante.

Les suppléants peuvent assister aux séances de la commission sans pouvoir prendre part aux débats. Ils n'ont voix délibérative qu'en l'absence des titulaires qu'ils remplacent.
Le président de la commission peut convoquer des experts à la demande de l'administration ou à la demande des représentants du personnel afin qu'ils soient entendus sur un point inscrit à l'ordre du jour.
Les experts ne peuvent assister qu'à la partie des débats, à l'exclusion du vote, relative aux questions pour lesquelles leur présence a été demandée.

La commission consultative paritaire est saisie par son président ou sur demande écrite signée par la moitié au moins des représentants du personnel de toute question entrant dans sa compétence. L'acte portant convocation est adressé par voie électronique aux membres de la commission au moins huit jours avant la séance. Il fixe l'ordre du jour. Elle émet un avis à la majorité des membres présents.

S'il est procédé à un vote, celui-ci a lieu à main levée. Les abstentions sont admises. Toutefois, à la demande de l'un des membres siégeant en qualité de titulaire de la commission, le vote a lieu à bulletin secret. En cas de partage des voix, l'avis est réputé avoir été donné.

Lorsque l'autorité compétente prend une décision contraire à l'avis émis par la commission, cette autorité informe la commission des motifs qui l'ont conduite à ne pas suivre cet avis.

Les commissions consultatives paritaires peuvent se réunir dans les conditions prévues à l'article 32 bis du décret du 28 mai 1982 mentionné ci-dessus.

La commission consultative paritaire ne délibère valablement qu'à la condition d'observer les règles de constitution et de fonctionnement édictées par le décret du 17 janvier 1986 susvisé et par le présent arrêté ainsi que par le règlement intérieur.

En outre, les trois quarts au moins des membres de la commission doivent être présents lors de l'ouverture de la réunion. Lorsque ce quorum n'est pas atteint, une nouvelle convocation est envoyée dans le délai de huit jours aux membres de la commission, qui siège alors valablement si la moitié de ses membres sont présents.

Un membre quittant la séance peut donner délégation à tout autre membre de la commission, titulaire ou suppléant, pour voter en son nom.

Les séances de la commission consultative paritaire ne sont pas publiques.

Les représentants désignés au titre des différents niveaux de catégories de chacune des commissions consultatives paritaires mentionnées à l'article 1er siègent ensemble lors de la réunion de la commission consultative paritaire concernée.

Lorsque les commissions consultatives paritaires sont appelées à siéger en matière disciplinaire, seuls les représentants du personnel qui représentent un niveau de catégorie au moins égal à celui de l'agent dont le dossier est examiné, ainsi qu'un nombre égal de représentants de l'administration sont appelés à délibérer.

Lorsqu'une séance porte sur la situation d'un représentant du personnel siégeant en qualité de titulaire, il est fait appel au suppléant.

Dans le cas où une séance porte sur la situation de tous les représentants du personnel, titulaires et suppléants, ou si aucun représentant ne peut valablement siéger, il est fait application de la procédure de tirage au sort prévue au 2° de l'article 17.

Toutes facilités doivent être données aux membres de la commission consultative paritaire par l'administration pour leur permettre de remplir leurs attributions. En outre, communication doit leur être donnée de toutes pièces et documents nécessaires à l'accomplissement de leur mission huit jours au moins avant la date de la séance.
Une autorisation d'absence est accordée aux représentants du personnel pour leur permettre de participer aux réunions de la commission, sur simple présentation de leur convocation. La durée de cette autorisation est calculée en tenant compte des délais de route, de la durée prévisible de la réunion et augmentée d'un temps égal à cette durée afin de mettre les intéressés en mesure d'assurer la préparation et le compte rendu des travaux de la commission, sans que ce temps puisse excéder deux journées.
Les membres de la commission sont soumis à l'obligation de discrétion professionnelle en ce qui concerne tous les faits et documents dont ils ont eu connaissance en cette qualité.

Les membres des commissions ne perçoivent aucune indemnité du fait de leurs fonctions dans ces instances. Ils sont toutefois indemnisés de leurs frais de déplacement et de séjour dans les conditions fixées par le décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l'Etat.

Le présent arrêté sera publié au Journal officiel de la République française.