Selon l'effectif des fonctionnaires relevant de la commission administrative paritaire, le nombre de représentants titulaires du personnel à cette commission est le suivant :
1° Trois représentants lorsque l'effectif est inférieur à quarante ;
2° Quatre représentants lorsque l'effectif est au moins égal à quarante et inférieur à deux cent cinquante ;
3° Cinq représentants lorsque l'effectif est au moins égal à deux cent cinquante et inférieur à cinq cents ;
4° Six représentants lorsque l'effectif est au moins égal à cinq cents et inférieur à sept cent cinquante ;
5° Sept représentants lorsque l'effectif est au moins égal à sept cent cinquante et inférieur à mille ;
6° Huit représentants lorsque l'effectif est au moins égal à mille. Toutefois, pour les commissions administratives paritaires placées auprès des centres de gestion mentionnés aux articles 17 et 18 de la loi du 26 janvier 1984 susvisée, le nombre de représentants du personnel en catégorie C est porté à dix.

Pour le calcul des effectifs, sont pris en compte les agents qui, au 1er janvier de l'année de l'élection des représentants du personnel, remplissent les conditions fixées par l'article 8.

Toutefois, si dans les six premiers mois de cette année de référence une réorganisation des services ou une modification statutaire entraîne une variation d'au moins 20 % des effectifs représentés au sein de la commission, les parts respectives de femmes et d'hommes sont appréciées et fixées au plus tard quatre mois avant la date du scrutin.

Lorsque le terme du mandat des représentants du personnel survient dans l'année, l'autorité territoriale des collectivités et établissements affiliés au centre de gestion informe ce dernier, avant le 15 janvier, des effectifs qu'elle emploie. Dans les plus brefs délais et au plus tard six mois avant la date du scrutin, la collectivité ou l'établissement auprès duquel sont placées les commissions administratives paritaires communique les effectifs de fonctionnaires aux syndicats ou sections syndicales qui ont fourni à l'autorité territoriale les informations prévues à l'article 1er du décret n° 85-397 du 3 avril 1985 relatif à l'exercice du droit syndical dans la fonction publique territoriale. La collectivité ou l'établissement communique également les parts respectives de femmes et d'hommes composant les effectifs pris en compte.

En application de l'article 28 de la loi du 26 janvier 1984 susvisée, une commission unique peut être créée pour au moins deux catégories hiérarchiques lorsque l'effectif relevant de cette commission est inférieur à quarante.
Le nombre de représentants titulaires du personnel composant cette commission administrative paritaire unique est de trois.
Au moins six mois avant la date du scrutin, l'organe délibérant de la collectivité ou de l'établissement auprès duquel est placé la commission administrative paritaire décide de la création de la commission administrative paritaire unique après consultation des organisations syndicales représentées au comité social territorial ou, à défaut, des syndicats ou sections syndicales qui ont fourni à l'autorité territoriale les informations prévues à l'article 1er du décret du 3 avril 1985 susvisé.

La durée du mandat des représentants du personnel est fixée à quatre ans. Ce mandat est renouvelable.

Les représentants des collectivités et établissements cessent de siéger lorsque leur mandat électif prend fin.

Les collectivités et établissements peuvent procéder à tout moment et pour le reste du mandat à accomplir au remplacement de leurs représentants.

Si, avant l'expiration de son mandat, l'un des représentants du personnel, membre titulaire ou suppléant de la commission, démissionne, est frappé d'une des causes d'inéligibilité prévues au second alinéa de l'article 11 ou perd, sauf dans le cas mentionné au dernier alinéa, la qualité d'électeur à la commission administrative paritaire concernée, il est remplacé jusqu'au renouvellement de la commission, dans les conditions ci-après.

Lorsqu'un représentant titulaire se trouve dans l'impossibilité définitive d'exercer ses fonctions, un suppléant de la même liste est nommé titulaire et remplacé par le premier candidat non élu restant sur la même liste.

Lorsqu'un représentant suppléant se trouve dans l'impossibilité d'exercer ses fonctions, il est remplacé par le premier candidat non élu restant sur la même liste.

Lorsqu'un représentant du personnel bénéficie d'un congé pour maternité ou pour adoption, il est remplacé temporairement par une personne désignée selon les modalités prévues aux deuxième et troisième alinéas du présent article.

Lorsqu'une liste se trouve dans l'impossibilité de pourvoir, dans les conditions prévues aux deuxième et troisième alinéas du présent article, aux sièges de membres titulaires ou de membres suppléants auxquels elle a droit, l'organisation syndicale ayant présenté la liste désigne son représentant parmi les fonctionnaires relevant du périmètre de la commission administrative paritaire éligibles au moment de la désignation, pour la durée du mandat restant à courir. A défaut, le siège laissé vacant est attribué selon la procédure de tirage au sort prévue au b de l'article 23.

Lorsqu'un représentant du personnel, membre titulaire ou suppléant de la commission bénéficie d'une promotion interne dans une catégorie supérieure, il continue à représenter la catégorie dont il relevait précédemment.