I. - Création de boîtes aux lettres institutionnelles :
Deux boîtes aux lettres institutionnelles sont mises à disposition de chaque organisation représentative aux niveaux ministériel, d'administration centrale, directionnel ou territorial, des services à compétence nationale et des établissements publics, sur la messagerie électronique du ministère pour lui permettre de communiquer avec ses différents interlocuteurs. Elle reste inchangée lors du changement de leur titulaire.
Toute organisation syndicale qui ne dispose pas de deux boîtes aux lettres institutionnelles peut en demander la création auprès du service concerné en charge des relations sociales.
L'adresse électronique de l'organisation syndicale est définie selon la règle de nommage en vigueur.
Ces boîtes ne se substituent pas aux boîtes professionnelles des responsables syndicaux qui conservent leur compte de messagerie nominatif, même en cas de décharge d'activité totale ou partielle pour l'exercice de leur mandat syndical.
Les principes de confidentialité énoncés à l'article 5 de l'arrêté du 4 novembre 2014 susvisé s'appliquent à l'ensemble des messages et informations transmis par les organisations syndicales.
Les liens vers les sites extérieurs sont autorisés sous réserve du respect des règles de sécurité du réseau informatique du ministère de la justice.
Dans le respect des règles générales de sécurité du système d'information du ministère, les messages électroniques en provenance des organisations syndicales parviennent à leurs destinataires sans blocage ni lecture par un tiers.
II. - Utilisation de la messagerie syndicale :
Les envois utilisant les listes de diffusion prévues au III de l'article 7 de la présente décision doivent garantir l'anonymat des destinataires. L'utilisation des accusés de réception et/ou de lecture est interdite.
III. - Liste de diffusion :
1° Création des listes de diffusion.
On appelle « liste de diffusion » une liste d'envoi permettant à un groupe d'abonnés de recevoir automatiquement par courrier électronique l'ensemble des messages expédiés à la liste.
Eu égard aux nécessités du service et aux contraintes particulières liées à l'objet des facilités accordées, le ministère de la justice met à disposition des organisations syndicales représentatives, dans leur périmètre de représentativité, un outil de gestion de listes de diffusion afin de leur permettre la création et l'administration de listes de diffusion destinées à l'envoi d'informations syndicales vers les adresses professionnelles nominatives ministérielles des agents.
Afin de permettre aux organisations syndicales représentatives, dans le périmètre de représentativité, de constituer, dans l'outil, la liste des abonnés, le ministère de la justice leur met à disposition, deux fois par an, la liste des agents correspondant au périmètre de leur représentativité. Cette liste comprend le nom, prénom, le lieu d'affectation, le corps, le grade ainsi que l'adresse de messagerie électronique des agents concernés.
Les organisations syndicales n'ayant pas accès à cet outil peuvent en faire la demande par l'intermédiaire de leur interlocuteur référent auprès du service en charge des relations sociales.
Une formation à l'outil peut être sollicitée auprès du service en charge des relations sociales. L'interlocuteur référent précisera les noms des personnes de son organisation syndicale qui souhaitent suivre cette formation. La formation est assurée par le service informatique du périmètre concerné.
Seules les boîtes aux lettres institutionnelles de chaque organisation syndicale sont habilitées pour l'utilisation d'une liste de diffusion.
Les organisations syndicales peuvent par ailleurs créer, sous leur seule responsabilité, des listes de diffusion privées, limitées aux seuls agents ayant donné leur accord préalable et explicite. Les agents figurant sur ces listes peuvent demander à tout moment à en être radiés ;
2° Gestion des listes de diffusion.
Les agents sont informés par la direction ou le service concerné qu'une liste de diffusion est mise à la disposition des organisations syndicales.
Les agents peuvent à tout moment se désabonner d'une liste de diffusion auprès d'une organisation syndicale par un lien contenu à la fin du message syndical permettant le désabonnement automatique. La liberté d'accepter ou de refuser un message électronique syndical doit pouvoir s'exercer à tout moment. Elle est rappelée de manière claire et lisible dans chaque message de l'organisation syndicale émettrice.
L'organisation syndicale met à jour sa liste de diffusion à partir de l'outil de gestion de listes de diffusion et des demandes de désinscription exprimées par les agents. A cette fin, elle conserve les données relatives aux personnes exerçant leur droit d'opposition jusqu'aux prochaines élections professionnelles.
Le caractère confidentiel de l'identité des destinataires est respecté à chaque envoi de messages d'origine syndicale.
IV. - Appréciation de la condition de représentativité :
En dehors de la période électorale, seules les organisations syndicales représentatives dans les différents comités sociaux d'administration du ministère de la justice peuvent bénéficier de la mise à disposition de listes de diffusion, et des droits prévus par le présent article, dans le périmètre du comité social d'administration de référence ou en application de l'article 10-1 de l'ordonnance du 22 décembre 1958 susvisée.
En dehors de la période de la période électorale, seules les organisations syndicales représentatives sur au moins un comité social d'administration au sein du ministère de la justice peuvent :
1° Disposer d'une boite au lettre institutionnelle ;
2° Bénéficier de l'outil de gestion pour la constitution de liste commune ;
3° Utiliser cette boîte aux lettres institutionnelle pour envoyer des messages d'informations syndicales à l'aide d'une liste de diffusion.