Les convocations aux réunions de la commission d'appel d'offres sont adressées par le président de la commission, ou son représentant, à ses membres, au moins cinq jours francs avant la date prévue pour la réunion.
Le quorum est atteint lorsque plus de la moitié des membres ayant voix délibérative sont présents. Si, après une première convocation, ce quorum n'est pas atteint, la commission d'appel d'offres est à nouveau convoquée. Elle se réunit alors valablement sans condition de quorum.
Le président de la commission vérifie, en début de réunion, que les règles de convocation et de quorum ont été respectées.