L'ensemble des titulaires et suppléants sont invités aux réunions plénières, mais seuls les titulaires, ou en cas d'absence leurs suppléants, disposent du droit de vote.
Sauf urgence, les membres du comité reçoivent, cinq jours au moins avant la date de la réunion, une convocation comportant l'ordre du jour et, le cas échéant, les documents nécessaires à l'examen des affaires qui y sont inscrites. Ces documents et l'ordre du jour doivent être adressés, sauf cas d'urgence dûment justifié, à l'ARS au moins dix jours avant la date de la réunion.
Le quorum est atteint lorsque la moitié au moins des membres composant le comité sont présents, y compris les membres prenant part aux débats au moyen d'une conférence téléphonique ou audiovisuelle, ou ont donné mandat.