Chaque liste comprend autant de noms qu'il y a de sièges à pourvoir, titulaires et suppléants, sans qu'il soit fait mention pour chacun des candidats de la qualité de titulaire ou de suppléant. Un même candidat ne peut pas être présenté par plusieurs listes.
Chaque liste comprend un nombre de femmes et d'hommes correspondant aux parts respectives de femmes et d'hommes représentés au sein de la commission consultative paritaire. Ce nombre est calculé sur la base des effectifs de la commission, appréciés au 1er janvier de l'année du scrutin.
Lorsque l'application de l'alinéa précédent n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, l'organisation syndicale procède, selon le cas, à l'arrondi à l'entier inférieur ou supérieur.
Les listes doivent être déposées au moins six semaines avant la date fixée pour les élections, par les organisations syndicales qui, dans la fonction publique de l'Etat remplissent les conditions fixées par l'article L. 211-1 du code général de la fonction publique. Chaque liste déposée mentionne les nom, prénoms et sexe de chaque candidat et indique le nombre de femmes et d'hommes. Les listes peuvent être communes à plusieurs organisations syndicales. Chaque liste doit comporter le nom d'un délégué de liste, candidat ou non, désigné par l'organisation syndicale afin de représenter la liste dans toutes les opérations électorales. L'organisation syndicale peut désigner un délégué suppléant.
Le dépôt de chaque liste doit en outre être accompagné d'une déclaration de candidature signée par chaque candidat. Le dépôt fait l'objet d'un récépissé remis au délégué de liste.
Lorsque l'administration constate que la liste ne satisfait pas aux conditions fixées par l'article L. 211-1 du code général de la fonction publique, elle remet au délégué de liste une décision motivée déclarant l'irrecevabilité de la liste. Cette décision est remise au plus tard le jour suivant la date limite de dépôt des listes de candidatures.