Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont les suivantes :
1. Pour les déposants et utilisateurs :

• nom et prénom ;
• IREP (si le déposant est une personne physique) ;
• adresse mail professionnelle et de connexion ;
• adresse postale professionnelle (adresse, code postal, ville) du déposant ;
• téléphone et un fax ;
• type de structure (privée ou publique) ;
• représentant légal ou personne disposant du pouvoir d'engager la société (nom et prénom) ;
• SIRET, raison sociale, RCS, code TVA intra-communautaire ;
• identité bancaire ;
• numéro PACAGE pour les exploitants agricoles ;
• identifiant technique, mot de passe et réponse à une question secrète ;
• traces des actions réalisées par les utilisateurs (date, libellé de l'action réalisée, …) ;
• rôle de l'utilisateur (utilisateur, gestionnaire principal gestionnaire secondaire).

2. Pour les administrateurs :

• identifiant ;
• mot de passe ;
• périmètre autorisé (portail, référentiel de la commande, fédérateur).

3. Sur les factures :

• raison sociale, adresse, SIRET, numéro de TVA intracommunautaire, références bancaires du fournisseur ;
• SIRET, raison sociale et adresse du destinataire de la facture ;
• raison sociale et adresse du service exécutant ;
• référence de la facture ;
• dénomination de la prestation ;
• quantité ;
• unité ;
• éléments concernant le montant de la facture (montant unitaire HT, montant remisé HT du poste, taux de TVA, …).

4. Sur les mémoires de justice :

• raison sociale, adresse, SIRET, N° de TVA intracommunautaire, références bancaires du prestataire ;
• raison sociale et adresse de la juridiction compétente ;
• raison sociale et adresse du bénéficiaire de la prestation ;
• identification de la prestation ;
• date de prestation ;
• autorité requérante ;
• numéro d'affaire ;
• date de réquisition ;
• montant des frais de déplacement, montant des débours, montant de la remise ;
• quantité ;
• prix unitaire ;
• éléments concernant le montant du poste (montant HT du poste avant remise, montant HT du poste après remise, …).

5. Sur une demande de remboursement :

• raison sociale, adresse postale du siège, SIRET et références bancaires du demandeur ;
• identification du type de carburant ;
• date de la livraison du carburant ;
• volume de carburant et montant demandé ;
• pièce justificative de type facture ;
• montant total TTC par type de carburant et montant total (tous types de carburant confondu).

Les données du point 1 sont conservées tant que l'utilisateur est actif ; si l'utilisateur est désactivé, la durée de conservation est de dix ans à compter de la date de saisie de la dernière facture ou mémoire ; le numéro PACAGE est conservé dix ans à compter de l'enregistrement. La durée de conservation des traces est de dix-huit mois.
Les données du point 2 sont conservées dix ans à compter de la date de désactivation du compte.
Pour les données du point 3 et 4 et 5, la durée de conservation est de dix ans à compter de la validation de la facture, du mémoire ou de la demande de remboursement par l'utilisateur.