Dans les cas prévus au c de l'article 12, le président de la commission de progression convoque l'élève, par un écrit transmis en recommandé avec accusé de réception ou remis contre récépissé, en lui indiquant les faits et éléments qui justifient sa convocation devant la commission. Dans ce courrier, l'élève est informé de son droit d'avoir communication de son dossier administratif, de présenter des observations écrites et orales dans les conditions ci-après.
L'élève est convoqué à une date telle qu'il puisse disposer d'un délai minimum de quinze jours, qui peut être porté à trente jours maximum sur sa demande, avant sa comparution devant la commission, pour présenter ses observations écrites et prendre connaissance ou se faire communiquer par l'ENAC l'intégralité des pièces composant son dossier.
Lors de sa comparution, l'élève peut présenter des observations orales. Il peut se faire assister par un défenseur ou se faire représenter par un mandataire de son choix.
Les délibérations de la commission ont lieu hors de la présence de l'intéressé, de son défenseur ou de son représentant. Les délibérations sont secrètes.
Le directeur de l'Ecole nationale de l'aviation civile notifie à l'élève la décision définitive le concernant. Les autorités administratives concernées en sont informées dans le même délai.