Le présent arrêté précise les conditions et modalités de règlement des frais exposés à l'occasion des missions ou des stages de formation des personnels des ministères chargés des affaires sociales, à savoir le ministère des affaires sociales, de la santé et des droits des femmes, le ministère du travail, de l'emploi, de la formation professionnelle et du dialogue social et le ministère de la ville, de la jeunesse et des sports ainsi que des agents publics ou personnes privées, collaborateurs occasionnels de ces ministères.
Il concerne tous les déplacements en France métropolitaine, dans les DOM, les collectivités d'outre-mer, les collectivités à statut spécial ainsi qu'à l'étranger.
A. - Recours au voyagiste sous contrat avec les ministères chargés des affaires sociales :

Le recours au voyagiste sous contrat avec les ministères chargés des affaires sociales pour l'organisation des déplacements des agents publics ou personnes privées, collaborateurs occasionnels des ministères en mission ou en stage pour le compte de l'administration est obligatoire pour toute réservation et émission de titre de transport et pour toute demande d'hébergement à titre onéreux.
Lorsque les disponibilités sont limitées, le voyagiste est habilité à proposer des hôtels répondant aux normes standards de qualité. Après accord des agents concernés, il peut, à titre exceptionnel et afin d'apporter une solution à la demande, proposer à deux agents de partager une chambre double.
Le coût de l'hébergement ne doit pas dépasser le montant des indemnités de nuitée fixées à l'article 20 du présent arrêté.
Dans le cadre de l'organisation d'un séminaire ou d'un voyage de groupe, le titulaire du marché de voyagiste négociera un tarif de groupe sur la base des informations reçues de la structure demandeuse.
B. - Dérogation au recours au voyagiste sous contrat avec les ministères chargés des affaires sociales :

Il peut être dérogé, par le directeur ou le chef de service, à l'obligation de recourir au voyagiste :

- si le délai de commande est trop tardif pour permettre au voyagiste de réaliser la prestation ;
- dans le cas où le voyagiste est dans l'impossibilité de fournir la prestation demandée ;
- dans le cas où le transport et/ou l'hébergement sont assurés par le ministère lui-même ou par un autre organisme (public ou privé).

L'agent ou le collaborateur occasionnel fait alors l'avance de ses frais. Il est remboursé en application de la réglementation en vigueur et sur présentation des pièces justificatives.
Lorsqu'il bénéficie soit d'un transport, soit d'un hébergement, soit de repas gratuits, il ne peut prétendre à l'indemnité correspondante.
Lorsqu'il bénéficie, à sa demande, de conditions de transport ou d'accueil différentes de celles retenues par l'administration, le complément est à sa charge.

En application du dernier alinéa de l'article 7 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, les agents ou collaborateurs occasionnels peuvent bénéficier de la prise en charge de leurs dépenses réelles d'hébergement, sur production des pièces justificatives des dépenses acquittées et d'un ordre de mission, accompagné d'un certificat administratif signé du directeur de la structure qui autorise, à titre exceptionnel, le remboursement sur la base des frais réels et justifie la dérogation à la réglementation par l'un des motifs suivants :

- une mission nécessitant, pour des raisons impérieuses de service, une organisation d'hébergement spécifique ;
- la sécurité de l'agent en mission ;
- l'hébergement outre-mer à titre exceptionnel dans le cadre d'une mission, sur la base du tarif le moins cher.

En application du dernier alinéa de l'article 7 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, les membres des délégations ministérielles et les agents nommément désignés par le ministre ou son chef de cabinet peuvent prétendre, dans la limite des sommes effectivement engagées, au remboursement de leurs frais d'hébergement, de transport et de restauration aux frais réels. Pour l'application de ce dispositif, l'ordre de mission autorisant le déplacement devra être signé par le ministre, le directeur de cabinet ou le chef de cabinet du ministre et comporter la mention « hébergement, restauration, transport aux frais réels ».

Par dérogation aux dispositions du 8° de l'article 2 du décret du 3 juillet 2006 susvisé, constitue une seule et même commune toute commune au sens de l'Institut national de la statistique et des études économiques.