La tenue du fichier consiste en la gestion de l'appartenance de chaque bovin à un cheptel et facultativement à un propriétaire, conformément au cahier des charges défini à l'article 26 du présent arrêté.
Les données relatives à l'identification des bovins du département sont gérées sur un seul site dans une base de données unique.
Chaque fichier départemental concourt à la constitution d'un fichier national.

La tenue du fichier est assurée par les moyens informatiques agréés à cet effet par le ministère de l'agriculture et du développement rural dans le cadre du programme départemental d'identification des bovins tel que défini à l'article 25 du présent arrêté.

L'établissement départemental ou interdépartemental de l'élevage conserve en permanence les numéros de cheptel qu'il a attribués.
L'établissement départemental ou interdépartemental de l'élevage et les maîtres d'oeuvre conventionnés conservent les bordereaux de livraison endossés des repères dont ils ont confié la gestion à un tiers et la liste des numéros des bovins qu'ils ont attribués.
Le maître d'oeuvre informatique conserve, pendant deux ans, les documents ayant servi à mettre à jour le fichier des bovins.

Le maître d'oeuvre informatique est tenu de communiquer à l'éleveur propriétaire ou détenteur d'un bovin, à sa demande, tout ou partie des informations du fichier le concernant.

Les préfets et les chefs de service de l'administration départementale ou leurs représentants accèdent librement aux informations contenues dans le fichier de leur département ; pour les directeurs départementaux de l'agriculture et de la forêt et les directeurs des services vétérinaires, ou leurs représentants, cet accès est prévu, par voie informatique, selon les modalités techniques définies par la commission départementale d'identification et décrites dans le programme départemental d'identification des bovins.

Les organismes agréés ou reconnus par le ministre de l'agriculture et du développement rural qui ont a connaître, pour l'accomplissement de leurs missions, tout ou partie des renseignements concernant le cheptel d'un de leurs adhérents accèdent à ces informations dans le cadre de l'accomplissement des missions pour lesquelles ils sont agréés, en application du présent arrêté selon des modalités définies par la commission départementale d'identification.

La communication, par le maître d'oeuvre informatique ou par un organisme cité à l'article 23, à toute autre personne physique ou morale de droit privé, que ce soit à titre gratuit ou à titre payant, de toute information concernant un animal contenue dans le fichier départemental bovin ou provenant de ce fichier est soumise à l'autorisation écrite préalable des éleveurs propriétaires et détenteurs concernés.