Le président convoque les membres du collège par courrier ou par voie électronique. La convocation est accompagnée de l'ordre du jour, un mois au moins avant le début de la session.
Les membres associés titulaires sont convoqués en même temps que les membres dans les conditions prévues à l'article R. 227-3 du code de l'aviation civile.
En cas d'absence prévisible, les membres du collège en préviennent le secrétaire général dès qu'ils ont connaissance de leur empêchement.
Tout membre associé titulaire se trouvant dans l'impossibilité de participer à la séance à laquelle il est convoqué en informe sans délai le secrétaire général et prend toute disposition utile pour se faire remplacer par l'un de ses suppléants. Il lui communique l'identité de ce suppléant.

La personne concernée par la procédure de sanction administrative est convoquée dans les conditions prévues aux articles R. 227-2-2 et R. 227-3 du code de l'aviation civile. En cas d'empêchement majeur dûment justifié, elle peut demander au président, dix jours au moins avant la date prévue pour la séance et par tout moyen permettant d'attester la date de réception de cette demande, le report de l'examen de son dossier à une séance ultérieure. Il est fait droit à cette demande sauf si elle paraît manifestement dilatoire.
Si elle entend assister à la séance ou s'y faire représenter, la personne concernée par la procédure de sanction administrative communique aux services de l'Autorité, dix jours au moins avant la date prévue pour la séance et par tout moyen permettant d'attester la réception de cette communication, les noms et qualités de ces représentants, qui doivent être francophones ou se faire accompagner d'un interprète.
Si, conformément à l'article R. 227-4 du code de l'aviation civile, la personne concernée souhaite que la séance au cours de laquelle son dossier sera examiné soit publique, elle en informe l'Autorité par écrit au plus tard dix jours avant la date de la séance à laquelle le dossier sera examiné.