Après avoir entendu Mme Marie-Hélène MITJAVILE, commissaire, en son rapport, et Mme Catherine POZZO di BORGO, commissaire adjoint du Gouvernement, en ses observations,
Formule les observations suivantes :
En vertu de l'article 68 de la loi 6 janvier 1978 modifiée, les transferts de données à caractère personnel à destination de pays qui ne sont membres ni de l'Union européenne, ni de l'Espace économique européen et qui par conséquent n'ont pas transposé dans leur législation les dispositions de la directive n° 95/46/CE du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données sont interdits.
Néanmoins, il peut être fait exception à cette interdiction par application de l'article 69 de la loi précitée, notamment par décision de la Commission nationale de l'informatique et des libertés lorsqu'un niveau de protection suffisant est apporté aux données transférées par l'intermédiaire de règles internes d'entreprise (règles contraignantes d'entreprise ou « binding corporate rules » (BCR) constituant un code de conduite interne s'imposant à toutes les entités d'un groupe).
Au terme d'une procédure de coopération européenne, la Commission nationale de l'informatique et des libertés et les autorités de protection des données compétentes ont reconnu la conformité de ces BCR « responsable de traitement » aux exigences posées par les documents de référence adoptés par le groupe de travail de l'article 29. A ce titre, les BCR « responsable de traitement » du groupe Novartis sont réputées apporter un niveau de protection suffisant aux données personnelles transférées au sein du groupe Novartis.
Par conséquent, les organismes mentionnés à l'article 1er ci-dessous, qui souhaiteront se référer à la présente autorisation unique n° BCR-002 et adresseront à cette fin à la Commission un engagement de conformité pour leurs transferts qui répondent strictement aux conditions définies dans la présente décision d'autorisation unique, seront autorisés à mettre en œuvre ces transferts.
Tout transfert ne peut être autorisé que dans la mesure où :
(i) la formalité relative au traitement auquel ce transfert se rattache a, lorsque cela est requis, été dûment accomplie auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés ; et
(ii) le transfert est réalisé dans le strict respect du cadre défini par ladite formalité.
Par ailleurs, tout transfert de données à caractère personnel qui excèderait le cadre ou les exigences définis par la présente autorisation unique doit faire l'objet d'une décision d'autorisation spécifique.

Sur les responsables de traitement/champ d'application.

Peuvent seules adresser un engagement de conformité à la présente autorisation unique les entités du groupe Novartis, agissant en qualité de responsable de traitement, étant juridiquement liées par les BCR « responsable de traitement » du groupe Novartis et ayant mis en œuvre les engagements pris au titre des BCR.

Sur les finalités des transferts.
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR « responsable de traitement » du groupe Novartis et à leurs annexes, sont autorisés les seuls transferts de données à caractère personnel ayant pour finalités :
Finalités relatives aux transferts des données personnelles des employés des entités du groupe Novartis et des employés des prestataires :

- la gestion du personnel ;
- la gestion des communications et des urgences (moyens permettant notamment :
- de faciliter la communication avec les employés et les prestataires à des fins professionnelles et pour des initiatives globales ;
- de protéger la santé et la sécurité des employés) ;
- la gestion des activités « métiers » ;
- la gestion de la conformité ;
- la conduite des évaluations des risques pour la santé.

Finalités relatives aux transferts des données personnelles des consommateurs :

- la gestion des données relatives à l'accompagnement des patients ;
- la gestion de la conformité.

Finalités relatives aux transferts des données personnelles des clients professionnels et autres parties prenantes :

- la gestion des ventes et du marketing ;
- la gestion des activités commerciales ;
- la gestion de la conformité.

Finalités relatives aux transferts des données personnelles des prestataires et partenaires :

- la gestion des données financières et transactionnelles ;
- la gestion des activités commerciales ;
- la gestion de la conformité.

Finalités relatives aux transferts des données personnelles des personnes concernées participant ou contribuant à la recherche et à la pharmacovigilance :

- la gestion des opérations « métiers » ;
- la gestion de la pharmacovigilance ;
- la gestion de la conformité ;
- la gestion des obligations contractuelles et financières concernant les professionnels de santé.

Sur les catégories de données personnelles transférées.
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR « responsable de traitement » du groupe Novartis et à leurs annexes, peuvent être transférées, dans le cadre des finalités décrites ci-dessus, les catégories de données à caractère personnel suivantes :
Pour les transferts relatifs aux données personnelles des employés et des employés des prestataires :

- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- données de connexion ;
- numéro de sécurité sociale (uniquement dans le cadre de la gestion de la paie) ;
- informations d'ordre économique et financier ;
- décès des personnes.

Pour les transferts relatifs aux données personnelles des consommateurs :

- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- données de connexion ;
- informations d'ordre économique et financier ;
- données de santé ;
- décès des personnes.

Pour les transferts relatifs aux données personnelles des clients professionnels et autres parties prenantes :

- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- données de connexion ;
- informations d'ordre économique et financier.

Pour les transferts relatifs aux données personnelles des prestataires et partenaires :

- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- données de connexion ;
- informations d'ordre économique et financier.

Pour les transferts relatifs aux données personnelles des personnes concernées participant ou contribuant à la recherche :

- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- données de connexion ;
- informations d'ordre économique et financier ;
- vie sexuelle, données de santé, origine raciale ;
- données génétiques ;
- décès des personnes ;
- identité/données d'identification des investigateurs.

Pour les transferts relatifs aux données personnelles des personnes concernées participant ou contribuant à la pharmacovigilance :

- état civil/identité/données d'identification ;
- vie professionnelle ;
- données de connexion ;
- informations d'ordre économique et financier ;
- vie sexuelle, données de santé, origine raciale,

étant précisé que le transfert des données sensibles au sens de l'article 8 de la loi du 6 janvier 1978 modifiée ne peut être réalisé que dans la mesure où :
(iii) le traitement auquel ce transfert se rattache a préalablement fait l'objet, lorsque cela est requis, d'une autorisation par la Commission nationale de l'informatique et des libertés ; et
(iv) ce transfert est réalisé dans le strict respect du cadre défini par ladite autorisation.

Sur les catégories de personnes concernées par les transferts.
Conformément au champ matériel et à la description des transferts couverts par les BCR « responsable de traitement » du groupe Novartis et à leurs annexes, peuvent être transférées, dans le cadre des finalités décrites ci-dessus, les données à caractère personnel relatives aux catégories de personnes suivantes :

- salariés (employés actuels, anciens employés, candidats à un poste, stagiaires, retraités d'une société du groupe Novartis) ;
- patients ;
- étudiants/élèves destinés à des professions de santé ;
- clients professionnels et autres parties prenantes ;
- consommateurs (personnes qui achètent, reçoivent ou recherchent des informations sur les produits de santé et services Novartis pour leur usage personnel. Cette catégorie comprend les prospects) ;
- personnes participant ou contribuant à la recherche ;
- personnes participant ou contribuant à la pharmacovigilance ;
- fournisseurs ;
- partenaires.

Sur les destinataires habilités à accéder aux données transférées.
Peuvent seules être habilitées à accéder aux données les entités du groupe Novartis juridiquement liées aux BCR « responsable de traitement » du groupe Novartis et ayant mis en œuvre les engagements pris au titre de ces BCR, dont la liste à jour a été fournie à la Commission nationale de l'informatique et des libertés, et ce conformément aux BCR « responsable de traitement » du groupe Novartis et à leurs annexes.

Sur les informations relatives à chaque transfert.
Les responsables de traitement doivent tenir à disposition des services de la Commission nationale de l'informatique et des libertés une liste (cf. modèle proposé en annexe 1 de la présente délibération) détaillée et à jour des transferts effectués sur la base des BCR « responsable de traitement » du groupe Novartis, précisant, pour chaque transfert, les informations suivantes :

- la finalité générale du transfert ;
- la ou les catégories de données à caractère personnel transférées ;
- la ou les catégories de personnes concernées par le transfert ;
- les informations relatives à chaque destinataire des données :
- raison sociale ;
- nom du groupe auquel le destinataire appartient et ayant adopté des BCR « responsable de traitement » ;
- pays d'établissement ;
- catégorie de destinataire (ex : maison mère, filiale) ; et
- nature du traitement opéré par ce dernier.

Sur les droits d'accès, de rectification et d'opposition des personnes.
Les droits d'accès, de rectification et d'opposition des personnes concernées définis au chapitre V de la loi du 6 janvier 1978 modifiée s'exercent auprès du ou des services que les responsables de traitement auront désignés.

Sur l'information des personnes.
Les responsables de traitement doivent avoir clairement informé les personnes concernées de l'existence de transferts de données vers des pays tiers et des modalités d'exercice de leurs droits d'accès, de rectification et d'opposition, dans les conditions prévues par les dispositions des articles 90 et 91 du décret du 20 octobre 2005 modifié (notamment la finalité du transfert, le pays d'établissement du destinataire des données…).
La présente délibération sera publiée au Journal officiel de la République française.