L'entretien est conduit, pour les conseillers principaux d'éducation qui exercent des fonctions d'éducation dans un établissement du second degré, par le chef de l'établissement dans lequel ils sont affectés, et pour les autres conseillers principaux d'éducation, par le supérieur hiérarchique direct dont ils dépendent au sein du service ou de l'établissement où ils sont affectés. La date de cet entretien est fixée par le supérieur hiérarchique direct et communiquée à l'agent au moins huit jours à l'avance.
L'entretien donne lieu à un compte rendu établi et signé par le supérieur hiérarchique direct. Il est communiqué au conseiller principal d'éducation qui peut y apporter des observations avant de le retourner au chef d'établissement. Le compte rendu est notifié à l'agent qui le signe pour attester qu'il en a pris connaissance.