L'index mentionné à l'article 2 du décret n° 2024-801 du 13 juillet 2024 susvisé est établi chaque année au titre de l'année civile écoulée, pour les régions, les départements, les communes et les établissements publics de coopération intercommunale de plus de 40 000 habitants gérant au moins cinquante agents permanents ainsi que pour le Centre national de la fonction publique territoriale.
Les indicateurs sont calculés chaque année par l'employeur, au plus tard le 30 septembre de l'année en cours, à partir des données de l'année civile qui précède l'année de publication. Les périodes de référence à prendre en compte sont identiques à celles mentionnées par l'arrêté du 10 décembre 2021 fixant pour la fonction publique territoriale la liste des indicateurs contenus dans la base de données sociales pour les indicateurs concernés.

Les caractéristiques individuelles des agents publics sont appréciées au dernier jour de la période de référence annuelle ou au dernier jour de présence de l'agent dans l'administration pour ce qui concerne notamment sa catégorie.