Les dispositions du présent chapitre précisent les conditions et les limites de la prise en charge par la collectivité publique, au titre de la protection fonctionnelle prévue à l'article L. 134-1, des frais exposés dans le cadre d'instances civiles ou pénales par l'agent public ou les personnes mentionnées à l'article L. 134-7. Elles sont applicables aux personnes auxquelles une disposition législative étend la protection prévue aux articles L. 134-5 à L. 134-8.
S'agissant des fonctionnaires de la police nationale et des adjoints de sécurité, les dispositions du présent chapitre sont applicables sous réserve des dispositions des articles R. 113-1 et R. 113-2 du code de la sécurité intérieure.

La demande de prise en charge des frais exposés dans le cadre d'une instance civile ou pénale au titre de la protection fonctionnelle est formulée par écrit auprès de la collectivité publique employeur de l'agent public ou de l'ancien agent public à la date des faits en cause ou des faits ayant été imputés de façon diffamatoire.

La décision de prise en charge au titre de la protection fonctionnelle des frais exposés indique les faits au titre desquels la protection fonctionnelle est accordée. Elle précise les modalités d'organisation de cette protection, notamment sa durée qui peut être celle de l'instance.

L'agent public communique à son employeur le nom de l'avocat qu'il a choisi et la convention conclue avec lui au titre de l'article 10 de la loi n° 71-1130 du 31 décembre 1971 portant réforme de certaines professions judiciaires et juridiques.

Sans préjudice de la convention mentionnée à l'article R. 134-4, l'employeur public peut conclure une convention avec l'avocat désigné ou accepté par le demandeur. Cette convention peut être signée par le demandeur.
Cette convention détermine le montant des honoraires pris en charge selon un tarif horaire ou un forfait, déterminés notamment en fonction des difficultés de l'affaire. Elle fixe les modalités selon lesquelles les autres frais, débours et émoluments sont pris en charge. Elle règle le cas des sommes allouées à l'agent au titre des frais exposés et non compris dans les dépens.
L'employeur public règle directement à l'avocat les frais prévus par cette convention.
La convention peut prévoir que ces frais sont pris en charge au fur et à mesure de leur engagement, à titre d'avances et sur justificatifs.
Le règlement définitif intervient à la clôture de l'instance sur présentation du compte détaillé prévu à l'article 12 du décret n° 2023-552 du 30 juin 2023 portant code de déontologie des avocats.

Dans le cas où la convention prévue à l'article R. 134-5 n'a pas été conclue, les frais exposés sont remboursés à l'agent sur présentation des factures acquittées par lui.
Les honoraires sont pris en charge dans la limite de plafonds horaires fixés par arrêté du ministre chargé de la fonction publique, du ministre de la justice et du ministre chargé du budget.

Si la convention prévue à l'article R. 134-5 comporte une clause en ce sens ou en l'absence de cette convention, l'employeur public peut ne prendre en charge qu'une partie des honoraires lorsque le nombre d'heures facturées apparaît manifestement excessif.
Le caractère manifestement excessif s'apprécie au regard des prestations effectivement accomplies par le conseil pour le compte de son client, des pièces et des justificatifs produits ou de la nature des difficultés présentées par le dossier.
Lorsque l'employeur public ne prend pas en charge l'intégralité des honoraires de l'avocat, le règlement du solde incombe à l'agent dans le cadre de ses relations avec son conseil.

L'agent public peut demander, sur justificatifs, le remboursement de ses frais de déplacement et d'hébergement liés à l'instance, dans les conditions et selon les modalités prévues par les dispositions applicables dans la fonction publique dont il relève en matière de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires.
La collectivité n'est pas tenue de rembourser les frais engagés par l'agent pour des déplacements ou de l'hébergement dont le nombre ou la fréquence sont manifestement sans rapport avec les nécessités de sa défense.

Lorsque plusieurs agents publics sont décédés à l'occasion d'un même événement ou dans les mêmes circonstances et du fait du ou des mêmes auteurs et que les personnes mentionnées à l'article L. 134-7 choisissent le même avocat, les sommes figurant sur le compte détaillé présenté par cet avocat sont prises en charge par l'employeur public, dans la limite de cinq dossiers correspondant à la même affaire. Ces sommes sont réglées directement à cet avocat.