La déclaration « CE » de vérification d'un sous-système est établie par le demandeur. Celui-ci déclare sous sa seule responsabilité que le sous-système concerné a été soumis aux procédures de vérification pertinentes et qu'il satisfait aux exigences des dispositions pertinentes du droit de l'Union européenne ainsi qu'aux règles nationales pertinentes le cas échéant.
La déclaration « CE » de vérification et les documents qui l'accompagnent sont datés et signés par le demandeur.

Le demandeur est responsable de la constitution du dossier technique devant accompagner la déclaration « CE » de vérification conformément à l'annexe IV de la directive (UE) 2016/797 du 11 mai 2016 susvisée.
Ce dossier technique contient tous les documents nécessaires relatifs aux caractéristiques du sous-système ainsi que, le cas échéant, toutes les pièces attestant la conformité des constituants d'interopérabilité. Il contient également tous les éléments relatifs aux conditions et limites d'utilisation, aux consignes de maintenance, de surveillance continue ou périodique, de réglage et d'entretien.

En cas de renouvellement ou de réaménagement d'un sous-système entraînant une modification du dossier technique et affectant la validité des procédures de vérification déjà effectuées, le demandeur évalue si une nouvelle déclaration « CE » de vérification est nécessaire.

En cas de substitution d'un sous-système dans le cadre d'un entretien, si la déclaration « CE » de vérification n'existe pas, le demandeur se réfère à la déclaration de vérification des règles nationales ou au dossier technique existant.